Mô tả công việc được xem là "nền tảng" ban đầu cho quá trình tuyển dụng. Nói như vậy để quá trình tuyển dụng thành công, ấn tượng đầu tiên là vô cùng quan trọng. Điều này đồng nghĩa với việc nhà tuyển dụng sẽ phải xây dựng cho mình bản mô tả công việc vừa phải hấp dẫn và vừa bao hàm, đầy đủ các thông tin cần thiết.

Một bản mô tả công việc đúng chuẩn thường bao gồm các mục: tổng quan công việc, nhiệm vụ chính cũng như yêu cầu về chuyên môn và các kỹ năng cần thiết khác. Dưới đây là 7 bước cơ bản để xây dựng một bản mô tả công việc đúng chuẩn.

Cách viết mô tả công việc chuẩn, thu hút ứng viên

I. Quy trình viết bản mô tả công việc chuẩn 7 bước

1. Thực hiện phân tích công việc

Mục đích của việc phân tích công việc giúp nhà tuyển dụng có thể:

• Xây dựng bản mô tả chi tiết về các nhiệm vụ, công việc liên quan đến vị trí tuyển dụng.
• Xác định các nhiệm vụ khác liên quan ngoài nhiệm vụ chính.
• Lên danh sách những kiến thức và kỹ năng cần thiết để đáp ứng công việc.
• Xác định khả năng và thái độ cần có đối với công việc đó.
• Có nhiều phương pháp để phân tích công việc khác nhau mà các nhà tuyển dụng có thể áp dụng như:
• Quan sát: Quan sát trực tiếp nhân viên đương nhiệm đang thực hiện nhiệm vụ của họ và quan sát cách họ làm việc như thế nào.
• Phỏng vấn: Phỏng vấn trực tiếp nhân viên đương nhiệm và các thành viên trong team, sau đó tổng hợp dữ liệu phục vụ quá trình phân tích công việc.
• Bảng câu hỏi: Với phương pháp này, nhà tuyển dụng có thể tạo các biểu mẫu và lấy ý kiến, câu trả lời từ nhân viên đương nhiệm để lấy thông tin.
• Tham khảo ý kiến: Đó có thể là ý kiến của quản lý, người giám sát hay tư vấn viên.

2. Chức danh và nội dung công việc cần rõ ràng

Với một bản mô tả công việc mà nói, càng làm rõ ràng được các thông tin về chức danh và nội dung công việc càng giúp nhà tuyển dụng "đơn giản hóa" được quy trình tìm kiếm và tuyển dụng các ứng viên tiềm năng. Trong đó phần chức danh cần rõ ràng để các ứng viên có thể dễ hình dung được vị trí và nhiệm vụ cần làm.

Tiếp theo về phần nội dung công việc, nhà tuyển dụng có thể dựa vào bản phân tích công việc để chia các thông tin nhiệm vụ và trách nghiệm đã thu thập được thành các mục nhỏ. Mỗi mục có thể có một hoặc nhiều hoạt động liên quan.

3. Mô tả yêu cầu về bằng cấp

Liệt kê những bằng cấp cần thiết tối thiểu và có liên quan cho vị trí tuyển dụng, có thể là bằng tốt nghiệp (đại học, cao đẳng, ... ), giấy chứng nhận đào tạo, chứng chỉ,...

4. Mô tả yêu cầu kinh nghiệm

Mục này bao gồm kinh nghiệm làm việc có liên quan đến vị trí tuyển dụng. Tùy thuộc vào từng vị trí tuyển dụng mà yêu cầu về kinh nghiệm có thể khác nhau, một số vị trí có thể "ưu tiên" kinh nghiệm nếu có nhưng một số vị trí là "bắt buộc".

5. Mô tả yêu cầu năng lực

Phần mô tả yêu cầu năng lực giúp các ứng viên có thể xác định được các năng lực cần thiết để hoàn thành công việc, nhiệm vụ. Năng lực ở đây bao gồm kiến thức, kỹ năng, khả năng và thái độ.

6. Công việc báo cáo

Đây cũng là phần thông tin quan trọng của bản mô tả công việc, cung cấp cho ứng viên các thông tin về cách vị trí tuyển dụng hoạt động và phù hợp với cơ cấu tổ chức như thế nào. Do đó nhà tuyển dụng cần làm rõ thông tin công việc dưới sự phân công và chỉ đạo từ ai.

Nhà tuyển dụng cần nêu những gì trong mô tả công việc?

7. Mức lương và chế độ đãi ngộ

Nên cung cấp một khoảng lương thay vì đưa ra một con số cụ thể. Bởi vì với khoảng lương đó sẽ giúp nhà tuyển dụng linh hoạt hơn khi lựa chọn ứng viên tùy theo kinh nghiệm và kỹ năng của họ.

Một bản mô tả công việc chính xác giúp ứng viên hiểu rõ hơn về công việc và những thông tin cần thiết để đáp ứng công việc đó.

II. Một số lưu ý khi viết mô tả công việc

Để tránh những sai lầm không đáng có, cũng như để tối ưu hóa quy trình tuyển dụng và thu hút các ứng viên, nhà tuyển dụng cần tránh những lỗi dưới đây khi xây dựng mô tả công việc:

• Nên sử dụng những từ ngữ được sử dụng rộng rãi, dễ hiểu để tránh nhầm lẫn.
• Bản mô tả cần bao gồm các nhiệm vụ và yêu cầu công việc cần thiết trong công việc, tránh tạo một danh sách công việc không có trong thực tế.
• Cẩn trọng khi dùng từ, tránh dùng những từ mang sắc thái phân biệt đối xử.
• Hãy thường xuyên đánh giá và cập nhật bản mô tả công việc theo đúng thực tế.

Nhìn chung việc đầu tư thời gian và công sức để xây dựng các bản mô tả công việc đúng chuẩn và rõ ràng về mặt nội dung sẽ giúp ích rất nhiều cho nhà tuyển dụng để tìm ra các ứng viên tiềm năng, tiết kiệm thời gian và chi phí tuyển dụng.