Đừng trách team thiếu chủ động khi cách bạn giao việc chưa rõ ràng
Ngày đăng tin: 09/06/2025 22:27
Nếu bạn là quản lý, hẳn không ít lần từng rơi vào cảnh: giao việc tưởng đâu đã rõ ràng, đến sát deadline vẫn phải chỉnh tới chỉnh lui từng chỗ. Kết quả không như kỳ vọng, còn nhân viên thì biện minh: “Em tưởng phần đó bỏ rồi”, “Sếp nói nhanh quá nên em hiểu nhầm”...
Thực tế, gốc rễ không phải lúc nào cũng là do nhân viên, mà có thể bắt đầu từ chính cách truyền đạt của sếp. Vậy làm sao để giao việc thật sự hiệu quả? Bài viết này sẽ cùng bạn tháo gỡ.
Giao việc nhưng không ra việc – Nguyên nhân do đâu?
Nhà lãnh đạo không chỉ đơn thuần đảm nhận vai trò “chia việc” mà còn chịu trách nhiệm trao quyền, hỗ trợ nhân sự hoàn thành nhiệm vụ tốt nhất. Thế nhưng, không ít các nhà quản lý trẻ đã gặp phải sai lầm như:
Phân công nhiệm vụ nhưng không đặt kỳ vọng cuối cùng: Nhiệm vụ đặt ra nhưng không rõ mục tiêu là gì, đích đến ra sao. Lúc này, nhân viên sẽ tự mày mò theo suy nghĩ của họ và có thể gây hụt hẫng cho cấp trên nếu kết quả không như mong đợi.
Không có thước đo: Giao việc cho nhân sự nhưng không nói làm thế nào mới là tốt, hay nói cách khác là không đưa ra tiêu chuẩn. Điều này khiến cấp dưới không hình dung được hướng đi đúng.
Thiếu bối cảnh và mục tiêu lớn khiến nhân viên mất động lực: Khi không hiểu được bức tranh tổng thể, người thực thi sẽ không biết vai trò hay giá trị của mình nằm ở đâu. Ai cũng cần một lý do để nỗ lực, nếu không thấy được “vì sao”, thì rất khó để toàn tâm với bất cứ việc gì.
Giao việc một lần, ít check: Một số nhà lãnh đạo khác thì giao phó công việc sau đó để nhân viên tự lo. Sự buông lỏng này dẫn đến việc khi phát hiện ra sai sót thì không còn thời gian sửa chữa.
Nghệ thuật giao việc mà mọi người sếp cần phải biết
Không phải người nào cũng đủ năng lực để trở thành một vị sếp giỏi. Bởi lẽ, điều này đòi hỏi một quá trình dài quan sát, đúc kết và rút ra bài học. Theo đó, để giao việc cho cấp dưới một cách hiệu quả, hãy lưu ý một số nguyên tắc quan trọng sau đây:
Xác định rõ mục tiêu cũng như kết quả mong muốn
Trước khi tiến hành giao việc cho nhân sự, bạn cần trả lời được thắc mắc: “Tôi đang mong muốn điều gì cho đầu ra”. Lúc này, có thể áp dụng nguyên tắc SMART cho các câu hỏi như sau:
Specific: Công việc gì? Dành cho ai? Dạng gì?
Measurable: Hiệu quả công việc có thể đo lường được không?
Achievable: Công việc có khả thi với nguồn lực sẵn có không?
Relevant: Có thật sự phù hợp với tình hình hay chiến dịch thực tế không?
Time-bound: Thời hạn hoàn thành cụ thể là khi nào?
Ví dụ minh họa: Yêu cầu nhân viên “Viết một bài review về sản phẩm X (700 – 800 từ), có sử dụng hình ảnh thực tế, deadline vào thứ Hai ngày 09/06/2025”. Mục tiêu của công việc này là giúp sản phẩm tiếp cận đông đảo khách hàng hơn.
Mô tả chi tiết đầu vào, tài nguyên và giới hạn
Bên cạnh đó, hãy cung cấp đầy đủ thông tin đầu vào cho người thực hiện như ai đảm trách, làm công việc gì, sử dụng công cụ nào, tài liệu tham khảo ra sao,… Đôi khi, chỉ cần dành ra 10 phút chuẩn bị đầu vào và sẽ tiết kiệm đến nhiều tiếng đồng hồ sửa sai sau này.
Đặt mốc kiểm tra & feedback thường xuyên
Trong quá trình giao việc, hãy luôn thiết lập những mốc thời gian cần thiết để kiểm tra và điều chỉnh nếu cần. Điều này tránh tình trạng việc bị tồn đọng và không kịp chỉnh sửa khi deadline đã gần kề. Duy trì các mốc kiểm tra định kỳ như weekly meeting, daily stand-up, mid-point review,…
Thiết lập những tiêu chí nhằm đánh giá hiệu quả
Mặt khác, để đảm bảo kết quả thành công như mong đợi thì ngay từ đầu người chơi cần thiết lập sẵn những tiêu chí để đánh giá. Điển hình trong đó là lập ra Quality checklist đơn giản và đảm bảo trả lời được những câu hỏi như:
Đã đúng CTA hay chưa?
Slide hiển thị có dễ đọc hay không?
Hình ảnh minh họa có đúng nội dung chủ đề không?
Mục tiêu đề ra có đáp ứng được chưa?
Ngoài ra, thành viên cũng có thể tham khảo lập bảng KPI hay khung điểm đánh giá nhanh. Điều này tối ưu công tác đánh giá kết quả qua từng giai đoạn và người chơi cũng hình dung được dễ dàng.
Khuyến khích, tuyên dương đúng lúc
Sự động viên, khen thưởng của ban lãnh đạo sẽ là động lực để thành viên tiếp tục hoàn thành công việc của mình. Chẳng hạn như ghi nhận ngay khi cấp dưới đạt được cột mốc nhỏ, khích lệ tinh thần khi vượt KPI, tán dương trước tập thể,… Mặt khác, nếu nhân viên có sai sót thì hãy khéo léo góp ý 1 – 1, tuyệt đối không chê bai hay chỉ trích ở chốn đông người.
Có thể nói, một tập thể có hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình hay không còn phụ thuộc rất nhiều vào người dẫn dắt. Lúc này, giao việc không chỉ đơn thuần là thao tác nghiệp vụ mà còn là cả một nghệ thuật truyền động lực. Do đó, hãy thực hiện bằng toàn bộ tâm huyết như đang xây dựng nên đội ngũ kế nhiệm mình!