I. Tiền gửi ngân hàng

Không chỉ giải quyết những con số trong nội bộ công ty, kế toán viên còn phải quản lý những khoản tiền gửi ngân hàng. Ở phần việc này thường xuất hiện những lỗi cơ bản: Chưa mở sổ theo dõi chi tiết từng ngân hàng, chưa cung cấp đầy đủ các khoản rút, thu chi trong ngân hàng, sai thông tin người nhận gửi được ủy quyền sử dụng tiền, chưa mở sổ theo dõi chi tiết từng ngân hàng, chênh lệch ở sổ kế toán với biên bản đối chiếu của ngân hàng,… Cũng như với vấn đề đầu tiên, yếu tố công khai minh bạch cần được ưu tiên hàng đầu. Cũng không thể không bỏ qua yếu tố con người. Mỗi nhân viên kế toán khi làm việc đều cần phải có trách nhiệm tuyệt đối, luôn chú ý nắm rõ và thực hiện đủ các khâu trong mỗi nhiệm vụ, triển khai từng bước đúng trình tự và kê khai rõ ràng mọi nguồn thu chi để tránh tình trạng mập mờ thông tin dẫn đến thất thoát ngân sách trong công ty – một hậu quả mà không ai muốn xảy ra.

II. Thu chi rõ ràng nhưng dòng tiền vẫn bị chênh lệch, tháng thừa tháng thiếu

Như chúng ta đã biết, kế toán không chỉ xử lý mỗi việc thu chi cho tiền lương trong công ty mà còn phải ghi chép, tổng hợp, làm việc với rất nhiều con số, nhiều loại thu chi khác nhau. Việc quản lý số tiền tổng của cả doanh nghiệp cùng lúc với ghi chép thu chi luôn cần sự rõ ràng và đầy đủ các giấy tờ xác nhận để tránh nhầm lẫn. Cụ thể hơn, kế toán viên thường đối mặt với những vấn đề sau: số dư quỹ tiền mặt bị âm, số tiền trên phiếu thu chênh lệch với sổ sách, thiếu giấy tờ chứng nhận thủ tục thu/chi, thiếu báo cáo quỹ tiền mặt định kỳ, chưa có báo cáo về tiền mặt trong một tháng nhất định, hóa đơn chi sai so với ghi chép,…Để giải quyết được tình trạng trên, kế toán viên cần công khai, minh bạch mọi khoản thu chi bằng ghi chép một cách kịp thời, mỗi cá nhân sử dụng tiền đều phải có hóa đơn hoặc xác nhận dưới sự giám sát chặt chẽ từ ban giám đốc. Ở các doanh nghiệp lớn, với điều kiện cơ sở vật chất cũng như nhân lực dồi dào, nên xây dựng đội ngũ kế toán vững chuyên môn, công việc phân chia chi tiết bởi người đứng đầu bộ phận; đồng thời tận dụng tối đa khả năng hỗ trợ của các loại máy móc, góp phần đảm bảo năng suất công việc và giảm thiểu những sai sót không đáng có.

III. Đầu tư tài chính ngắn hạn phải quản lý thế nào?

Trong hoạt động công ty, việc đầu tư tài chính ngắn hạn là một quá trình được thực hiện thường xuyên. Với tính chất của công việc này, công ty có thể thu được nhiều nguồn lợi cao trong mỗi quá trình đầu tư nhưng cũng hoàn toàn có thể xảy ra tình trạng thất thoát ngân sách nếu kế toán viên không nắm bắt được đầy đủ các thông tin cũng như số liệu khi làm việc. Trong giải quyết đầu tư tài chính ngắn hạn, kế toán viên hay mắc phải những sai sót như: không tiến hành trích lập dự phòng với đầu tư chứng khoán ngắn hạn, không có giấy tờ hợp lý chứng minh cho khoản đầu tư khi chưa có thông tin của đối tượng đầu tư, chưa mở sổ theo dõi chi tiết từng loại chứng khoán, không hạch toán đầy đủ lãi lỗ kinh doanh. Đây là những công việc cần sự phối hợp nhuần nhuyễn cũng như trách nhiệm của các kế toán viên. Mỗi cá nhân cần thực hiện theo sự sắp xếp của người đứng đầu bộ phận (trưởng phòng hay kế toán trưởng) đồng thời tự xây dựng tính tự giác, linh hoạt nhất là khi công việc chỉ cần một sai sót nhỏ cũng có thể mang lại thiệt hại lớn. Một cách khách quan, có thể xây dựng tinh thần làm việc bằng các hình thức xử phạt với những cá nhân tắc trách và khen thưởng kịp thời với những kế toán viên hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao.

IV. Một số vấn đề khác

Những tưởng chỉ có những vấn đề phức tạp mới gây ra nhiều thiệt hại về tài chính cho công ty, thì còn đó những lỗi nhỏ nhặt như chênh lệch, sai số có khả năng chiếm tỉ lệ không nhỏ trong thời gian làm việc của một kế toán viên. Có thể kể đến như: không minh bạch trong các khoản thu của khách hàng, trong kiểm kê hàng tồn kho, xử lý thuế giá trị gia tăng được khấu trừ,… Tất cả đều xuất phát từ yếu tố con người. Và để xử lý triệt để những vấn đề này, cần có sự giám sát, kiểm tra thường xuyên từ ban giám đốc đến mỗi trưởng phòng kế toán. Việc kiểm tra này nên được thực hiện có chu kỳ thường xuyên chứ không phải chờ đến khi thanh tra thuế, hoặc quyết toán cuối năm, tạo nên sự dồn ứ trách nhiệm nếu có các vấn đề phát sinh. Đồng thời, mỗi công ty cũng nên chú ý đến quyền lợi của các kế toán viên để đảm bảo tâm lý làm việc có trách nhiệm, cống hiến được khả năng của mình cho công ty. Bản thân mỗi kế toán viên cũng phải tự ý thức được tầm quan trọng của mình với công ty, từ đó xây dựng trách nhiệm, phân chia công việc phù hợp với mình để phối hợp với các đồng nghiệp khác trong quá trình làm việc. Ngoài ra, việc sao lưu dữ liệu khi làm việc cũng hết sức quan trọng. Hiện nay có rất nhiều ứng dụng đám mây giúp cho kế toán viên không lo bị đánh mất dữ liệu, nhưng đòi hỏi phải có sự cập nhật liên tục.

Nghề kế toán mang trong mình những đặc thù riêng, những khó khăn riêng mà những người ngoài ngành khó có thể hiểu được. Ngoài yếu tố cơ sở vật chất, mỗi kế toán viên cần tự mình cải thiện yếu tố con người, rèn luyện những kĩ năng cần thiết, những thói quen có lợi để tăng tối đa hiệu quả công việc đồng thời giảm thiểu hết mức những sai sót không đáng có, góp phần vào sự phát triển của công ty.