Rèn luyện kỹ năng giao tiếp qua Email chuyên nghiệp
Ngày đăng tin: 02/02/2023 20:47
Với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin, email trở thành hình thức giao tiếp phổ biến và quan trọng, đặc biệt là trong giao dịch, trao đổi công việc. Thế nhưng, nhiều người vẫn chưa biết cách để sử dụng hình thức này, thậm chí nhiều người đã đánh mất đi nhiều hợp đồng giá trị hay khiến người khác mất lòng, phai nhạt các mối quan hệ chỉ vì không biết cách viết email sao cho đúng. Hãy cùng chúng tôi xem qua các “tips” nhỏ để biến kỹ năng giao tiếp qua email của bạn trở nên chuyên nghiệp hơn nhé!
Tầm quan trọng của kỹ năng giao tiếp qua email
Kỹ năng giao tiếp bằng thư tín cũng như email rất quan trọng, bởi hình thức này sẽ giúp bạn đạt được nhiều lợi ích như: truyền đạt thông tin đến đối tác nhanh chóng, hiệu quả và chuyên nghiệp; hiệu quả công việc được tăng cao; tăng sự kết nối giữa bạn và người nhận.
Đặc biệt, giao tiếp qua email, thư từ còn là một cách thể hiện thương hiệu cá nhân của bạn. Thông qua cách viết email, người nhận sẽ phần nào đoán được tính cách, quan điểm, tư duy và cách nhìn nhận vấn đề của bạn.
Một số lỗi thường gặp khi giao tiếp qua email
Giao tiếp bằng email, thư tín là kỹ năng mà ai cũng biết nhưng không phải ai cũng vận dụng nó một cách đúng đắn và phù hợp. Trên thực tế, khi giao tiếp qua email, nhiều người đang mắc một số sai lầm như:
Quá lạm dụng email
Có nhiều người thay vì nhắn tin, gọi điện thì lại lạm dụng email quá mức khiến thông tin không có giá trị hoặc giá trị trao đổi thông tin cao. Vì thế, khi rèn luyện kỹ năng giao tiếp bằng thư tín, bạn nên chú ý đến trường hợp sử dụng hình thức email.
Lỗi trình bày email
Đây là lỗi rất phổ biến, nhiều người không biết trình bày bố cục trong email, cách viết hoa, cách in đậm, in nghiêng và lỗi chính tả.
Lỗi nội dung
Nội dung trình bày khó hiểu, dài dòng và không rõ thông tin. Lỗi này thường gặp là do sự cẩu thả hoặc lỗi diễn đạt của bạn. Điều này sẽ gây khó chịu với người nhận, đặc biệt là những người khó tính, họ sẽ đánh giá đến năng lực và sự chuyên nghiệp của bạn.
Email không có chủ đề
Đây là lỗi thường gặp ở những người mới tiếp xúc với kỹ năng giao tiếp qua email. Họ thường tập trung vào nội dung mà quên mất chủ đề của bức điện tín hoặc đặt tiêu đề không hợp với nội dung.
Không gửi tệp đính kèm
Nhiều người cẩu thả hay đơn giản chỉ là quên khi gửi email không gửi tệp đính kèm. Có thể bạn sẽ gửi email tiếp theo nhưng chắc chắn người nhận sẽ đánh giá không tốt đến sự chuyên nghiệp của bạn, đặc biệt là những đối tác, khách hàng khó tính.
Tips rèn luyện kỹ năng giao tiếp qua email chuyên nghiệp
Email, thư tín là phương thức giao tiếp quan trọng trong thời đại công nghệ số hiện nay, vì thế việc rèn luyện kỹ năng giao tiếp bằng thư tín, email là điều cần thiết.
Tiêu đề email
Khi giao tiếp bằng email, tiêu đề là phần bắt buộc phải có. Tiêu đề cần rõ ràng và thể hiện rõ nội dung của email. Bạn không nên gửi email mà không có tiêu đề vì sẽ bị đánh giá là thiếu chuyên nghiệp.
Những email không có tiêu đề thường được chuyển vào hộp thư rác hoặc người nhận không nắm bắt được thông tin để mở đọc. Lúc này, những thông tin quan trọng có thể sẽ bị bỏ sót, đặc biệt là trong công việc sẽ gây tổn thất không nhỏ đến công ty của bạn. Chính vì thế, viết tiêu đề là kỹ năng giao tiếp qua email cực kỳ quan trọng mà bạn không nên bỏ qua.
Nội dung ngắn gọn và đầy đủ
Một email đúng chuẩn gồm có 3 phần: Lời chào, nội dung chính, lời chúc và cảm ơn.
Phần lời chào, bạn cần xác định rõ người nhận để sử dụng “Dear” hoặc “Hi”, “Xin chào” cho phù hợp.
Phần nội dung chính cần trình bày ngắn gọn, rõ ràng. Các ý cần được tách dòng rõ ràng để người đọc có thể nắm được thông tin một cách nhanh nhất.
Lời cảm ơn cần ngắn gọn, gần gũi và thể hiện được sự tôn trọng đối với người nhận. Ngoài ra, khi trình bày nội dung bạn cũng cần chú ý đến lỗi chính tả, dấu câu hay sử dụng quá nhiều icon để thể hiện sự chỉn chu, nghiêm túc và chuyên nghiệp với các thông tin mà bạn đang muốn truyền tải.
“Keep everyone in the loop”
“Keep everyone in the loop” là thuật ngữ trong lĩnh vực kinh doanh nói về việc bạn cần đảm bảo những người có liên quan nắm được các thông tin cần thiết mà bạn muốn truyền tải.
Trong email sẽ có tính năng CC để bạn làm chuyện này. Vì thế, khi gửi email, đặc biệt là các email liên quan đến công việc hay nhân sự trong công ty, bạn cần CC tất cả những người có trách nhiệm, liên quan đến thông tin mà bạn đang dự định gửi đi. Vì thế, “Keep everyone in the loop” chính là kỹ năng giao tiếp bằng thư tín bạn không thể quên trước khi nhấn nút “gửi”/”send”.
Trả lời xác nhận email
Khi bạn nhận được một email, sau khi đọc nội dung và bạn xác định có thể trả lời được thì hãy dành thời gian trả lời luôn.
Nếu các vấn đề phức tạp, cần thời gian để thực hiện thì bạn nên gửi lại email xác nhận đã nhận email, đang sắp xếp thời gian để hồi âm để người gửi có thể lên kế hoạch cho công việc tiếp theo. Kỹ năng giao tiếp qua email này còn thể hiện bạn là người giao tiếp tốt và có trách nhiệm với những thông tin đã nhận.
Trên đây là những tips rèn luyện kỹ năng giao tiếp qua email có thể giúp ích trong công việc và cuộc sống của bạn. Chúc bạn thành công!