Mấu chốt quan trọng để bạn lập kế hoạch và hoàn thành plan công việc một cách chuẩn chỉnh là phải bám sát mục tiêu, phải biết rõ rằng kế hoạch của mình được lập ra, được công ty dồn tiền, dồn nguồn lực thực hiện nó để làm gì, vì muốn đạt được mục tiêu, mục đích gì, chứ không phải công ty đang dư tiền để làm những điều mà không mang lại kết quả cụ thể.

 

Ngay từ đầu, cấp trên khi giao cho bạn làm kế hoạch, thì đương nhiên cũng sẽ kèm theo mong muốn, mục tiêu, outcome đầu ra mà họ muốn đạt được, nhiệm vụ của bạn là phải lắng nghe và note lại cụ thể những điều đó, chúng sẽ là kim chỉ nam giúp bạn đi đúng hướng, lập kế hoạch sao cho đạt được KPI mà sếp yêu cầu. Ngược lại, nếu không bám sát mục tiêu, thì bạn sẽ mắc phải lỗi tối kỵ, đó là bị lạc đề, làm & gửi cho sếp một bản kế hoạch công việc lan man, làm này làm kia quá trời, nhưng lại đi chệch hướng, mang lại các outcome không như cấp trên đã yêu cầu. Như thế thì vừa mất thời gian phải làm lại tất cả, vừa phải nghe sếp chửi 1 trận vì cẩu thả, không chịu nghe kỹ các mục tiêu, mong muốn mà sếp đã nói ngay từ đầu.

 

 

Đối với sinh viên mới ra trường hoặc những ai chưa có kinh nghiệm làm plan công việc, thì sẽ dễ mắc phải lỗi sai tối kỵ này, đó là làm ra một bản kế hoạch công việc khá sơ sài, chỉ dừng lại ở những ý tưởng, nghĩ ra gì thì liệt kê điều đó vào trong “kế hoạch”, và cho rằng như thế là đủ rồi, chứ không biết phải làm gì hơn. Cuối cùng khi gửi “kế hoạch” ấy cho sếp thì lại bị chửi té tát, vì đó chỉ mới là liệt kê những ý tưởng như một bản nháp, chứ đâu phải là kế hoạch, đi làm mà lại mạnh dạn gửi 1 cái plan sơ sài như thế cho sếp, thì đương nhiên sẽ bị nạt cho một trận.

 

Vì thế, hãy nhớ một lưu ý quan trọng rằng nếu làm việc không có kế hoạch thì sẽ thất bại, mà làm việc có kế hoạch nhưng sơ sài thì cũng kéo theo nhiều hệ quả khôn lường. Hãy đảm bảo kế hoạch làm việc phải chuẩn chỉnh và chi tiết hơn, chứ không đơn thuần là mình chỉ liệt kê các ý tưởng là xong nhé, còn cụ thể cần phải như thế nào, bổ sung thêm các tiêu chí gì, thì chúng ta sẽ cùng theo dõi trong các phần tiếp theo.

 

 

Kế hoạch làm việc chuẩn chỉnh thì cần phải có action, có phương án hành động chi tiết, rằng cần phải làm những việc gì, khi lần lượt hoàn thành những việc nhỏ đó, thì sẽ giúp bạn dần hoàn thành được kế hoạch, đảm bảo mình đang đi đúng những gì cần làm, chứ nếu không có action thì sẽ dẫn tới việc bị lan man, mỗi người làm một kiểu và chưa chắc cuối cùng sẽ đạt được mục tiêu. Song hành cùng các action sẽ là timeline, rằng mốc thời gian nào mình sẽ làm gì, cần hoàn thành điều gì, để đảm bảo rằng kế hoạch công việc sẽ diễn ra đúng tiến độ, hoặc nếu thấy đang bị chậm tiến độ thì kịp thời tìm ra phương án khắc phục, chứ nếu không có timeline thì sẽ dễ rơi vào tình trạng làm chậm trễ, cuối cùng tới deadline vẫn chưa xong việc, không hoàn thành plan, hay nói thẳng ra là plan đó sẽ thất bại.

 

 

Cũng có trường hợp rằng bạn đã tìm hiểu nhiều thông tin trên mạng, rồi làm plan theo hướng dẫn như thế, xong gửi cho sếp lại bị bắt làm lại, vì 1 điều tối kỵ là kế hoạch bạn lập ra mặc dù nhìn sơ qua cũng thấy ổn, đưa cho người ngoài đánh giá thấy cũng ok, nhưng thật sự lại không khả thi, không phù hợp với nguồn lực & ngân sách hiện tại của công ty.

 

Đơn cử như việc trong kế hoạch công việc có những nội dung, action cực kỳ hoàn tráng, nhưng thực tế thì liệu nguồn nhân lực/tài lực và tài chính hiện tại của công ty có đủ để đáp ứng, để làm được như thế không, nếu câu trả lời là không, sếp cũng đã đánh giá và thấy rằng không làm được, thì đó là 1 plan hay, nhưng không khả thi, không thể sử dụng, và bắt buộc bạn phải chỉnh sửa lại, tối giản hoá, hiệu chỉnh sao cho phù hợp hơn với công ty, thì mới có thể dùng được bản kế hoạch ấy. Mà như thế cũng mất công, mất thời gian chỉnh sửa này kia, vậy thì tốt nhất bạn nên đánh giá đúng tình hình công ty ngay từ đầu, để làm ra 1 bản kế hoạch công việc phù hợp & khả thi, đỡ mắc công đưa lên sếp rồi phải về sửa lại.

 

 

Sau khi đã hoàn thành bản kế hoạch, dù bạn biết cách làm plan, đã đảm bảo không mắc phải các lỗi sai tối kỵ ở những phần trước, tức là đảm bảo được tính khả thi, phù hợp với nguồn lực công ty, có action & timeline cụ thể, chi tiết, bám sát mục tiêu mà sếp yêu cầu, nhưng tại sao khi gửi lên lại bị trả về, kèm theo lời nhận xét là nhìn vào thấy rối, thiết kế/trình bày plan không chuyên nghiệp?

 

Cấp trên thừa kinh nghiệm để đánh giá plan của bạn xem có ổn chưa, chuẩn chưa, cả về nội dung lẫn hình thức, lúc họ còn là nhân viên bình thường, thì chính họ cũng đã phải làm rất nhiều plan để gửi lên cấp trên, nên cũng đã từng trải qua chuyện này rất nhiều, họ biết rõ rằng nhân viên khi mới làm plan sẽ thường mắc phải lỗi về thiết kế, trình bày, chưa biết nên làm theo mẫu nào cho chuẩn. Cách đơn giản nhất để bạn khắc phục & trình bày kế hoạch công việc một cách chuyên nghiệp hơn chính là hãy thiết kế một cách trực quan trên PowerPoint, Canva, hoặc bất kỳ phần mềm nào giúp bạn làm kế hoạch thành dạng slide, vì nó sẽ dễ đọc, dễ theo dõi, nắm được các nội dung, đầu mục quan trọng, tránh bị rối khi gửi qua 1 file kế hoạch lủng củng, chi chít chữ. Thậm chí, công nghệ thông tin ngày càng phát triển nên cũng sẽ có sẵn rất nhiều mẫu slide kế hoạch, được thiết kế sẵn đẹp mắt & chuyên nghiệp, bạn chỉ cần lựa chọn thấy mẫu nào ưng ý rồi chèn nội dung vào thôi,  nhanh gọn lẹ luôn.

 

Bài viết này đã giúp bạn nắm được 5 lỗi sai tối kỵ khi gửi kế hoạch, plan công việc cho sếp, để mình rút kinh nghiệm và phòng tránh, đảm bảo những lần sau sẽ làm kế hoạch chuyên nghiệp, chuẩn chỉnh hơn. Hy vọng rằng những thông tin này sẽ hữu ích với bạn!