Bạn nghĩ với một bản CV tuyệt vời sẽ đủ tiêu chuẩn hấp dẫn và có ngay cuộc gọi phỏng vấn từ nhà tuyển dụng? Tuy nhiên bạn đã quên đi một thứ mà đôi khi được xem là quan trọng nhất trong bộ hồ sơ dự tuyển là Cover Letter (đơn xin việc) vì có lẽ nhà tuyển dụng sẽ đọc qua nó đầu tiên trước khi tiến sâu hơn đến bản CV (bản sơ yếu lý lịch) và các giấy tờ còn lại. Vậy tóm tắt Cover letter như thế nào để vừa ngắn gọn lại vừa thể hiện đầy đủ nội dung? Thì dưới đây sẽ là câu trả lời cho bạn.

1. Lời chào đầu thư

Bạn cần phải có lời chào ở đầu thư. Cách viết lời chào ở đầu thư phụ thuộc vào những thông tin bạn có về công ty đó.

Nếu bạn biết tên của nhà tuyển dụng, lời chào của bạn có thể là: Dear (tên của nhà tuyển dụng) tiếp theo là một dấu phẩy. Hãy chắc chắn về đối tượng nhận thư xin việc của bạn để thêm các tiêu đề thích hợp như (Mr., Ms., Dr.)

Nếu bạn không biết tên của nhà tuyển dụng, bạn có thể đề “Dear Hiring Manager,”, “Dear Recruiting Team,” hay “Dear (tên công ty)”. Hoặc bạn có thể lựa chọn phương án viết “To whom it may concern”, tuy nhiên chúng tôi khuyên bạn nên tránh lời chào này, nó gây cảm giác như một lá thư mẫu.

2. Cách viết đoạn đầu tiên

Đoạn đầu của Cover Letter là nơi để bạn đề cập tới công việc mà bạn đang ứng tuyển, và bạn đã tìm đến công việc này như thế nào. Bạn chỉ cần trình bày trong 1-2 câu.

Ví dụ: “ I am writing to you with regards to the position within your company for Sale executive.” “ Tôi đang viết thư cho ngài nhằm bày tỏ sự quan tâm đến vị trí chuyên viên Sales trong công ty của ngài.”

3. Phần nội dung chính của thư

Hầu hết Cover Letter chỉ gồm 1- 2 đoạn cơ bản, bạn không nên khiến nhà tuyển dụng mất thời gian để đọc một lá thư xin việc quá dài. Cố gắng trả lời những câu hỏi sau trong đoạn chính:

– Lý do tại sao tôi nghĩ mình là ứng viên đủ tiêu chuẩn cho vị trí này?

– Những kinh nghiệm nào tôi có phù hợp với yêu cầu công việc của vị trí này?

– Tại sao tôi muốn làm việc cho công ty bạn?

Note: Hầu hết một người đều mắc một sai lầm đó là liệt kê quá nhiều công việc trong thư. Thực chất điều này mang tính chất kể lể chứ không gây được ấn tượng với nhà tuyển dụng. Nhà tuyển dụng có thể đánh giá cao các ứng viên chưa nhiều kinh nghiệm nhưng hiểu sâu sắc những công việc họ đã làm và làm việc có hiệu quả. Để tạo điểm nhấn cho cover letter của bạn, có một tip nho nhỏ đó chính là việc thêm các con số để diễn tả những gì bạn đã đạt được.

Dưới đây là trích đoạn trong cover letter của một bạn:

“I was a key member of English Club of xx University. I organized activities, contests and events for students to improve English. I planned and managed PR activities with variety of communications channels including website, forum, posters, banner, leaflet etc to strengthen the relationship with students interested in English and draw large audiences to the club’s events.”

Tôi là một thành viên chính của câu lạc bộ tiếng Anh của đại học XX. Tôi tổ chức hoạt động, cuộc thi và sự kiện cho sinh viên nhằm nâng cao trình độ tiếng Anh. Tôi lập kế hoạch và quản lý các hoạt động Pr với rất nhiều phương tiện truyền thông như website, diễn đàn, áp phích quảng cáo, banner, tờ rơi… nhằm tăng cường mối liên hệ với những bạn sinh viên có quan tâm tiếng Anh và thu hút lượng lớn thính giả tới sự kiện của câu lạc bộ.

Bạn có thể đối chiếu với cách viết khác:

“I was the key member of one of the key clubs in xx University. I organized activities, contests and events for students to improve English. The most outstanding events organized is Public speaking challenge attracted 1000 contestants from all universities of Hanoi, 3 rounds of contest, and an audience of 5000 people in the finale.”

Tôi là thành viên chính của một trong những câu lạc bộ lớn tại đại học XX. Tôi tổ chức các hoạt động, cuộc thi và sự kiện cho các sinh viên nhằm nâng cao trình độ tiếng Anh. Event nổi bật nhất là Cuộc thi thử thách nói trước công chúng đã thu hút 1000 ứng viên tham gia từ khắp các trường đại học trên địa bàn thành phố Hà Nội với 3 vòng thi và có 5000 khán giả trong vòng cuối.

Cách viết nào gây ấn tượng hơn? Rõ ràng là cách viết thứ 2 nêu bật được khả năng của bạn bằng những con số chứ không phải dòng liệt kê chung chung như bản thứ nhất.

4. Cách viết đoạn cuối thư

Đây là nơi bạn tóm lại vấn đề và thảo luận về bạn sẽ làm những gì tiếp theo để ứng tuyển vào vị trí này. Cần bao gồm các nội dung: Nhắc lại trong một câu về lí do vì sao bạn là ứng viên phù hợp cho vị trí tuyển dụng này.

Thảo luận về những gì bạn sẽ làm tiếp theo, ví dụ như bạn mong muốn được phỏng vấn cho vị trí này để có thể thảo luận nhiều hơn về kĩ năng và kinh nghiệm của bạn.

Cung cấp thông tin liên lạc của bạn, bao gồm địa chỉ email và số điện thoại, để nhà tuyển dụng có thể dễ dàng liên lạc với bạn.

Đề cập tới bản Sơ yếu lý lịch CV hoặc các tài liệu tham khảo mà bạn có đính kèm trong thư (nếu có).

Cảm ơn người đã dành thời gian cho bạn.

Ví dụ: “In closing, I am thrilled at the possibility of learning to become content marketer at Y and would love the opportunity to meet you and discuss the value that I can bring to the company. Thank in advance for your time and consideration, and I sincerely look forward to the meeting with you.”

Cuối cùng, tôi rất vui mừng vì cơ hội được học hỏi để trở thành một chuyên viên nội dung tại Y và muốn có cơ hội được gặp riêng cùng anh/chị thảo luận về giá trị tôi có thể mang lại cho công ty. Cảm ơn trước vì đã dành thời gian đọc CV và cân nhắc và tôi rất mong được gặp anh/chị.

5. Cách viết kết thúc Cover Letter

Để kết thúc thư, bạn có thể viết “Best Regards” hay “Sincerely” đó là những cách phổ biến. Ngoài ra, vì bạn không thể kí tên vào email nên phần cuối thư bạn có thể gõ tên đầy đủ của bạn thay cho chữ kí.