Cách nâng cao kỹ năng lập báo cáo cho công việc
Ngày đăng tin: 02/11/2022 22:28
Để có được một bản báo cáo hoàn chỉnh, tạo cảm giác thoải mái cho người đọc trong ngành kế toán, marketing, xuất nhập khẩu,... thì bạn cần có kỹ năng thành thạo. Một người có kỹ năng lập báo cáo tốt không phải ngẫu nhiên mà họ đều trải qua quá trình rèn luyện, tiếp thu và vận dụng kiến thức. Với hy vọng giúp bạn đọc biết được cách lập báo cáo thuyết phục, chuyên nghiệp, hiệu quả cao, Cevn sẽ chia sẻ những thông tin hữu ích trong bài viết.
Kỹ năng lập báo cáo là cần thiết đối với
nhân viên Digital Marketing hay bất cứ ngành nghề trong cùng lĩnh vực. Bởi kỹ năng này đóng vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh của một công ty với chức năng đưa ra các đánh giá, phân tích nguyên nhân và đề xuất các giải pháp cho các vấn đề của
doanh nghiệp. Ngoài biết được các mẫu báo cáo công việc theo tháng, tuần, ngày thì bạn đọc hãy cùng tham khảo bài viết dưới đây của Cevn về kỹ năng lập báo cáo là gì cũng như các tiêu chí cho một báo cáo khoa học nhé.
Kỹ năng lập báo cáo có thật sự cần thiết đối với dân văn phòng
1. Kỹ năng lập báo cáo là gì?
Một báo cáo cần chính xác và chi tiết đến từng bộ phận, phòng ban trong tổ chức. Bởi vậy, kỹ năng viết báo cáo là khả năng tạo lập một báo cáo với số liệu chính xác, có liên hệ chặt chẽ với nhau, nhằm thể hiện được những đối chiếu, tương phản giữa các đối tượng và thể hiện sâu sắc các xu hướng thay đổi và vấn đề nổi cộm. Từ đó, người lập báo cáo có thể trình bày các giải pháp mang tính thuyết phục cho các vấn đề của doanh nghiệp. Đặc biệt, lập báo cáo là kỹ năng mềm vô cùng cần thiết với kế toán, chuyên viên
tuyển dụng, kinh doanh,...
2. Bố cục của một báo cáo
- Bài mô tả chuỗi sự kiện và tình huống.
- Trình bày ý nghĩa của chuỗi sự kiện và tình huống hay đơn giản là những phân tích cá nhân hay quan điểm của một vài thành viên.
- Đánh giá thực tế và kết quả của nghiên cứu.
- Thảo luận về các kết quả có thể gây ra của vấn đề.
- Các giải pháp đề xuất theo chuỗi hành động.
- Kết luận.
3. Các phần và mục đánh số
Một báo cáo được thiết kế để dẫn người đọc đến các thông tin một cách tự nhiên và toàn diện qua cấu trúc tinh gọn (đánh số các đề mục và tách phần rõ ràng), cho phép người đọc dễ dàng tìm kiếm phần họ quan tâm. Hơn nữa, một số trình xử lý văn bản hỗ trợ tính năng thêm bảng nội dung (ToC) và số trang và các tiêu đề phong cách cho phép tự động cập nhật khi chỉnh sửa.
4. Tiến hành viết báo cáo
- Bước 1: Viết phần tóm tắt
Một báo cáo sẽ được bắt đầu bằng một bản tóm tắt rõ ràng về nội dung và ai là người bạn gửi báo cáo tới.
- Bước 2: Luôn lưu ý tiêu chí ngắn gọn về đối tượng báo cáo hướng đến và lý do tại sao bạn viết báo cáo.
5. Cấu trúc của một báo cáo
- Phần giới thiệu: Nêu tóm tắt kế hoạch sơ bộ và phần tóm tắt ngắn gọn các vấn đề cần thảo luận .
- Phần thân bài: Bạn nên tách báo cáo thành nhiều phần bằng các bôi đậm làm nổi bật các tiêu đề chính và đánh số các tiêu đề phụ theo xếp hạng thứ tự. Lưu ý các phần thông tin phải được thể hiện đầy đủ theo như phần tóm tắt nội dung chính trong phần giới thiệu.
- Phần kết luận: Đề xuất các giải pháp cụ thể và khả thi.
Để có kỹ năng lập báo cáo tốt cần học tập và rèn luyện ra sao?
6. Lưu ý về phong cách viết
Khi viết một bài báo cáo, bạn nên lưu ý tránh các thuật ngữ và nếu có thì hãy giải thích chúng bằng ngôn ngữ dễ hiểu. Bên cạnh đó, tùy vào đối tượng bạn đọc mà bạn điều chỉnh phong cách viết sao cho phù hợp. Đặc biệt, bạn nên đọc lại sau khi viết để tránh các sai sót hoặc nhầm lẫn phong cách viết.
Trên đây là thông tin về kỹ năng lập báo cáo là gì và các tiêu chí cho một báo cáo khoa học. Hy vọng bài viết trên đây của Cevn đã cung cấp cho bạn các thông tin hữu ích về kỹ năng mềm mà ứng viên cần có. Ngoài lập báo cáo thì viết Email cũng có những quy tắc nhất định, tuy nhiên vẫn nhiều người mắc lỗi sai và không biết khắc phục như thế nào. Với mẫu Email xin việc, thư xin việc được chia sẻ trong bài viết, bạn sẽ nắm được bố cục của một Email và kỹ năng viết thư xin việc ra sao để hoàn hảo từ hình thức cho đến nội dung.