Bỏ túi bí kíp giúp ứng viên có cuộc phỏng vấn qua điện thoại mỹ mãn
Ngày đăng tin: 27/04/2022 11:29
Để chuẩn bị và thể hiện tốt trong buổi phỏng vấn qua điện thoại, khi không gặp trực tiếp nhà tuyển dụng, không có giao tiếp bằng mắt hay bất kỳ ngôn ngữ cơ thể nào cần ứng viên hiểu rõ tất cả các đặc điểm, quy trình.
Với nhiều ứng viên, phỏng vấn qua điện thoại có vẻ dễ dàng hơn một chút so với phỏng vấn qua video hay phỏng vấn trực tiếp. Tuy vậy, mỗi hình thức phỏng vấn, cách thức liên lạc và trao đổi giữa bạn và nhà tuyển dụng sẽ có đặc điểm khác nhau. Cùng Cevn tìm hiểu các bí kíp tuyệt vời để bạn vượt qua buổi phỏng vấn qua điện thoại một cách hoàn hảo nhé.
Làm thế nào để phỏng vấn qua điện thoại thành công?
I. Phỏng vấn qua điện thoại có gì khác?
Có những lý do nhất định để nhà tuyển dụng tiến hành một cuộc phỏng vấn qua điện thoại. Việc của ứng viên là thực sự hiểu về các đặc điểm cũng như tiêu chí đánh giá của nhà tuyển dụng trong buổi phỏng vấn gián tiếp này. Thông qua đó, theo từng bước, bạn sẽ có thể chuẩn bị hoàn hảo cho phỏng vấn.
Các đặc điểm của phỏng vấn qua điện thoại:
- Ứng viên và nhà tuyển dụng không nhìn thấy nhau.
- Thời gian phỏng vấn qua điện thoại ngắn.
- Nhằm mục đích hỏi thông tin cơ bản trước khi mời phỏng vấn trực tiếp/ phỏng vấn qua video.
- Nhà tuyển dụng và ứng viên tiết kiệm được thời gian (đi lại, set up phỏng vấn khi chưa sàng lọc ứng viên/ công việc).
- Giọng nói, ngữ điệu, phát âm ảnh hưởng tới chất lượng cuộc phỏng vấn.
- Thông tin truyền tải phải rõ ràng, dễ hiểu.
- Chất lượng phỏng vấn phụ thuộc nhiều vào đường truyền.
II. Bí kíp để có cuộc phỏng vấn qua điện thoại mỹ mãn
1. Chuẩn bị tâm thế sẵn sàng
Tùy vào nhà tuyển dụng, họ có thể thông báo trước hoặc không về cuộc phỏng vấn qua điện thoại. Nhiều nhà tuyển dụng sẽ gọi và hỏi bạn một số thông tin (phỏng vấn đơn giản), trong khi những người khác thông báo rằng không biết lúc nào bạn có thời gian để trao đổi một chút về cơ hội việc làm. Dù thế nào, ngay từ khi gửi CV/ hồ sơ xin việc, bạn vẫn cần có sự chuẩn bị sẵn sàng cho phỏng vấn qua điện thoại, qua video và phỏng vấn trực tiếp.
Nguyên tắc chuẩn bị chung cho các cuộc phỏng vấn bất kỳ bao gồm:
- Lên list sẵn các câu hỏi phỏng vấn và tập luyện trước: Câu câu hỏi phỏng vấn qua điện thoại đa phần là các câu hỏi đơn giản, nhưng chủ yếu liên quan về kinh nghiệm - bạn đã làm công việc tương tự bao giờ chưa; bạn có mục tiêu như thế nào, định hướng ngành nghề, mức độ sẵn sàng của bạn với công việc,... Bạn có thể tập trả lời trước để khi được hỏi qua phỏng vấn, bạn sẽ thoải mái và tự tin hơn.
- Nghiên cứu kỹ về công ty và mô tả công việc: Công ty kinh doanh lĩnh vực nào, thành lập từ bao giờ, phát triển ra sao và các thông tin đánh giá từ những nhân viên có kinh nghiệm trước đó (review/ đánh giá). Những thông tin này sẽ có ích để bạn đánh giá khách quan về công ty và có thể trả lời tốt khi nhà tuyển dụng hỏi "Bạn biết gì về công ty chúng tôi?" hoặc "Vì sao bạn ứng tuyển vào vị trí/ công ty?".
- Chuẩn bị sẵn giấy bút, tài liệu tham khảo cần thiết, đồng thời in trước một bản CV vì bạn có thể cần tham khảo thông tin khi nhà tuyển dụng hỏi một số chi tiết.
- Lựa chọn không gian phỏng vấn đảm bảo yên tĩnh, tránh tình huống đang trò chuyện thì có những âm thanh làm gián đoạn, nghe không rõ.
- Sạc pin điện thoại đầy để không bị gián đoạn vì hết pin khi đang trò chuyện.
Trường hợp phỏng vấn qua điện thoại KHÔNG ĐƯỢC BÁO TRƯỚC, bạn nên:
- Có sự chuẩn bị tâm lý từ trước (khi gửi CV/ hồ sơ xin việc ứng tuyển) rằng bạn có thể được gọi hoặc mời phỏng vấn bất cứ lúc nào để không quá bất ngờ.
- Phản ứng nhanh, ngay khi nhà tuyển dụng giới thiệu và hỏi "Bạn có phải [tên] không? Chúng tôi gọi cho bạn từ [tên công ty]", bạn hãy chào hỏi và sẵn sàng.
- Duy trì sự tập trung để có thể trả lời tốt các câu hỏi sau đó.
Những điều cần chuẩn bị khi phỏng vấn qua điện thoại
2. Tự tin khi phỏng vấn
- Với sự chuẩn bị như vậy, chắc hẳn bạn đã phần nào có được sự tự tin khi tham gia phỏng vấn qua điện thoại. Những phương pháp, bí kíp trả lời phỏng vấn qua điện thoại sau đây sẽ giúp bạn có sự thể hiện lý tưởng qua ống nghe với nhà tuyển dụng:
- Bắt máy nhanh sau khi nhà tuyển dụng gọi đến: Nhanh chóng trả lời điện thoại (dù bạn có được hẹn trước hay không) là điều giúp bạn không bỏ lỡ bất cứ cuộc gọi nào từ nhà tuyển dụng - vì bạn đang trong quá trình tìm việc thì càng phải chú ý hơn. Đặc biệt, nếu đã được thông báo trước về thời gian trao đổi, bạn hãy nhanh chóng bắt máy.
- Hỏi lại để chắc chắn đã nhận điện thoại đúng người: Khi nhà tuyển dụng chào bạn, bạn có thể hỏi lại xem có chính xác là nhà tuyển dụng bạn đã ứng tuyển hay không, tránh trường hợp bị nhầm lẫn.
- Gửi lời chào, thể hiện sự hào hứng và tự tin: Ngay lập tức sau đó, bạn hãy chào hỏi và có thể thêm rằng mình đã rất mong chờ nhận được điện thoại từ công ty, bạn cảm thấy rất vui khi được liên hệ.
- Bình tĩnh trả lời các câu hỏi: Khi được hỏi, bạn hãy bình tĩnh, nghe thật kỹ và trả lời hợp lý, không ngắc ngứ quá lâu hoặc vội vàng dẫn đến trả lời sai. Một lưu ý khác là nếu bạn không biết câu trả lời, hãy cười nhẹ và xin một chút thời gian suy nghĩ.
- Khi trả lời xong hãy thông báo cho đối phương: Có thể xem đây là một nhược điểm đáng kể của phỏng vấn qua điện thoại, hai bên sẽ phải đoán xem khi nào thì nói xong. Tránh trường hợp bạn nói xong rồi im lặng và nhà tuyển dụng vẫn đang chờ bạn nói tiếp, khi kết thúc trình bày, bạn có thể đánh tiếng bằng những câu kết như "Em/ tôi nghĩ như vậy", "Đó là quan điểm của tôi",...
- Lắng nghe và đặt câu hỏi hợp lý cho nhà tuyển dụng, không ngắt lời: Biết lắng nghe, trả lời đúng thời điểm, đặt câu hỏi sắc bén và phù hợp là những nguyên tắc giao tiếp nói chung, đặc biệt là trong phỏng vấn gián tiếp. Nếu không tập trung, không lắng nghe thì bạn dễ bị loãng thông tin, không biết nhà tuyển dụng đang nói vấn đề gì hoặc hiểu sai dẫn đến trả lời sai hoặc thiếu.
3. Điều tiết nhịp điệu, giọng nói
Đặc điểm của cuộc phỏng vấn qua điện thoại là cả ứng viên và nhà tuyển dụng không nhìn thấy nhau, do đó điều quan trọng là ứng viên cần phải có khả năng điều tiết và làm chủ giọng nói của mình.
- Nói chậm rãi, tốc độ vừa phải dễ nghe: Điều chỉnh tốc độ nói phù hợp và âm lượng vừa đủ để nhà tuyển dụng có thể nghe rõ những gì bạn đang nói, tránh bị bỏ qua các thông tin quan trọng. Ngoài ra điều quan trọng khi phỏng vấn qua điện thoại là bạn nên chủ động lắng nghe nhiều hơn để suy nghĩ kỹ về câu hỏi của nhà tuyển dụng trước khi đưa ra câu trả lời.
- Không chửi thề, ăn uống, tạo âm thanh lạ trong phỏng vấn: Bạn có thể nghĩ rằng làm gì có ứng viên nào lại như vậy nhưng thực tế vẫn có trường hợp vô tình nói bậy hoặc ăn uống, tạo âm thanh trong phỏng vấn. Tránh các "tai nạn" này, phỏng vấn của bạn sẽ tích cực và chuyên nghiệp hơn.
4. Gửi thư cảm ơn nhà tuyển dụng sau phỏng vấn
Có 2 cách phổ biến nhà tuyển dụng dùng để kết thúc cuộc phỏng vấn qua điện thoại - một là họ hẹn bạn về thời gian phỏng vấn trực tiếp (và nói rằng sẽ gửi chi tiết qua email), hai là cảm ơn bạn và hẹn liên lạc lại. Với tình huống thế nào, bạn cũng cần cảm ơn và bày tỏ rằng bạn rất mong chờ được gặp, được trao đổi nhiều hơn trong buổi phỏng vấn trực tiếp nếu có thể.
5. Kiên nhẫn chờ phản hồi từ nhà tuyển dụng
Thời gian có kết quả phỏng vấn còn phụ thuộc vào nhiều yếu tố. Thông thường sau mỗi cuộc phỏng vấn, bao gồm cả phỏng vấn qua điện thoại thì nhà tuyển dụng sẽ nói rõ với ứng viên về thời gian có kết quả phỏng vấn, có thể từ 3 - 5 ngày hoặc thậm chí là 1 tuần.
Trong thời gian chờ đợi kết quả, bạn có thể tiếp tục chuẩn bị cho cuộc phỏng vấn tiềm năng bằng cách tìm hiểu câu hỏi phỏng vấn theo vị trí, tập trả lời, ôn lại kiến thức, thực hành lại các kỹ năng để sẵn sàng cho mọi bài kiểm tra chuyên môn và kỹ năng nếu có.
Ứng viên nên làm gì sau khi phỏng vấn qua điện thoại kết thúc?
III. Tránh những lỗi phổ biến trong phỏng vấn qua điện thoại
Không chỉ việc chuẩn bị và thực hiện theo những quy chuẩn để có một cuộc phỏng vấn qua điện thoại là cần thiết và ý nghĩa, biết về lỗi phổ biến khiến bạn mất điểm (nếu phạm phải) cũng quan trọng không kém. Sau đây là những lỗi dễ xảy ra trong các buổi phỏng vấn qua điện thoại:
- Gián đoạn giao tiếp: Có vô số nguyên nhân khiến xảy ra vấn đề này, từ bạn hoặc nhà tuyển dụng, hoặc cả 2. Tuy nhiên, việc bị ngắt khi đang trao đổi về công việc, tuyển dụng,... có thể khiến bạn và nhà tuyển dụng mất thời gian cũng như nhịp độ hiện có.
Cách khắc phục/ phòng tránh: Kiểm tra điện thoại, đường truyền, sóng điện thoại, sắp xếp đủ thời gian để thực sự tập trung vào buổi trò chuyện. Có phương án dự phòng (chẳng hạn như điện thoại khác) cũng có thể là một cách phòng xa cần thiết.
- Không gian ồn ào: Cũng có trường hợp những ứng viên chủ quan khi chọn không gian trả lời phỏng vấn qua điện thoại. Tiếng tàu xe, máy khoan, thi công công trình, mèo kêu, chó sủa... đều là những âm thanh "ngẫu nhiên" nhưng ít nhiều sẽ khiến nhà tuyển dụng và bạn trao đổi khó khăn do nghe không rõ.
Cách khắc phục/ phòng tránh: Chú trọng tới không gian trả lời phỏng vấn qua điện thoại, có thể chuẩn bị trước và đóng cửa để không có âm thanh ồn ào lọt vào hoặc nhanh nhẹn tìm khu vực bạn biết rõ là đủ yên tĩnh.
- Nói quá to hoặc quá nhỏ: Khi nói quá to với nhà tuyển dụng qua điện thoại, rất dễ bạn đang quát, hét lên làm chói tai, không nghe rõ cũng như bất lịch sự. Ngược lại, nếu bạn nói lí nhí, quá nhỏ thì nhà tuyển dụng không nghe được gì - cho rằng bạn thiếu tự tin hoặc đơn giản là họ sẽ có chút không thoải mái khi phải liên tục hỏi lại bạn.
Cách khắc phục: Điều chỉnh giọng nói, âm lượng nói mà bạn cho là đủ lịch sự và dễ nghe. Bạn hoàn toàn có thể hỏi nhà tuyển dụng rằng "Anh/ chị đã nghe rõ chưa ạ?" - nếu câu trả lời là đã nghe rõ, bạn có thể duy trì tông giọng như vậy, còn nếu không, hãy thay đổi sau đó.
- Trả lời các câu hỏi quá dài dòng, không đúng trọng tâm: Bạn không thể trả lời quá ngắn gọn, cụt ngủn điều mà bạn cho là đáp án đủ cho nhà tuyển dụng, đồng thời, bạn cũng không nên lan man, dài dòng, cố gắng nhồi nhét thông tin và trình bày lan man khi phỏng vấn qua điện thoại. Lỗi này xảy ra khá nhiều với các ứng viên quá hào hứng thể hiện mình và không chú ý tới thời gian cũng như phản ứng của người phỏng vấn.
Cách khắc phục: Nói đúng trọng tâm, bạn có thể trả lời khẳng định sau đó giải thích ngắn gọn và toàn diện về điều bạn đã nói. Ngoài ra, bạn có thể nói về bản thân nhưng hạn chế khoe mẽ quá nhiều hoặc thể hiện. Bạn còn cơ hội khác, chẳng hạn như phỏng vấn trực tiếp để khẳng định bản thân, miễn là phỏng vấn qua điện thoại bạn đã làm tốt.
- Liên tục đề nghị nhà tuyển dụng nhắc lại câu hỏi: Đối với một số câu hỏi hoặc thông tin nhà tuyển dụng chia sẻ, bạn có thể hỏi lại nếu chưa nghe rõ nhưng đừng biến toàn bộ cuộc phỏng vấn qua điện thoại thành nhiệm vụ lặp lại liên tục cho nhà tuyển dụng.
Cách khắc phục: Có thể hỏi lại nhưng trước hết, bạn hãy cố gắng lắng nghe, tập trung thay vì hỏi lại thường xuyên và ngay sau khi họ nói xong.
- Mất bình tĩnh, cướp lời nhà tuyển dụng: Có những trường hợp vì bối rối hoặc nhà tuyển dụng hỏi câu khó, bạn có thể vội vàng hoặc không biết phản ứng ra sao thì sẽ dễ lắp bắp hoặc nói to hơn những câu như "khoan đã", "đợi tôi một lát",... hoặc bất ngờ xen vào khi nhà tuyển dụng đang nói. Cách cư xử như vậy trong cuộc sống hay trong công việc đều là không phù hợp, đặc biệt là vào thời điểm, tình huống phỏng vấn qua điện thoại, bạn cần tạo ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng.
Cách khắc phục: Kiên nhẫn, giữ thái độ bình tĩnh, ứng biến nhanh và đảm bảo bạn đã lắng nghe rõ ràng trước khi đưa ra phản hồi. Hãy nhớ rằng bạn có thể trả lời chậm nhưng đừng hấp tấp hoặc chen ngang.
Cần tránh điều gì để buổi phỏng vấn qua điện thoại đạt kết quả cao?
IV. Những câu hỏi phỏng vấn qua điện thoại hay gặp
Tuyển tập một số câu hỏi phỏng vấn qua điện thoại được sử dụng nhiều do Cevn chia sẻ sau đây sẽ giúp bạn hình dung những nội dung bạn sẽ được đề cập, hỏi đến. Qua đó, bạn có thể chuẩn bị trước cách đối đáp khi may mắn "trúng tủ".
- "Bạn có đang đi làm hay đã nghỉ công việc cũ rồi?".
- "Nếu trúng tuyển, khi nào bạn có thể bắt đầu đi làm được?"
- "Từ CV của bạn, chúng tôi thấy là bạn đã có kinh nghiệm trong lĩnh vực này nhưng không biết bạn đã bao giờ làm các công việc liên quan hay chưa [một số đầu việc hơi khác với bạn viết trong CV]?".
- "Vì sao bạn chọn ứng tuyển vào công ty chúng tôi?".
- "Mức lương/ khoảng lương mà bạn mong muốn là bao nhiêu?".
- "Bạn đã tìm hiểu gì về công ty hay chưa?".
- "Bạn có thể chia sẻ một chút về kỳ vọng/ yêu cầu với công việc mới không?".
- "Vì sao bạn lại nghĩ mình phù hợp với công việc?".
- "Bạn có biết cách sử dụng/ thành thạo các phần mềm [tên phần mềm] này không?".
- "Bạn có sẵn sàng làm bài test nghiệp vụ chuyên môn không?".
- "Bạn có thiết bị làm việc/ máy tính để làm việc từ xa hay không?".
- "Bạn có sẵn sàng làm thêm giờ không?".
- "Nếu đặc thù công việc có những thời điểm cần bạn hỗ trợ đồng nghiệp, khách hàng trong ngày nghỉ, bạn cảm thấy thế nào?".
- "Giả sử ngoài các công việc đã được liệt kê trong CV, bạn có sẵn lòng học hỏi và xử lý thêm một số nhiệm vụ liên quan khác hay không?".
- "Tại sao bạn lại quyết định nghỉ việc ở công ty cũ? Vấn đề chính là gì?".
- "Công ty tổ chức buổi phỏng vấn vị trí [tên vị trí việc làm] vào [ngày, giờ], không biết bạn có sắp xếp tham gia hay không?".
- "Bạn có câu hỏi nào không?".
Thực tế, rất ít công ty chỉ tổ chức phỏng vấn qua điện thoại rồi giao việc, nhận việc ngay lập tức. Đa phần các câu hỏi và đánh giá ở cuộc phỏng vấn qua điện thoại chỉ mang tính chất sàng lọc ban đầu. Dù thế, bạn cũng không thể qua loa hoặc thiếu sự chuẩn bị.
Hãy vận dụng những bí kíp vàng mà Cevn vừa chia sẻ để có buổi phỏng vấn qua điện thoại suôn sẻ bạn nhé. Cơ hội luôn đến với những người có sự chuẩn bị sẵn sàng, chúc bạn thành công.