Bạn hãy tưởng tượng mình trong 3 kịch bản đàm phán sau đây:

• Jon, một cây bút về du lịch, đã vào website dịch vụ trực tuyến để tìm người dịch quyển sách về Tây Bắc Thái Bình Dương của anh ấy cho các độc giả Tây Ban Nha. Sau khi xem nhiều lí lịch, anh chọn gặp 3 ứng viên và quyết định thuê người có vẻ thân thiện, năng lực nhất. Người dịch đó làm việc tuyệt vời với 3 chương đầu tiên, nhưng cô ấy trễ thời hạn cho chương thứ 4, và cuối cùng là ngừng trả lời các cuộc điện thoại của Jon. Vào những giây phút cuối cùng của thời hạn dự kiến hoàn thành sách, Jon đã tự hỏi làm thế nào anh mới có thể sàng lọc người hợp tác tốt hơn đây?

• Bác sĩ lâu năm của Carol chẩn đoán cô bị bệnh nghiêm trọng, cần phải điều trị bằng biện pháp mạnh ngay lập tức. Carol rất muốn tham khảo thêm ý kiến thứ hai, nhưng cô không muốn làm mích lòng bác sĩ – người đã dành sự chăm sóc tuyệt vời cho cô suốt thời gian dài. Carol quyết định tiếp tục kế hoạch điều trị mà bác sĩ đó đề xuất, nhưng trong lòng vẫn có sự ngờ vực rằng liệu nó có thực sự cần thiết hay không.
   
• Chủ một nhà hàng cao cấp đang gặp một số khó khăn trước tình hình kinh tế suy thoái. Bởi vì có mối quan hệ thiết với Alan – nhà cung cấp nguyên vật liệu cho nhà hàng – nên cô có phần thoải mái và chủ quan trong việc trễ hạn thanh toán tiền hàng. Một ngày kia, cô vô cùng ngạc nhiên khi nhận được điện thoại của Alan nói rằng hôm ấy anh ta không thể thực hiện lịch giao hàng. “Cô không hiểu được mức độ phiền phức mà các khoản thanh toán thất thường của cô đã gây ra cho tôi nghiêm trọng thế nào đâu,” Alan hét lên trong máy. “Tôi sẽ cắt hợp đồng với cô một lần và mãi mãi.”

Trong mỗi kịch bản này, các nhà đàm phán đều đang phải giải quyết vấn đề liên quan đến niềm tin. Tác giả sách phát hiện rằng anh đặt quá nhiều niềm tin vào dịch giả. Carol nhận ra là ước gì mình không đặt quá nhiều sự tin cậy vào một bác sĩ duy nhất. Còn nhà cung cấp Alan thì bị mất lòng tin vào việc chủ nhà hàng có thể thanh toán đúng hạn cho anh.

Hầu hết chúng ta sẽ tiếp cận các cuộc đàm phán với hi vọng chia sẻ thông tin, xây dựng mối quan hệ và được đối tác đối xử công bằng. Nhưng một khi cuộc trò chuyện bắt đầu, kinh nghiệm cá nhân lại khiến chúng ta giữ lại chút thông tin, dò xét hành vi của đối phương và cảm thấy không hoàn toàn tin tưởng họ.

Làm thế nào để có thể suôn sẻ vượt qua các cuộc đàm phán với một đối tác mới trong sự tin tưởng? Làm sao để xoay chuyển mối quan hệ mang tâm thế cảnh giác trở nên thân thiện và dễ chịu? Cùng Cevn.com.vn tìm hiểu ngay 5 chiến lược giúp xây dựng lòng tin trước bàn đàm phán được đúc kết từ Harvard Law School nhé!

CHIẾN LƯỢC #1: TẬN DỤNG TỐI ĐA MẠNG LƯỚI CỦA BẠN

Cách hiển nhiên nhất để khiến một cuộc đàm phán có cảm giác an toàn và tin cậy là lựa chọn đối tác mới một cách thông minh.

Có thể không phải lúc nào bạn cũng được chọn người cùng đàm phán, nhưng khi có thể, hãy tìm kiếm sự giới thiệu hoặc tham khảo gợi ý của những người mà bạn đặt niềm tin. Điều này không chỉ giúp bạn có được chỉ dẫn tiềm năng từ mạng lưới quan hệ, mà khi người đàm phán biết được rằng đôi bên có bạn chung, nhiều khả năng họ đối xử với bạn tốt hơn và tin tưởng bạn hơn so với người xa lạ.

Tuy nhiên, hãy cẩn thận, chỉ tập trung vào những cuộc trao đổi trong phạm vi mạng lưới quan hệ có thể khiến bạn bỏ lỡ nhiều cơ hội đàm phán đầy tiềm năng.

Việc tiếp cận với nhiều người lạ luôn có ý nghĩa, hãy chắc chắn bạn đã tham khảo kỹ lưỡng các thông tin giới thiệu về họ và xác minh các yêu cầu của họ từ nguồn độc lập để tránh bản thân bị phụ thuộc quá nhiều vào lý lịch hay ấn tượng đầu tiên mà đưa ra quyết định kém chính xác.

CHIẾN LƯỢC #2: XÂY DỰNG MỐI QUAN HỆ TỐT TRƯỚC KHI ĐÀM PHÁN

Nghiên cứu xã hội học cho thấy mọi người có xu hướng phản ứng bằng hành động tương tự với hành động của người khác. Nếu đối phương thể hiện thiện chí hợp tác và đối xử tôn trọng thì chúng ta sẽ đối đãi lại tử tế như vậy.

Nếu họ có vẻ phòng vệ và ganh đua, nhiều khả năng chúng ta cũng sẽ bật chế độ cảnh giác. Theo chuyên gia đàm phán Keith Allred, những cuộc trao đổi như vậy có thể cuốn đôi bên vào vòng luẩn quẩn (đặc điểm của tranh chấp và nghi ngờ) hoặc những vòng xoắn tiến (nơi sự hợp tác và thiện chí chiếm ưu thế).

Bản chất đối ứng của niềm tin đã củng cố giá trị của quyết định dành thời gian tìm hiểu đối phương và xây dựng cầu nối trước khi bắt đầu đàm phán. Đừng tự cho rằng bạn có thể tạo ra được mối ràng buộc đơn giản qua việc gửi vài email thân thiện trước khi gặp mặt trực tiếp. Thay vào đó, hãy cố tạo kết nối cá nhân bằng cách hẹn một hoặc hai bữa ăn trưa không chính thức. Thậm chí, vài phút nói chuyện ngắn ngủi cũng có thể giúp bạn tiến thêm đoạn đường dài.

Nghiên cứu của giáo sư Janice Nadler tại Northwestern University School of Law phát hiện rằng các nhà đàm phán chỉ dành 5 phút trò chuyện qua điện thoại – không cần thảo luận thêm về các vấn đề liên quan đến cuộc thương lượng sắp tới – sẽ cảm giác hợp tác với đối tác, muốn chia sẻ nhiều thông tin, tạo ra ít sự đe doạ, và phát triển nhiều niềm tin vào các email đàm phán tiếp theo hơn là những trường hợp không nói chuyện nhanh trên điện thoại. Có vẻ như những mẩu chuyện để hỏi han hay tán gẫu nho nhỏ nhằm mục đích xây dựng mối quan hệ không chỉ tạo được niềm tin mà còn mang lại lợi ích kinh tế đáng kể.

CHIẾN LƯỢC #3: THIẾT LẬP MỨC TIN TƯỞNG MẶC ĐỊNH THÍCH HỢP

Sẽ rất sai nếu cho rằng khi bạn đánh giá cao đối tác đàm phán của mình và dành thời gian tìm hiểu họ thì bạn có thể hoàn toàn tin tưởng họ.

Người đàm phán thường mắc sai lầm khi tự giả định một mối quan hệ đầy tin cậy với đối tác. Đến khi mọi thứ trở nên tồi tệ, bạn cảm thấy sốc, tổn thương, và gặm nhấm nỗi đau hao hụt tài chính. Hãy nhớ rằng bất cứ người đàm phán nào cũng có thể thấy lòng tin bị phá vỡ ngay cả khi không bên nào chủ động có hành vi lừa dối.

Xung đột lợi ích, đòi hỏi sự đáp trả cho nguồn lực đầu tư, và những thành kiến trong nhận thức phổ biến khác có thể khiến chúng ta nhìn nhận cùng một sự kiện theo những cách khác nhau, rồi tiến đến kết luận sai lầm rằng niềm tin đã bị phá vỡ không thể cứu vãn.

Vì thế, cách để giảm cảm giác lòng tin bị phản bội là điều chỉnh mức tin tưởng mặc định, giáo sư Iris Bohnet của Harvard Kennedy School và Stephan Meier – nhà kinh tế cấp cao của Federal Reserve Bank tại Boston gợi ý.

Khi các cuộc trò chuyện thực sự bắt đầu, hãy dành thời gian để thảo luận các quy tắc cơ bản, bao gồm niềm tin của bạn về sự tin cậy. Giải thích rằng bạn là người chấp nhận rủi ro nhưng thận trọng, muốn xây dựng niềm tin chậm rãi theo thời gian.

Bằng cách tiếp cận thận trọng nhằm có sự tin tưởng ngay từ ban đầu – và luôn giữ cho các tài liệu cần thiết cùng giấy tờ liên quan cập nhật mới nhất – bạn có thể tránh được tình huống tranh chấp hay xung đột khi khó khăn phát sinh.

CHIẾN LƯỢC #4: GIÀNH LẤY NIỀM TIN CỦA ĐỐI PHƯƠNG

Trong mục tiêu xây dựng mối quan hệ tin cậy, việc giành được lòng tin của đối tác cũng quan trọng như việc điều chỉnh mức độ tin tưởng bạn dành cho họ.

Hãy bắt đầu bằng cách chuẩn bị thật kỹ càng, thông qua nghiên cứu lịch sử, văn hoá và mối quan tâm của đối phương. Điều này đặc biệt quan trọng khi bạn sắp đàm phán với đối tác đến từ các lĩnh vực hoặc quốc gia khác. Giáo sư Deepak Malhotra của Harvard Business School đã kể lại câu chuyện về một công ty tư vấn công nghệ từng hết sức lúng túng trong quá trình đàm phán đấu thầu với hãng hàng không vì thiếu hiểu biết về thuật ngữ. Các lãnh đạo của hãng hàng không ngay lập tức mất niềm tin về các chuyên gia tư vấn, những người đã không nghiên cứu trước để biết rằng “paper tickets” được gọi là “lifts” trong ngành hàng không. Bài học là hãy dành thời gian để học hỏi những từ vựng/thuật ngữ của phía đối phương. Bằng cách này bạn truyền được cảm hứng cho đối tác về sự tin tưởng và khiến họ đánh giá cao bạn.

Một cách khác nữa để giành được niềm tin trong đàm phán là ghi rõ ràng những sự nhượng bộ quan trọng nhất với bạn, Malhotra nói. Hãy cân nhắc rằng mọi người có xu hướng giảm bớt các giá trị trong yêu cầu thương lượng của bên kia. Đặt các yêu cầu lên bàn đàm phán mà không giải thích được quyết định này có giá trị ra sao sẽ chỉ khiến “đại cục” tệ hơn. Kết quả là sự nhượng bộ không được ghi nhận hay đánh giá cao, nó khiến bạn thất vọng, mất lòng tin và đôi khi tức giận. Vì thế, bất cứ khi nào bạn quyết định thoả thuận, hãy nói rõ cho bên kia biết bạn đang hi sinh những gì và sự hi sinh này có ý nghĩa ra sao. Đừng để những lợi ích bạn dành cho đối phương trở nên vô nghĩa hoặc mặc nhiên là “phải như vậy” trong mắt họ!

CHIẾN LƯỢC #5: LẮNG NGHE VÀ THỪA NHẬN

Allred kết luận rằng, các nhà đàm phán càng thấy mình được đối xử công bằng thì họ càng tin tưởng và có khả năng hợp tác cao hơn.

Trên thực tế, nhận thức của chúng ta về sự công bằng trong quá trình đàm phán có thể tác động mạnh mẽ đến sự hài lòng chung. Để đảm bảo đối tác luôn cảm thấy được đối xử công bằng và đáp lại bằng sự tin tưởng, hãy khiêm tốn về các lợi ích của chính bạn và bày tỏ sự ngưỡng mộ về tư duy nhanh nhạy cũng như những thành tích của họ. Điều này đặc biệt quan trọng khi bạn có nhiều quyền lực hơn đối tác – chẳng hạn khi bạn là ông chủ hoặc có nhiều đối tác đàm phán khác để chọn.

Cuối cùng, hãy cho đối phương đủ thời gian để bày tỏ quan điểm, bao gồm cả những khó khăn hay sự thất vọng mà họ phải trải qua. Khi nỗ lực lắng nghe ai đó và tìm hiểu quan điểm của họ, bạn không chỉ có thể tự tích luỹ cho mình mà còn thúc đẩy người đối diện dễ trải lòng hơn, muốn tin tưởng và đi đến kết quả đàm phán tốt đẹp với bạn hơn.