Nếu bạn nhận được email phỏng vấn từ nhà tuyển dụng, việc trả lời một cách nhanh chóng và chuyện nghiệp là điều rất quan trọng. Một người trả lời email tuyển dụng thông minh sẽ dễ dàng gây ấn tượng với nhà tuyển dụng. Vậy, trả lời email phỏng vấn thế nào là “chuẩn”?

1. Thời gian gửi thư

Thời gian để gửi email xác nhận phỏng vấn thích hợp nhất là ngay sau khi nhận được thư mời hoặc cuộc gọi mời phỏng vấn. Nếu sau đó bạn bận chưa trả lời được thì hãy nhớ trả lời càng sớm càng tốt. Đặc biệt sau khi gửi CV, bạn cần liên tục kiểm tra email xem có nhận được thư mời phỏng vấn không nhé. Rất nhiều người đã lỡ cơ hội phỏng vấn vì “tội” không check mail đó!
 

2. Cấu trúc thư xác nhận phỏng vấn

– Tiêu đề

Phần tiêu đề này sẽ ghi tên công việc ứng tuyển và tên của bạn. Ví dụ: THƯ XÁC NHẬN PHỎNG VẤN VỊ TRÍ MARKETING – NGUYỄN MINH TRANG

Cách viết tiêu đề thế này vô cùng mạch lạc và rõ ràng. Nhà tuyển dụng sẽ rất bận rộn với vô số email nên viết tiêu đề rõ ràng chắc chắn giúp việc kiểm tra, sắp xếp phỏng vấn thuận tiện hơn. Nếu ngay từ phần này bạn đã không làm được thì khả năng mất điểm là khá cao

– Lời chào trang trọng

Đừng chỉ nhấn nút trả lời và đi thẳng vào. Trước khi đến “màn” trả lời, bạn còn phải trải qua “màn” thưa gửi chào hỏi. Hãy mở đầu bằng lời chào trân trọng và thân thiện đến người gửi email phỏng vấn. Nếu biết rõ tên của người gửi email, hãy thêm trực tiếp vào. Ví dụ: Kính gửi phòng tuyển dụng công ty ABC, Chào chị Hương, Dear chị Mai.. Nói chung tùy vào từng hoàn cảnh mà có cách mở đầu phù hợp.
 

– Lý do viết thư

Đề cập đến lý do viết thư là điều chắc chắn phải có. Phần này hãy trình bày trực tiếp vào vấn đề, không lòng vòng. Cảm ơn và xác nhận lịch hẹn phỏng vấn ngay các bạn nhé. Nếu nhà tuyển dụng yêu cầu bạn lựa chọn thời gian phỏng vấn thì cần chọn và nêu rõ thời gian.

Một số gợi ý cho bạn: ” Cảm ơn vì cơ hội phỏng vấn..” , ” Tôi viết thư này nhằm xác nhận lịch hẹn phỏng vấn vào… ”

– Những yêu cầu/ câu hỏi thêm ( nếu có)

Nếu thắc mắc về cuộc phỏng vấn, bạn có thể hỏi luôn trong email trả lời. Những vấn đề liên quan đến giấy tờ cần cho buổi phỏng vấn là điều bạn nên hỏi. Tuy nhiên, nếu không có, hãy bỏ qua phần này để đến với lời cảm ơn ở dưới.
 

– Lời cảm ơn

Luôn đảm bảo rằng thư trả lời phỏng vấn của bạn có lời cảm ơn. Nếu ở trên bạn đã viết rồi thì không sao nhưng nếu chưa thì đừng quên. Ở phần này ngoài lời cảm ơn, bạn có thể kèm theo lời hứa sẽ đến đúng giờ. Ví dụ: ” Em cảm ơn và sẽ đến phỏng vấn đúng giờ ạ”. Hoặc nếu muốn trang trọng có thể kết bằng vài từ sau: “trân trọng” , “thân mến”

3. Lưu ý khi trả lời email phỏng vấn

– Bắt buộc phải viết tiêu đề. Nếu không có tiêu đề, rất nhiều nhà tuyển dụng sẽ tưởng đó là tin rác và không đọc.

– Nên có chữ kí cuối mail. Chữ kí có thể ghi tên trường bạn đang học ( nếu có), địa chỉ, số điện thoại và email. Trong trường hợp có bất kì vấn đề gì phát sinh, chắc chắn nhà tuyển dụng sẽ gọi điện thoại trực tiếp cho bạn. Vì vậy, phần chữ kí cuối có địa chỉ, SĐT là vô cùng cần thiết.

– Viết thư trả lời rõ ràng, mạch lạc tránh dài dòng nhưng vẫn phải đầy đủ các phần ở trên.
 

4. Mẫu thư xác nhận phỏng vấn

Tiêu đề: THƯ XÁC NHẬN PHỎNG VẤN VỊ TRÍ KẾ TOÁN – NGUYỄN THƯ LINH

Kính gửi: Bộ phận tuyển dụng công ty ABC

Cảm ơn quý công ty đã dành cho tôi cơ hội phỏng vấn vị trí kế toán. Tôi xin xác nhận lại lịch phỏng vấn vào lúc 14h ngày Thứ 4( 8/1) tại văn phòng công ty. Xin vui lòng cho tôi biết nếu công ty cần bất kì tài liệu nào trước và trong buổi phỏng vấn.

Xin cảm ơn,

Thư Linh

___________________________

SĐT: ....................

Gmail: ..................