Đâu là kỹ năng quan trọng nhất với Chuyên viên hành chính nhân sự?
Ngày đăng tin: 15/10/2021 09:32
Hành chính nhân sự đang là một ngành hot với tốc độ phát triển nhanh trong nhiều thập kỷ qua. Số lượng người theo đuổi ngành nghề này cũng tăng cao đáng kể. Tuy nhiên liệu bạn đã thật sự hiểu rõ về ngành nghề này? Bạn đã đáp ứng được những kỹ năng cần thiết để trở thành chuyên viên hành chính nhân sự chưa?
Dù ứng tuyển các vị trí lao động phổ thông hay việc làm trình độ cao thì kỹ năng là yếu tố mà nhà tuyển dụng luôn chú trọng để lựa chọn nhân sự. Rất nhiều công việc không yêu cầu bằng cấp nhưng đòi hỏi bạn có kỹ năng mềm nhất định thì mới đáp ứng được yêu cầu mà chuyên viên hành chính nhân sự cũng không ngoại lệ. Dưới đây là một số kỹ năng mà bất kỳ chuyên viên hành chính nhân sự nào cũng cần phải đáp ứng được.
Chuyên viên hành chính nhân sự cũng cần có kỹ năng để làm tốt nhiệm vụ
I. Tố chất của Chuyên viên hành chính nhân sự chuyên nghiệp
1. Kiến thức chuyên môn
Hiển nhiên một chuyên viên hành chính nhân sự không thể thiếu kiến thức chuyên môn về ngành nghề của mình. Nhờ có nền tảng chuyên môn vững chắc, bạn sẽ hiểu rõ các vấn đề liên quan đến công việc như quy trình tuyển dụng, chọn lọc ứng viên, thống kê dữ liệu và một số quy trình nhân sự khác.
Ngoài ra, kiến thức nền về quản trị nhân lực hoặc tâm lý học và những kinh nghiệm bạn tích lũy được từ các công việc trước đây cũng có thể hữu ích cho công việc của bạn. Chúng giúp bạn phát triển những kỹ năng mềm cần thiết như kỹ năng giao tiếp, hòa giải, tính linh hoạt và khả năng xử lý vấn đề.
2. Kiến thức về tuyển dụng
Để tìm được ứng viên có chuyên môn và chọn được người phù hợp nhất với yêu cầu của công ty, các chuyên viên hành chính nhân sự cần có kỹ năng tìm kiếm và chọn lọc ứng viên. Bạn cần xác định được đâu là ứng viên có tiềm năng và có thể đưa công ty phát triển lớn mạnh hơn và xây dựng được kế hoạch để "chiêu mộ" được những nhân tài này.
3. Ngoại ngữ tốt
Nếu làm việc cho một công ty đa quốc gia, bạn ít nhất phải nói được tiếng Anh cũng như am hiểu nét văn hóa nổi bật của các nước trên thế giới. Khi giao tiếp với quản lý và nhân viên đến từ các quốc gia khác nhau, bạn cũng cần lưu ý đến những khác biệt về văn hóa để tránh gây ấn tượng xấu hoặc hiểu nhầm không đáng có.
4. Tính linh hoạt
Nhiều người cho rằng tính linh hoạt là khả năng bẩm sinh của mỗi người. Tuy nhiên, bạn hoàn toàn có thể phát triển nó thông qua quá trình tập luyện. Là cầu nối giữa nhân viên và công ty, bạn cần linh hoạt trong việc nắm bắt mọi vấn đề và tìm ra giải pháp hiệu quả để ngăn chặn các tình huống xấu xảy ra. Một chuyên viên hành chính nhân sự linh hoạt trong công việc sẽ biết xây dựng kế hoạch và sắp xếp nhân sự theo cách mang lại nhiều lợi ích nhất cho công ty.
Kỹ năng là yếu tố nhà tuyển dụng đánh giá cao ở chuyên viên hành chính nhân sự
Văn hóa làm việc ở các nơi trên thế giới có thể khác nhau và nếu như bạn làm gì đó trái ngược với văn hóa của người khác, mối quan hệ của bạn với người đó sẽ trở nên xấu đi và do đó ảnh hưởng tới công việc chung. Một ví dụ về sự khác biệt văn hóa là ở Ấn độ, mức lương tăng đều mỗi năm, trong khi ở phương Tây, mức lương thường chỉ tăng sau 3 đến 5 năm.
II. Kỹ năng chuyên viên hành chính nhân sự cần có
1. Kỹ năng giao tiếp
Là chuyên viên hành chính nhân sự, bạn sẽ chịu trách nhiệm làm việc với nhiều đối tượng khác nhau. Để công việc diễn ra tốt đẹp không thể không kể đến vai trò của kỹ năng giao tiếp.
Hành chính nhân sự còn là bộ phận trực tiếp giải đáp và cung cấp thông tin cho nhân viên trong công ty. Khi họ gặp bất cứ vấn đề nào liên quan đến công ty, bạn sẽ là bên chịu trách nhiệm giải quyết, từ những vấn đề nhỏ nhất như thủ tục hồ sơ cho tới những tranh cãi, xung đột nơi công sở. Khi đó, kỹ năng giao tiếp sẽ phát huy tác dụng, giúp bạn hóa giải mọi khó khăn và đem lại lợi ích không chỉ cho công ty mà còn cho cả cá nhân bạn.
2. Kỹ năng sắp xếp các công việc hành chính
Cùng với sự phát triển của công nghệ, nhiều công việc hành chính đã được máy móc thực hiện. Tuy nhiên, chức năng của bộ phận hành chính là không thể thay thế. Công việc hành chính bao gồm việc sắp xếp tài liệu, quản lý lịch làm việc của nhân viên, danh sách nhân viên mới - cũ, bảng lương và nhiều vấn đề khác. Những công việc này nghe qua có vẻ đơn giản nhưng nếu không có kỹ năng quản lý và sắp xếp hiệu quả thì sẽ rất dễ xảy ra nhầm lẫn hay những sai sót không đáng có.
3. Kỹ năng hòa giải
Chuyên viên hành chính nhân sự cũng cần có kỹ năng hòa giải để hỗ trợ việc xây dựng mối quan hệ giữa sếp với nhân viên, giữa nhân viên với nhân viên. Khi giữa những đối tượng trên có mâu thuẫn hay hiểu lầm, chuyên viên hành chính nhân sự cần giải quyết vấn đề một cách khéo léo để hai bên cùng hiểu ra vấn đề và tránh những xung đột, tranh cãi về sau.
4. Kỹ năng đào tạo
Bộ phận hành chính nhân sự sẽ đảm nhiệm vai trò phổ biến thông tin và đào tạo nhân viên mới. Bên cạnh đó, họ cũng xây dựng chương trình đào tạo nhằm nâng cao năng lực và kỹ năng chuyên môn cho nhân viên đang làm việc tại các bộ phận của công ty. Để truyền tải được thông tin hiệu quả đến người nghe, chuyên viên hành chính nhân sự buộc phải có kỹ năng coaching.
5. Kỹ năng làm việc nhóm
Làm việc nhóm là kỹ năng cần thiết không chỉ ở ngành hành chính nhân sự mà ở mọi ngành nghề khác. Chuyên viên hành chính nhân sự cần phải làm việc với nhiều đối tượng khác nhau bao gồm đồng nghiệp, quản lý và cả nhân viên trong công ty. Họ phải xây dựng và duy trì được mối quan hệ hợp tác tích cực với các bên để hoàn thành tốt mục tiêu chung. Chủ động trong làm việc nhóm sẽ mang lại lợi ích cho cả công ty và cá nhân bạn.
Tìm việc làm chuyên viên hành chính nhân sự không khó nếu bạn sở hữu các kỹ năng mềm tốt. Nhà tuyển dụng khi tìm kiếm ứng viên cũng sẽ coi trọng yếu tố này khi đọc CV xin việc. Vì vậy, ứng viên cần trau dồi cho mình những kỹ năng mềm thiết yếu để hoàn thiện bản thân cũng như tạo CV đẹp, thu hút. Kỹ năng và kinh nghiệm làm việc hành chính nhân sự chuyên nghiệp sẽ giúp bạn gia tăng cơ hội trúng tuyển. Nếu bạn chưa biết cách cập nhật chúng trong CV như thế nào thì có thể tham khảo các mẫu CV xin việc hành chính nhân sự kèm theo hướng dẫn chi tiết trên website tuyển dụng Cevn.com.