Theo Angela Aylward, Resume Expert & Tutor cho Varsity Tutors, thư xin việc rất quan trọng vì nó giúp người tìm việc kết nối với chuyên viên quản lý tuyển dụng. “Khi bạn viết thư xin việc, mục tiêu là kết nối và tìm kiếm mối liên hệ chung. Sơ yếu lí lịch là tổng quan về lịch sử làm việc và các kỹ năng, trong khi đó, thư xin việc mang cá tính của bạn.”

Hãy cùng Cevn.com.vnthực hành cách viết thư xin việc hay bằng cách luôn bao gồm 5 yếu tố cần thiết đồng thời loại bỏ 1 sai lầm nghiêm trọng sau đây:

1. Phải giống như một bức thư

“Đây là dạng tài liệu làm việc chính thức, vì thế nó phải trông như văn bản chuyên nghiệp thực sự,” Aylward nói. Hãy trình bày tên và địa chỉ liên hệ của bạn ở góc trên bên trái và sử dụng lời chào chính thức.

Aylward còn khuyên bạn thống nhất cách trình bày sơ yếu lí lịch và thư xin việc về cùng định dạng và phông chữ. Hai loại giấy tờ này nên là một bộ tài liệu có sự gắn kết, tổ chức và nhất quán.

Nên chọn các phông chữ bắt mắt nhưng dễ đọc. Có thể bạn muốn cá nhân hoá thư xin việc cũng như sơ yếu lí lịch, nhưng cần nhớ phông chữ vui nhộn, bay bướm hay các định dạng in đậm, in nghiêng, màu sắc nhiều sẽ khiến tài liệu của bạn trông không chuyên nghiệp vì quá rối rắm và thiếu nghiêm túc. Tuỳ thuộc vào ngành nghề ứng tuyển, hãy lựa chọn một màu sắc phù hợp và thống nhất với sơ yếu lý lịch.

2. Ghi rõ tên nhà tuyển dụng

Thay vì dùng cụm từ quen thuộc như “Kính gửi ông/bà”, “Chào anh/chị”, hay “ “To whom it may concern”, hãy tạo ra kết nối trực tiếp hơn bằng cách ghi rõ tên người phụ trách tuyển dụng. Dù rằng yêu cầu này là thử thách chẳng dễ thực hiện, do phần lớn tin đăng trên các website tuyển dụng không đề cập tên người phụ trách, nhưng đừng vội bỏ lỡ bất cứ cơ hội nào. Hãy đi thêm một bước nữa, cố hết sức tìm cho được cái tên đó.

Merryn Roberts-Huntley, chủ sở hữu của Made To Hire, công ty huấn luyện nghề nghiệp có trụ sở tại Portland, gợi ý hãy thử kiểm tra LinkedIn để tìm tên của người quản lý tuyển dụng. “Thật lý tưởng nếu họ nêu rõ thông tin liên hệ của người thực sự đang phụ trách. Nhưng nếu đã làm hết cách mà vẫn không tìm được cái tên quan trọng đó, thì bạn mới gửi thư xin việc bắt đầu bằng ‘Kính gửi: Giám đốc Tuyển dụng’ hoặc ‘Kính gửi: Phòng Nhân sự’.”

3. Tạo sự kết nối với công ty

Hãy tìm và tạo kết nối với các giá trị của công ty. Aylward khuyên, nếu bạn được giới thiệu bởi người trong mạng lưới quan hệ, bạn cần sớm đề cập. Bằng không, nên làm nghiên cứu kỹ lưỡng về công ty và tìm điều gì đó để kết nối.

“Ngay lập tức trình bày điều gì từ công ty đã thu hút sự quan tâm của bạn sẽ giúp bạn tiếp cận được với nhà tuyển dụng,” Aylward gợi ý. Sử dụng tính năng tìm kiếm của Google, ghé thăm trang web chính thức của công ty, hoặc đọc tin tức trên báo chí để hiểu rõ hơn về hoạt động của công ty, tầm nhìn và những giá trị họ đang hướng đến.

4. Giải thích rõ vì sao bạn là phù hợp nhất

“Mục tiêu của một lá thư xin việc là có người đọc trọn vẹn câu đầu tiên,” Roberts-Huntley nói. Vậy nên hãy nhanh chóng nói về sự phù hợp giữa bạn và vị trí còn trống đó.

Trong tổng thể độ dài của thư xin việc, bạn nên dành khoảng hơn nửa trang để nói về năng lực thực sự của mình cùng với những kết quả mà bạn có thể mang lại cho công ty, nhằm tăng khả năng cạnh tranh và tiếp thị bản thân với nhà tuyển dụng.

“Hãy kể ra những thành tựu lớn nhất phù hợp với vai trò bạn đang nhắm tới. Cẩn thận xem lại các từ khoá quan trọng liên quan đến ngành nghề và thuật ngữ chuyên môn. Thư xin việc của bạn nên được điều chỉnh tương ứng với từng công việc dự tuyển. Đừng nên dùng lại một nội dung duy nhất hay sao chép và cắt dán các đoạn thông tin từ CV.”

5. Kết thư thật mạnh mẽ

Roberts-Huntley khuyên bạn kết thúc thư xin việc bằng những câu nhấn mạnh lại sự quan tâm đối với vị trí dự tuyển. Viết điều gì đó tương tự, “Hi vọng rằng tôi sẽ có cơ hội được làm việc để đóng góp thêm nhiều tác động tích cực vào hoạt động của nhóm và công ty”. Điều chỉnh từ ngữ để nó thực sự ý nghĩa đối với công việc, nhưng hãy viết một tuyên bố mạnh mẽ về những điều bạn sẽ mang lại cho công ty nếu có cơ hội đảm nhận vai trò đó.

Và 1 điều duy nhất bạn phải xoá bỏ ngay lập tức

“Tránh sử dụng sáo ngữ,” Aylward cảnh báo. Ví dụ, mọi người luôn viết: “Tôi rất vui mừng khi đọc được tin tuyển dụng này của công ty”. Thư xin việc phải phản ánh được tính cách của bạn nhưng không cần thổi phồng quá mức. Nên sử dụng ngôn ngữ sáng tạo nhưng đừng khiến người đọc cảm tưởng rằng bạn vừa tra nát quyển từ điển đồng nghĩa.

Cũng đừng khiến thư xin việc của mình trở nên nhàm chán khi đưa ra các ví dụ. Đa số ứng viên thường nói họ là nhân viên chăm chỉ hoặc người có khả năng giải quyết vấn đề. Thay vào đó, bạn hãy nói, “Tôi đã giải quyết được vấn đề đặc biệt ABC này khi đang làm việc tại công ty X, và vận dụng sáng kiến để tối ưu hoá quy trình đặt hàng giúp công ty tiết kiệm 40% chi phí giao hàng”. Cũng như khi trình bày CV bằng các “con số biết nói”, hãy nêu những ví dụ cụ thể và số liệu thực tế vào thư tìm việc thay vì hàng loạt câu từ sáo rỗng, cũ kỹ.

Một nhắc nhở cuối cùng, trong khi cố gắng kết hợp đầy đủ 5 yếu tố cần thiết, bạn phải giữ cho thư xin việc luôn ngắn gọn, súc tích và tập trung vào vấn đề chính. Thư xin việc nên được viết trong vòng một trang. Các nhà tuyển dụng thường phải duyệt qua khoảng 200 – 300 hồ sơ cho mỗi vị trí tuyển dụng, nên đừng khiến họ thêm mệt mỏi! Ngay lập tức cung cấp thông tin mà họ đang tìm kiếm, và bạn sẽ nổi bật hơn so với các đối thủ còn lại.