“Nhân tính” luôn được chúng ta thể hiện trong mỗi ngày làm việc: phấn khích, nhiệt tình, vui cười, hạnh phúc, và còn có buồn bã, tức giận, thất vọng hay âu lo… Bạn sẽ mang cả bản thân đến công sở, điều này tất nhiên sẽ nảy sinh những cảm xúc trong công việc.

NGUYÊN NHÂN CỦA CẢM XÚC NƠI CÔNG SỞ

Những hành động tại nơi làm việc sẽ dẫn đến nhiều cảm xúc khác nhau cho mọi người. Các nhân viên có thể cô lập hay tẩy chay đến mức làm làm nản lòng, thậm chí tổn thương người đồng nghiệp nào đó của họ. Ban giám đốc và các quản lý có thể xúc phạm hoặc khiến nhân viên thất vọng vì phong cách lãnh đạo độc tài, hành vi vô cảm, kỹ năng lãnh đạo yếu hay  xu hướng ra quyết định bất hợp lý, phân xử không công bằng, đặt kỳ vọng thiếu cơ sở, chính sách kém linh hoạt... Đôi khi chúng ta không nhận ra rằng những từ ngữ vô tình của mình lại gây ra sự khó chịu, chẳng những không tạo động lực cho nhân viên làm việc mà còn khiến họ rời bỏ tổ chức.

Trong khi đó, cuộc sống cá nhân của mỗi người lại ngày càng căng thẳng và xáo trộn hơn bao giờ hết. Không ít nhân viên đã phải mang những suy tư lo lắng và mối bận tâm từ gia đình đến nơi làm việc. Các tình huống cá nhân khó khăn liên quan đến tình trạng hôn nhân, vấn đề tài chính, sức khoẻ của bản thân và gia đình, chăm sóc người già hay con cái… hoàn toàn có thể khiến họ hành xử không phù hợp trong giờ làm việc. Ngoài ra, còn có những nhân viên “thoắt nóng thoát lạnh” chỉ vì đặc điểm tính cách cực kỳ nhạy cảm.

Tất cả những vấn đề này sớm hay muộn cũng sẽ xảy ra. Thay vì cố gắng loại bỏ cảm xúc khỏi nơi làm việc, người làm quản lý cần hiểu đúng và học cách đối diện với nó hợp lý hơn.

10 CÁCH ĐỂ QUẢN LÝ NHÂN VIÊN QUÁ NHIỀU CẢM XÚC

Các quản lý hoặc trưởng nhóm thường nghĩ rằng những vấn đề cảm xúc không đáng để bạn tốn quá nhiều thời gian hoặc sự chú tâm, nhưng cái giá phải trả cho việc không giải quyết những rắc rối này có thể lớn hơn mức bạn nghĩ. Các nhân viên sẽ ít tập trung vào công việc và bắt đầu dồn sự chú ý vào cho vấn đề của họ. Bạn sẽ mất rất nhiều thời gian quý giá và năng suất làm việc của nhóm vì không giúp đỡ cấp dưới vượt qua khó khăn này.

Tất cả mọi khoảnh khắc mà bạn dành thêm để quan tâm đến các cảm xúc phát sinh trong môi trường làm việc (như cân nhắc cái giá của cảm xúc và lợi ích từ những quyết định bạn đưa ra, lắng nghe nhân viên phản hồi, giúp họ giải quyết các vấn đề, chia sẻ hoặc giải toả các cảm xúc mà họ đang phải gánh vác…) sẽ giúp ích rất nhiều trong việc kéo nhân viên sớm chuyên tâm trở lại với nhiệm vụ trong tinh thần thoải mái và hạnh phúc.

Dưới đây là một số lời khuyên giúp quản lý nhân viên quá nhiều cảm xúc:

#1. Đọc dấu hiệu và tín hiệu cảm xúc

Nên giữ những cảm xúc và cảm nhận của nhân viên trong tâm trí bạn. Các tín hiệu cảm xúc đó tồn tại khắp mọi nơi trong công ty, hãy chú ý vì chúng là những dữ liệu hết sức quý giá cho tổ chức. Các tín hiệu có thể công khai hoặc ít rõ ràng hơn như ngôn ngữ cơ thể, cử chỉ, nét mặt, loại từ ngữ sử dụng hoặc giọng điệu. Tất cả mọi tín hiệu sẽ này giúp người quản lý biết nhân viên đang nghĩ gì.

#2. Thông cảm với người bị tổn thương

Một tình trạng khá phổ biến tại nhiều môi trường công sở là quản lý cho thấy sự thờ ơ và thiếu kiên nhẫn với những nhân viên đang rơi vào hoàn cảnh khó khăn hoặc phiền muộn. Bạn có thể coi thường, xem nhẹ vấn đề của họ hoặc bảo là “tự mình giải quyết đi”. Không cái nào trong số này là phản ứng mà nhân viên chờ đợi và nó chỉ khiến họ tổn thương nhiều hơn.

Thay vào đó, hãy xem những khoảnh khắc họ quá cảm xúc là cơ hội để bạn lắng nghe, đồng cảm và thể hiện lòng trắc ẩn. Không cần phải là một cuộc trò chuyện dài, đôi khi chỉ vài phút hỏi han là tất cả những gì họ trông đợi. Mọi nỗ lực bạn làm nhằm thể hiện sự đồng cảm với nhân viên sẽ giúp phát triển mối quan hệ giữa đôi bên trở nên gắn bó, thấu hiểu và tích cực hơn.

#3. Hiểu các yếu tố kích hoạt

Luôn có một điều gì đó nằm dưới những phản ứng cảm xúc. Hãy đi sâu tìm hiểu thực chất điều gì đang kích hoạt hành vi cảm xúc của nhân viên. Vấn đề hoặc tình huống gì đã khiến họ biểu hiện như vậy? Không được xét đoán trước lý do tại sao nhân viên lại có phản ứng. Thay vào đó, tạo cơ hội để nhân viên giãi bày và khám phá mối bận tâm của họ. Khiến nhân viên cảm thấy được lắng nghe và tôn trọng, điều này giúp bạn có thể giúp họ.

#4. Chuyển đổi vấn đề

Một khi đã hiểu được vấn đề, hãy biến nó thành cơ hội cho sự thay đổi tích cực. Các tình huống cảm xúc thường tạo ra cơ hội để giải quyết các vấn đề bởi vì nhân viên thường sẽ trở nên xúc động, nhạy cảm hơn khi không biết phải xử lý các rắc rối của họ ra sao. Trong các tình huống này, người quản lý có thể tư vấn cho nhân viên, hỗ trợ họ tìm giải pháp, giải quyết xung đột hoặc giới thiệu người giúp đỡ.

#5. Cho họ không gian

Đôi khi cung cấp cho nhân viên một không gian riêng để đối phó với những gì đang diễn ra là cách hiệu quả giúp họ vượt khỏi tình huống không thoải mái một cách rất xây dựng, đặc biệt khi họ đang cực kỳ đau khổ hay giận dữ cực độ. Không gian đó có thể là một ngày nghỉ phép, một tuần làm việc với thời hạn ít cấp bách hơn. Thời gian có thể chữa lành mọi nỗi đau.

#6. Giữ “bộ mặt” cho họ

Nên giúp cho phẩm giá của các nhân viên giàu cảm xúc, đặc biệt là trong các tình huống phải khóc nơi công sở, được giữ nguyên. Đừng bao giờ khiến họ cảm thấy bị “thấp kém” vì đã trót rơi nước mắt ở chỗ làm, hay thậm chí là răn đe, trừng phạt họ vì điều đó. Hầu hết nhân viên đã tự xấu hổ vì mình trở nên quá “mong manh” trong tình cảm, nên các quản lý không cần phải khiến họ muốn “chạy trốn” hơn nữa. Hãy cố hết sức giúp nhân viên giữ lấy lòng tự trọng!

Cần lưu ý rằng vẫn có những tình huống cảm xúc nhân viên bị leo thang đến mức mất kiểm soát, ảnh hưởng xấu đến công ty và các đồng nghiệp khác, thì cần một cách tiếp cận khác. Đó có thể là tư vấn chính thức, hoà giải, và thậm chí trong trường hợp không mong muốn nhất là xử lý kỷ luật với những hành vi như chửi bới, đập phá, xô xát.

#7. Điều chỉnh những thông điệp của bạn

Các ngôn từ hoặc giọng điệu giao tiếp không phù hợp chính là nguồn cơn của rất nhiều cảm xúc tiêu cực trong môi trường công sở. Hãy suy nghĩ về cách lựa chọn câu từ và giọng điệu của bạn trong tin nhắn, email, các cuộc trò chuyện qua điện thoại lẫn gặp mặt trực tiếp. Trước khi bạn phát đi các thông điệp hãy xem xét phản ứng cảm xúc và nghĩ về tác động của nó với nhân viên. Điều chỉnh lại cách chuyển tải thông tin của mình theo hướng tích cực nhất.

#8. Dự đoán và xử lý các phản ứng với sự thay đổi

Những thay đổi xuất phát từ tổ chức sẽ gây nên các phản ứng cảm xúc. Cần xây dựng đội ngũ nhân viên có cảm xúc lành mạnh và ngăn chặn trước hiệu ứng của những suy nghĩ tiêu cực. Hãy tiên đoán hành vi và xác định nguy cơ tiềm ẩn và lên kế hoạch đối phó trước nhằm giảm thiểu các vấn đề phát sinh cảm xúc trước khi chúng xảy ra.

Ngoài ra, cách tốt nhất để quản lý sự thay đổi là trao đổi về nó với các nhân viên sẽ bị ảnh hưởng. Giao tiếp thật trung thực và trực tiếp về sự thay đổi. Cho nhân viên có cơ hội thể hiện sự lo lắng, bất bình, nghi vấn hoặc thảo luận về mối quan tâm của họ trong quá trình chuyển đổi.

#9. Giữ sự kết nối và quan tâm

Hãy giữ những kết nối cảm xúc với nhân viên! Đặt ra những câu hỏi để đánh giá cảm xúc của họ trong các cuộc họp; trở nên hoà đồng và nhaỵ cảm hơn với những điều khiến họ thất vọng, buồn bã hoặc tức giận. Luôn khuyến khích các nhân viên có lòng trắc ẩn, vị tha, và quan tâm lẫn nhau trong suốt quá trình làm việc.

#10. Rèn luyện khả năng giám sát và quản lý

Cuối cùng, phải thường xuyên học hỏi và rèn luyện để nâng cao khả năng giám sát và quản lý của bản thân. Học kỹ năng giao tiếp, quản trị hành vi, quản lý xung đột theo cách tích cực. Cùng với việc trau dồi thêm nhiều kỹ năng lãnh đạo khác nữa, bạn sẽ có đủ công cụ để ứng xử tốt hơn với các vấn đề cảm xúc nơi công sở. Từ đó dẫn dắt nhân viên làm việc hiệu quả, hạn chế những cảm xúc tiêu cực và cùng đạt mục tiêu tổ chức đề ra.

Các cảm xúc và nỗi đau của nhân viên luôn là một thách thức đối với lòng kiên nhẫn của mọi quản lý. Trong những tình huống đồng nghiệp hoặc cấp dưới trở nên quá tâm trạng, đòi hỏi bạn phải có nhiều sự cảm thông hơn. Khi nhân viên thất vọng, buồn phiền hay tức giận trong công việc, rất cần bên cạnh họ một người quản lý chu đáo, biết cách xoa dịu, giải toả và dẫn dắt đúng hướng.

Làm quản lý, Cevn.com.vn mong rằng bạn có thể chú ý hơn trong lời nói và hành động, để tâm và thiện chí với những rắc rối của người khác. Có như vậy, bạn mới tương tác tốt với những nhân viên quá tình cảm của mình, giúp họ phát triển hợp lý hơn môi trường công sở. Lúc đó, cảm xúc trong công việc không còn là mối nguy hại nữa mà nó chính là cơ hội gắn kết tập thể lại với nhau.