Quy tắc quản lý thời gian hiệu quả cho nhân viên văn phòng
Ngày đăng tin: 03/05/2022 09:46
Mỗi ngày bạn có tới 8 tiếng làm việc ở văn phòng nhưng công việc của bạn vẫn cứ thế tăng lên và bạn phải tăng ca đến muộn vào buổi tối? Đâu là nguyên nhân dẫn đến tình trạng này? Nếu như bạn đang tìm kiếm những giải pháp quản lý và sử dụng thời gian hiệu quả cho nhân viên văn phòng thì các quy tắc được giới thiệu trong bài viết sẽ rất hữu ích.
Việc biết cách quản lý thời gian vô cùng quan trọng dù bạn là nhân viên văn phòng (Office Worker) hay đảm nhận bất cứ công việc nào. Bởi nếu không có kỹ năng sắp xếp công việc, quản lý thời gian hợp lý thì bạn khó có thể cân bằng công việc và cuộc sống. Đặc biệt, bạn sẽ cảm thấy áp lực, căng thẳng với khối lượng công việc cứ "chồng chất" lên nhau. Do đó, nắm được giải pháp sẽ giúp bạn vừa làm tốt nhiệm vụ lại có thể dành thời gian cho bản thân một cách hiệu quả.
Làm thế nào để quản lý thời gian hiệu quả khi làm việc tại văn phòng?
Những cách quản lý thời gian hiệu quả
1. Thực hiện các công việc đơn giản trước tiên
Hãy bắt đầu một ngày làm việc bằng cách lập danh sách những việc cần làm trong ngày. Bạn nên liệt kê những công việc đơn giản ở đầu danh sách và thực hiện chúng càng sớm càng tốt. Khi đã hoàn thành những mục nhỏ này, bạn có thể dành hết sức lực để hoàn thiện các công việc khó khăn hơn. Bạn cũng không cần phải lo lắng liệu mình có bỏ sót phần việc nào không sau một ngày dài quay cuồng với đống tài liệu.
Không những thế, việc hoàn thành các công việc nhỏ trước tiên sẽ khiến danh sách việc làm của bạn ngắn lại. Điều này sẽ giúp giải tỏa áp lực và đem lại động lực cho bạn.
2. Chia nhỏ công việc để thực hiện
Đôi khi bạn mất nhiều thời gian để suy nghĩ trước khi làm việc vì lượng công việc quá nhiều và bạn không biết bắt đầu từ đâu. Để đối phó với tình huống này, bạn chỉ cần phân chia chúng thành các phần việc nhỏ, vừa sức với bạn hơn. Bạn cũng có thể nhóm các phần việc lại nếu chúng có cùng điểm tương đồng.
3. Tạo danh sách việc cần làm cho ngày mai
Trước khi kết thúc một ngày làm việc, bạn nên tạo một danh sách những việc cần hoàn thành trong ngày hôm sau. Điều này đồng nghĩa với việc ngày mai ngay khi lái xe đi làm, bạn đã có thể định hình trước được lượng công việc trong ngày. Khi có định hướng rõ ràng, bạn sẽ tiết kiệm được thời gian cũng như có tâm thế sẵn sàng để chiến đấu với ngày mới.
4. Quản lý thời gian làm việc
Công nghệ ngày càng phát triển và đem lại nhiều lợi ích cho con người, trong đó có thể kể đến các ứng dụng giúp bạn theo dõi và quản lý công việc. Bạn có thể sử dụng ứng dụng lịch trong điện thoại thông minh để ghi chú và theo dõi lịch trình làm việc. Hãy đánh dấu những mục quan trọng cần thực hiện ngay trong ngày. Nếu bạn là người đãng trí, điện thoại sẽ gửi thông báo đến và bạn sẽ không bỏ lỡ bất cứ mục nào.
Hoặc nếu bạn muốn có nhiều thời gian hơn để chuẩn bị cho công việc đó, hãy đặt lịch thông báo sớm hơn một ngày. Bởi vì bạn càng dành nhiều thời gian chuẩn bị, hiệu suất và chất lượng công việc càng được nâng cao.
Nhân viên văn phòng cần có kỹ năng quản lý thời gian để hoàn thành tốt công việc
5. Tắt các thiết bị gây sao lãng khi làm việc
Có khi nào bạn đang tập trung làm việc thì chuông điện thoại reo lên, bạn ra ngoài nhận cuộc gọi và khi trở lại, bạn quên mất mình đang làm gì? Khi đó, chính những thiết bị công nghệ đã ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc của bạn. Bạn càng bị phân tâm, thời gian bạn cần để hoàn thành công việc càng kéo dài và những áp lực bạn phải chịu càng lớn.
Để có thể tập trung 100% cho công việc, bạn nên hạn chế kiểm tra điện thoại. Hãy tắt những thông báo không cần thiết và chỉ nhận những cuộc gọi thật sự quan trọng.
6. Không nên làm nhiều việc cùng lúc
Phần lớn mọi người thường cho rằng kết hợp làm nhiều việc cùng lúc sẽ hiệu quả hơn. Tuy nhiên, theo các nghiên cứu, việc cố gắng thực hiện nhiều mục tiêu khác nhau trong cùng một thời điểm sẽ chẳng đem lại lợi ích gì cho bạn. Hiệu suất công việc không những không tăng mà còn giảm mạnh khi bạn bị chi phối bởi quá nhiều thứ cùng lúc. Ngược lại, nếu bạn chỉ tập trung vào một hạng mục nhất định, công việc của bạn sẽ được hoàn thành nhanh chóng hơn.
Trên đây là những quy tắc về quản lý thời gian giúp nhân viên văn phòng có thể sắp xếp công việc hợp lý nhằm đạt hiệu quả cao. Những ai đang có ý định ứng tuyển vị trí này thì việc có kỹ năng quản lý thời gian tốt là điều cần thiết. Trong CV xin việc nhân viên văn phòng, nếu bạn đề cập đến kỹ năng quản lý thời gian này, chắc chắn sẽ gây ấn tượng mạnh với nhà tuyển dụng.