Làm thế nào để trở thành chuyên viên hành chính nhân sự giỏi?
Ngày đăng tin: 07/04/2023 21:43
Chuyên viên hành chính nhân sự là người phụ trách các nhiệm vụ liên quan tới tuyển dụng, quản lý nhân sự tại nơi làm việc. Họ là cầu nối thu hẹp khoảng cách giữa nhân viên và lãnh đạo công ty. Muốn trở thành chuyên viên hành chính nhân sự giỏi và có chỗ đứng trong nghề, bạn cần hiểu rõ, hiểu đúng về vai trò.
Các chuyên viên hành chính nhân sự là những người chịu trách nhiệm duy trì mối quan hệ giữa nhà tuyển dụng và nhân viên cũng như đảm bảo quyền lợi và trách nhiệm của họ. Để trở thành một chuyên viên hành chính nhân sự giỏi, bạn cần có kỹ năng giao tiếp, đàm phán tốt cũng như khả năng cân bằng giữa lợi ích và trách nhiệm của công ty và nhân viên.
Bí quyết để trở thành một chuyên viên hành chính nhân sự giỏi
Nếu bạn là người thích giao tiếp và có khả năng thuyết phục người khác, bạn muốn chia sẻ và giúp mọi người giải quyết các vấn đề của họ, hành chính nhân sự có thể là một lĩnh vực phù hợp với bạn. Dưới đây là một vài cách bạn có thể thực hiện để theo đuổi giấc mơ trở thành một chuyên viên hành chính nhân sự giỏi.
Cách để trở thành chuyên viên hành chính nhân sự giỏi
I. Tìm hiểu và lựa chọn ngành học liên quan đến hành chính nhân sự
Nếu như bạn xác định muốn trở thành một chuyên viên hành chính nhân sự, bạn nên theo học ngành quan hệ lao động hoặc quản lý kinh tế. Bạn cũng có thể theo học các chuyên ngành khác như tâm lý học, kinh tế, kế toán hoặc ngôn ngữ Anh. Hoặc nếu bạn muốn có lợi thế hơn các đối thủ khác, bạn có thể tiếp tục học để lấy bằng thạc sĩ. Đó là nền móng vững chắc cho sự nghiệp sau này của bản thân.
II. Đi thực tập và lựa chọn các công việc làm thêm có liên quan
Bạn có thể liên hệ với bạn bè, thầy cô hoặc sử dụng mạng xã hội để tìm kiếm việc làm hay các chương trình thực tập phù hợp ở bộ phận hành chính. Hãy tìm các việc làm thêm hoặc cơ hội thực tập ở các công ty sở hữu đội ngũ hành chính nhân sự lớn và phát triển mạnh. Ở đó, bạn không chỉ có cơ hội tiếp xúc với công việc thực tế mà còn có thể tích lũy được những kinh nghiệm quý giá từ đồng nghiệp.
III. Rèn luyện các kỹ năm mềm cần có của chuyên viên hành chính nhân sự
1. Kỹ năng giao tiếp
Để trở thành một chuyên viên hành chính nhân sự, bạn nhất định phải có kỹ năng giao tiếp và truyền đạt thông tin hiệu quả vì ngành này đòi hỏi bạn phải tiếp xúc với nhiều đối tượng khác nhau. Là cầu nối giữa quản lý và nhân viên, bạn phải biết cách lắng nghe, khuấy đảo không khí và trò chuyện với mọi người. Bạn không chỉ là người đại diện cho nhân viên mà còn là gương mặt của cả công ty.
Bên cạnh đó, bạn cũng là người cung cấp thông tin và giải đáp thắc mắc cho nhân viên. Khi họ có bất cứ vấn đề nào chẳng hạn như xin nghỉ làm hay khiếu nại vấn đề lương thưởng, họ sẽ tìm đến bạn đầu tiên. Do đó, một người không khéo léo trong giao tiếp sẽ khó có thể đảm nhiệm công việc này.
2. Tính linh hoạt trong công việc
Nhiều người cho rằng tính linh hoạt là khả năng bẩm sinh của mỗi người. Tuy nhiên, bạn hoàn toàn có thể phát triển nó thông qua quá trình tập luyện. Là cầu nối giữa nhân viên và công ty, bạn cần linh hoạt trong việc nắm bắt các vấn đề và tìm ra giải pháp hiệu quả để ngăn chặn các hậu quả xấu.
Một chuyên gia hành chính nhân sự linh hoạt trong công việc sẽ biết cách xây dựng kế hoạch và sắp xếp nhân sự theo cách mang lại nhiều lợi ích nhất cho công ty.
3. Kỹ năng hòa giải
Chuyên gia hành chính nhân sự cũng cần có kỹ năng hòa giải. Khi giữa các đối tượng trên có mâu thuẫn hay hiểu lầm, bạn cần giải quyết vấn đề một cách khéo léo và khuyên nhủ cả hai bên chấp nhận thỏa thuận với nhau.
Ngoài ra, bạn cũng cần trang bị cho bản thân những kỹ năng khác như kỹ năng tìm kiếm nhân tài, làm việc nhóm, quản lý thời gian, khả năng đa nhiệm,... Những kỹ năng đó bạn hoàn toàn có thể xây dựng được thông quá quá trình học tập và làm việc.
IV. Chọn đúng phân ngành bạn muốn
Theo Tổng liên đoàn lao động, ngành hành chính nhân sự được chia làm 5 phân ngành nhỏ là tuyển dụng, quan hệ lao động, đào tạo - phát triển, phân tích công việc (job analysis) và C&B (Compensation & Benefits). Bạn nên tập trung vào 5 phân ngành này thay vì dành thời gian tập trung quá nhiều vào các lĩnh vực khác vì chúng có thể không giúp ích gì cho công việc sau này của bạn.
1. Tuyển dụng
Công việc này bao gồm việc cộng tác với trưởng phòng
tuyển dụng để xây dựng danh sách các yêu cầu đối với ứng viên, hợp tác với các đơn vị tuyển dụng bên thứ 3 và các headhunters cũng như thường xuyên cập nhật thông tin trên phương tiện truyền thông để thu hút ứng viên và giới thiệu việc làm phù hợp cho họ.
2. Quan hệ lao động
Bộ phận quan hệ lao động sẽ phụ trách việc kết nối quản lý với nhân viên, đàm phán hợp đồng với các tổ chức khác cũng như giải quyết vấn đề phát sinh của nhân viên, giải quyết tranh chấp và thực hiện các biện pháp nhằm đảm bảo an toàn sức khỏe cho nhân viên,...
Các bước tiếp cận để trở thành chuyên viên hành chính nhân sự chuyên nghiệp
3. Đào tạo và phát triển
Bộ phận đào tạo và phát triển sẽ đảm nhiệm việc phổ biến thông tin và đào tạo nhân viên mới, đồng thời nâng cao các kỹ năng nghiệp vụ của nhân viên trong suốt quá trình làm việc ở công ty. Họ cũng phụ trách tổ chức các buổi hội thảo chia sẻ kinh nghiệm nâng cao tay nghề cho nhân viên.
4. Phân tích công việc (Job analysis)
Các chuyên viên phân tích công việc có trách nhiệm nghiên cứu hồ sơ xin việc, xây dựng tài liệu và phương pháp đào tạo, xác định mức lương thưởng, cung cấp mô tả công việc cũng như thông tin tuyển dụng cho từng vị trí trống trong công ty.
5. C&B (Compensation & Benefits)
Bộ phận C&B (Compensation & Benefits) phụ trách các công việc liên quan đến quyền lợi và phúc lợi cho nhân viên. Họ phải đảm bảo cung cấp các lợi ích thỏa mãn nhu cầu của nhân viên, thường xuyên tổng kết quá trình làm việc và đưa ra quy định thưởng phạt hợp lý.
V. Đừng ngại thử sức với các vị trí cao hơn
Dù bạn là người mới vào nghề, đừng khăng khăng cho rằng mình chỉ có thể làm việc ở bộ phận hành chính nhân sự mà không thể làm quản lý. Nếu công việc bạn đang làm không thể giúp bạn nâng cao kỹ năng của bản thân, hãy thử sức với công việc yêu cầu cao hơn như các vị trí quản lý chẳng hạn.
Muốn xuất sắc trong công việc chuyên viên hành chính nhân sự hay bất kỳ vị trí nào cũng vậy, bạn không thể thụ động hay chờ đợi một "vận may" đến với sự nghiệp của mình. Hãy chủ động, tích cực trau dồi thêm kiến thức, kỹ năng qua nhiệm vụ thực tế, xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với những người xung quanh và đừng quên thử thách bản thân để có thêm động lực phát triển bạn nhé.