VIỆC TRÌNH BÀY & DIỄN ĐẠT BAO GỒM BAO NHIÊU PHẦN?

Khi cần diễn đạt, bạn không chỉ đơn thuần là thể hiện thật tốt và suôn sẻ phần trình bày của mình mà toàn bộ quá trình này bao gồm 3 phần: chuẩn bị - diễn thuyết để cung cấp thông tin đến người nghe – theo dõi và đón nhận phản hồi.

Ở phần chuẩn bị, bạn cần dành thời gian nghiên cứu chủ đề mình sẽ trình bày, phác thảo thông tin trên giấy hoặc sử dụng các công cụ hỗ trợ việc diễn đạt như PowerPoint, Prezi, Powtoon, ... Bạn cũng cần phải chuẩn bị trước những yếu tố hỗ trợ khác như không gian phòng họp/nơi thảo luận, máy chiếu (nếu cần), âm thanh, máy tính cá nhân và các thiết bị kết nối khác. Điều quan trọng nhất ở khâu chuẩn bị chính là việc bạn nên luyện tập thật nhiều lần để có được sự tự tin và trôi chảy nhất khi bắt đầu bước vào phần diễn đạt của mình.

Mặc dù nghe có vẻ đơn giản nhưng quá trình chuẩn bị của bạn sẽ đòi hỏi bạn làm tốt những điều sau:

• Nghiên cứu thông tin liên quan thật cẩn thận
• Thể hiện các biểu đồ và hình hoạ mô tả được dữ liệu trong bài thuyết trình
• Tìm hiểu trước về người tham gia lắng nghe buổi thuyết trình để có phần diễn đạt phù hợp
• Chia phần thuyết trình thành các đề mục nhỏ và có khoảng nghỉ hợp lý
• Chèn những ví dụ thuyết phục và câu chuyện mô tả sinh động để thu hút người lắng nghe
• Chuẩn bị trước bản in của bài thuyết trình mà không bị lẫn phần ghi chú cá nhân

Cung cấp thông tin đến người nghe là phần đòi hỏi nhiều kỹ năng liên quan sau:

• Có phần mở đầu thu hút sự chú ý
• Cung cấp được phần tóm tắt ý chính của toàn bộ buổi thuyết trình
• Sử dụng ngôn ngữ cơ thể và giao tiếp bằng mắt để truyền tải năng lượng và thể hiện sự tự tin
• Biết ngừng lại một chút ở những phần quan trọng
• Điều tiết giọng nói khi cần nhấn mạnh ý
• Dẫn dắt rõ ràng, rành mạch
• Pha chút hóm hỉnh và hài hước trong quá trình diễn đạt
• Trình bày với nhiều nhiệt huyết và minh hoạ sống động
• Biết tóm gọn lại một lần nữa bài thuyết trình ở phần cuối trước khi kết thúc
• Xử lý và dẫn dắt các câu hỏi từ người nghe để làm rõ các ý đã trình bày hơn

Theo dõi và đón nhận phản hồi là phần kết quan trọng của buổi thuyết trình, nhằm cho phép bạn duy trì kết nối với người nghe bằng cách thảo luận sâu hơn, thu thập và phân tích nhận xét từ họ. Bạn có thể sử dụng các biểu mẫu đơn giản trên giấy hoặc dưới hình thức điện tử để lưu giữ thông tin người tham dự và tiếp tục giữ mối quan hệ với họ cho nhiều sự kiện khác trong tương lai.

NHỮNG VỊ TRÍ VÀ NGÀNH NGHỀ PHỔ BIẾN DÀNH CHO NGƯỜI CÓ KỸ NĂNG DIỄN ĐẠT TỐT

Phát thanh/Truyền hình

Nghề phát thanh viên trên sóng radio hoặc dẫn chương trình trên truyền hình đòi hỏi yêu cầu cao về khả năng ngôn ngữ linh hoạt, chất giọng biểu cảm và sự diễn đạt thông suốt để có thể cung cấp thông tin một cách dễ cảm nhất đến người nghe/người xem.

Tiếp thị/Bán hàng

Để có thể thuyết phục người mua hàng, nhân viên tiếp thị hoặc bán hàng cần tập luyện trước rất nhiều về thông tin sản phẩm, dịch vụ và đồng thời có kỹ năng diễn đạt trôi chảy như đang trong một buổi thuyết trình tại công ty. Điều này cho thấy sự nghiên cứu kỹ lưỡng về sản phẩm và dịch vụ đang được chào bán nhằm gia tăng mức độ tin cậy của người mua.

Huấn luyện viên

Có nhiều người nghĩ rằng huấn luyện viên chỉ cần giỏi về kỹ năng chuyên môn chứ không cần diễn đạt tốt nhưng đây là quan điểm khá sai lầm. Tương tự như nhân viên tiếp thị hay bán hàng, người huấn luyện viên cũng cần gây dựng lòng tin và duy trì sự gắn bó của người tập (được hiểu như người mua hàng) bằng việc truyền tải thông tin các bài tập (được hiểu như dịch vụ) một cách chuẩn xác và khiến họ có thể cảm nhận dễ dàng và tốt nhất.

Chăm sóc khách hàng

Bên cạnh kỹ năng lắng nghe và tiếp nhận thông tin, khả năng diễn đạt là một yêu cầu quan trọng với nhân viên chăm sóc khách hàng trong quá trình xử lý những khiếu nại hoặc gia tăng sự gắn bó của khách hàng khi sử dụng sản phẩm hoặc dịch vụ. Nếu nói vấp váp, không rõ ràng & suôn sẻ, nhân viên chăm sóc khách hàng có khả năng sẽ làm khách hàng cảm thấy mất lòng tin và bị đánh giá là thiếu chuyên nghiệp.

Tổ chức sự kiện

Trước khi bắt tay vào việc chuẩn bị rất nhiều thứ liên quan đến việc vận hành và sản xuất trang thiết bị phục vụ cho một sự kiện, người làm trong ngành này cần có kỹ năng điễn đạt thật tốt những ý tưởng đến khách hàng nhằm minh hoạ rõ nét những giai đoạn và quá trình một sự kiện sẽ diễn ra như thế nào bởi lẽ những sai sót xảy ra trong sự kiện ở thời gian thực (real-time) sẽ rất khó để sửa chữa hay biện minh.

Giảng viên/Giáo viên

Là một giảng viên hay giáo viên, để khiến cho các bài học trở nên sinh động, khả năng diễn đạt đầy cảm xúc, giàu năng lượng sẽ là một lợi thế rất lớn và giúp thu hút học sinh, sinh viên trong tiết học hơn rất nhiều.

Nhân viên phòng nhân sự

Phòng nhân sự luôn là cầu nối giữa ban lãnh đạo và nhân viên nhằm giải quyết nhiều khúc mắc và các vấn đề phát sinh nội bộ. Để dẫn dắt nhiều tình huống khác nhau, nhân viên phòng nhân sự trước hết cần là người có thể diễn đạt tốt, trôi chảy và thuyết phục để hoá giải những mâu thuẫn hoặc rắc rối giữa các bên.

Phiên dịch viên

Bên cạnh khả năng cung cấp thông tin dữ liệu thật nhanh và chính xác, phiên dịch viên còn được yêu cầu sử dụng tốt kỹ năng diễn đạt để khiến buổi nói chuyện không chỉ đơn giản là những câu dịch xuôi và ngược khô cứng mà còn phải biểu lộ được cảm xúc của người nói trong đó.

Luật sư

Với một nghề nghiệp đòi hỏi nhiều khả năng phân tích logic và xử lý tình huống, luật sư chắc chắn phải là một người có thể diễn đạt tốt cũng như truyền tải nhiều năng lượng tích cực để có thể thuyết phục được những lý lẽ mà mình đưa ra.