Xử lý hội chứng: lúc nào cũng check mail, lúc nào cũng check tin nhắn trong giờ làm việc
Ngày đăng tin: 23/02/2024 09:22
Check và trả lời email, tin nhắn - một công việc tưởng chừng đơn giản lại mang tới mối đe dọa nguy hiểm cho sức khỏe cũng như tâm lý của người đi làm. Hãy cùng tìm hiểu về tác hại và giải pháp cho hội chứng này trong bài biết dưới đây.
Tác hại của việc kiểm tra email, tin nhắn liên tục
Theo nghiên cứu được công bố gần đây tại Học viện Quản lý của Mỹ, thói quen theo dõi email công việc 24/7 có thể gây ảnh hưởng tiêu cực đến sức khỏe tâm thần và hạnh phúc của nhân viên cũng như đối tác của họ.
Các nhà nghiên cứu đã khảo sát 142 người làm việc toàn thời gian, cũng như người thân của họ, về những mục tiêu và kế hoạch của công ty về truyền thông điện tử. Các cá nhân cho biết họ cảm thấy có nghĩa vụ kiểm tra email đầy đủ kể cả ngoài giờ làm việc quy định. Việc đơn giản là chỉ cần chắc chắn rằng nếu sếp gửi email để hỏi hoặc giao nhiệm vụ vào bất kỳ giờ nào đều có thể trả lời và điều này đã khiến mọi người không được thư giãn khỏi công việc như đáng lẽ phải có, thậm chí ngay cả lúc đang đi chơi, đi ăn, nghỉ ngơi cuối tuần hay du lịch cùng gia đình thì đó vẫn là việc họ luôn phải làm.
Hơn nữa, ảnh hưởng không dừng lại ở
nhân viên mà còn ở các đối tác, người luôn được mong chờ trả lời trực tuyến ngay sau khi nhận được email cũng cho hay trao đổi công việc ngoài giờ hành chính đã giảm bớt sự hài lòng về công việc cũng như mối quan hệ hợp tác.
Theo Phó Giáo sư chuyên ngành quản lý tại Đại học Lehigh Liuba Belkin, đồng tác giả của nghiên cứu, kết quả này cũng có thể sẽ thay đổi hoàn toàn cách thức các doanh nghiệp tiếp cận mục tiêu công nghệ. Ông nói thêm: “Các tổ chức hay công ty có thể hạn chế việc bật các ứng dụng hộp thư điện tử cả ngày cho nhân viên hoặc cài đặt chế độ chọn lọc email một cách phù hợp hơn, thiết lập lịch rõ ràng để nhiều nhân viên khác sẽ thay nhau sẵn sàng trả lời từ đó sẽ tránh được tình trạng quá căng thẳng vì phải xử lý email liên tục”.
Một nghiên cứu khác của Tiến sỹ tâm lý học Richard MacKinnon bổ sung thêm cuộc sống hiện tại khiến cho chúng ta hình thành những thói quen công việc dễ gây ảnh hưởng đến cảm xúc của chính mình, đặc biệt những thói quen như kiểm tra email, đọc tin nhắn liên tục luôn tạo ra những tác hại đối với con người nhưng không một ai để ý đến điều này. Theo kết quả khảo sát, 62% số người trong tổng 2.000 tình nguyện viên được hỏi đều nói rằng họ mở ứng dụng hộp thư điện tử của mình liên tục trong ngày. Những người này đều có triệu chứng căng thẳng về tâm lý mỗi khi tiếp xúc với email. Ngoài ra, những người làm việc ở vị trí quản lý có nguy cơ bị stress cao hơn những người khác.
Lên lịch trả lời email
Việc trả lời email ngay tức khắc sẽ khiến bạn mất tập trung làm các bản báo cáo, nghĩ ý tưởng. Mỗi ngày làm việc, bạn chỉ nên kiểm tra và trả lời email khoảng 4-6 lần. Bạn có thể đặt ra thời gian trả lời mail cố định (9 giờ sáng, 11 giờ sáng, 3 giờ chiều, 5 giờ chiều) hoặc trả lời email mỗi hai tiếng một lần. Sau khi bạn giải quyết xong các email đó, hãy thoát khỏi hộp thư để không bị email mới làm phiền trong lúc tập trung làm các việc khác. Nếu đồng nghiệp hay đối tác có việc gấp cần sự hỗ trợ của bạn thì họ sẽ nhắn tin, gọi điện thoại ngay thôi.
Tìm ra khung “giờ vàng” của bản thân
Mỗi người sẽ có một khung thời gian làm việc hiệu quả hơn hẳn các khung giờ khác. Có người tập trung tốt nhất vào buổi sáng, có người là tầm 3-4 giờ chiều; lại có người thấy mình tỉnh táo nhất khi làm việc vào giờ ăn trưa trong văn phòng yên tĩnh. Hãy quan sát hiệu quả làm việc của bản thân vào từng khung giờ khác nhau trong ngày để tìm ra “giờ vàng” của mình. Sau đó bạn hãy cố gắng gạt bỏ hoạt động kiểm tra email, tin nhắn và sắp xếp làm những việc cần sự tập trung, tỉnh táo, sáng tạo nhất vào khung giờ này.
Cải thiện tình trạng quá tải bằng thiền định
Phó Giáo sư Belkin khuyến khích các bài tập về thiền định, để chống lo âu liên quan đến công việc. Ông nói: “Thiền đã được chứng minh là một cách tiếp cận hiệu quả để giảm sự lo lắng và ảnh hưởng tiêu cực liên quan đến công việc, giúp hình thành thói quen tập trung tư tưởng để làm đúng những gì mà chúng ta muốn làm và đang làm. Mặc dù nhân viên không thể kiểm soát được lượng email đến hàng ngày, nhưng thiền sẽ giúp nhân viên kiểm soát được sức khỏe và hành động của bản thân”.
Do vậy, người tập thiền đúng phương pháp sẽ cảm thấy có sự thay đổi trong sức khỏe, chỉ cần 20-30 phút ngồi khoanh chân, tĩnh tâm, hít thở đều đặn và tinh thần thật sự thoải mái là bạn cũng có thể bắt đầu với bộ môn này.
Hy vọng những chia sẻ từ bài viết trên sẽ giúp bạn cải thiện thói quen kiểm tra email và tin nhắn quá thường xuyên. Từ đó cải thiện sức tập trung và nâng cao kết quả công việc.