Xin việc làm Thư ký kinh doanh cần đáp ứng được các yêu cầu gì?
Ngày đăng tin: 29/11/2021 11:09
Để quản lý hiệu quả toàn bộ phận kinh doanh có quy mô lớn, cơ cấu phức tạp thì Trưởng phòng hoặc Giám đốc kinh doanh sẽ cần có sự hỗ trợ của Thư ký kinh doanh tài năng. Không giống như những vai trò hỗ trợ khác, Thư ký kinh doanh là người vừa có năng lực chuyên môn về kinh doanh, vừa thành thạo kỹ năng hành chính.
Thư ký kinh doanh là một vị trí hỗ trợ nhưng rất "đa năng" - bạn sẽ vừa hỗ trợ quản lý và các nhân viên trong bộ phận với các nhiệm vụ hành chính như soạn thảo hợp đồng, lập báo cáo, lên lịch họp, trả lời email... lại vừa tiếp xúc và hỗ trợ khách hàng. Thư ký kinh doanh giúp nhịp độ công việc của bộ phận kinh doanh được duy trì và đạt hiệu suất cao nhất, do đó mà những yêu cầu với vai trò cũng không đơn giản.
Yêu cầu công việc của Thư ký kinh doanh
I. Yêu cầu về bằng cấp với Thư ký kinh doanh
Dù không mang tính quyết định khả năng trúng tuyển nhưng bằng cấp vẫn là một trong những yếu tố quan trọng để nhà tuyển dụng đánh giá năng lực ứng viên vị trí Thư ký kinh doanh. Đa phần, nhà tuyển dụng sẽ yêu cầu bạn có bằng cấp từ Trung cấp trở lên, các chuyên ngành Quản trị kinh doanh, Marketing, Ngoại ngữ, Khoa học Xã hội, Xuất nhập khẩu, Kinh tế, Thương mại... là phù hợp nhất nhưng trái ngành cũng có thể được chấp nhận nếu bạn có kinh nghiệm và kỹ năng bù lại.
Mặt khác, bạn cũng hoàn toàn có thể chuyển hướng sang vai trò Thư ký kinh doanh nếu đã từng làm việc trong các lĩnh vực liên quan. Chẳng hạn như thư ký, lễ tân hay trợ lý giám đốc đều là những nghề có yêu cầu kinh nghiệm khá tương đồng với Thư ký kinh doanh.
II. Bộ kỹ năng dành cho Thư ký kinh doanh chuyên nghiệp
1. Kỹ năng chuyên môn
Để hoàn thành tốt nhiệm vụ của một Thư ký kinh doanh, bạn cần phải thành thạo rất nhiều kỹ năng chuyên môn khác nhau. Trong đó, chăm sóc khách hàng, giao tiếp qua điện thoại và tạo đề xuất kinh doanh (business proposal) lần lượt là những kỹ năng cứng được cho là quan trọng nhất.
Cụ thể, về mặt dịch vụ chăm sóc khách hàng, ngoài nhiệm vụ tạo hồ sơ, nhập dữ liệu, xử lý yêu cầu của khách hàng và trả lời email, bạn sẽ phải trực tiếp liên lạc với phía đối tác khi cần thiết để giải đáp những thắc mắc, yêu cầu của họ.
Mặt khác, kỹ năng giao tiếp qua điện thoại tốt sẽ giúp bạn dễ dàng trả lời và điều hướng các cuộc gọi không chỉ với khách hàng mà cả trong quá trình trao đổi với đồng nghiệp, cấp trên.
2. Kỹ năng mềm
2.1. Kỹ năng giao tiếp
Khả năng nắm bắt và truyền đạt thông tin với những người xung quanh chính là yêu cầu đầu tiên nếu bạn muốn theo đuổi vị trí công việc này. Đối với bất kỳ khách hàng hay đối tác kinh doanh nào, cảm giác được hiểu và tôn trọng sẽ mang đến cái nhìn đầy thiện cảm cho họ. Không chỉ thế, đây còn là cách tốt nhất để nâng cao uy tín cá nhân, khiến cấp trên trọng dụng bạn lâu dài.
2.2. Trí tò mò và khả năng nghiên cứu
Một Thư ký kinh doanh có trí tò mò và khả năng nghiên cứu bẩm sinh sẽ mang lại lợi ích rất lớn cho người quản lý theo nhiều cách khác nhau. Đối với nhà tuyển dụng, ứng viên sáng giá nhất chính là người luôn cập nhật thông tin chuyên ngành, không ngừng tò mò và đổi mới bản thân. Bằng cách này, bạn sẽ trở thành cánh tay phải cho cấp trên, thúc đẩy công ty đạt được nhiều mục tiêu lâu dài.
2.3. Kỹ năng quan sát, sắp xếp công việc phù hợp
Là một Thư ký kinh doanh, bạn sẽ không chỉ cần hoàn thành nhiệm vụ được giao mà còn phải chủ động hỗ trợ cho người quản lý nên khả năng quan sát và sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên chính là đòi hỏi quan trọng. Bạn càng có kỹ năng quan sát tốt thì hiệu quả công việc sẽ càng cao.
Thư ký kinh doanh không thể thiếu những kỹ năng mềm
2.4. Kỹ năng lắng nghe chủ động
Lắng nghe chủ động chính là cách học hỏi và phát triển bản thân tốt nhất. Một Thư ký kinh doanh nhạy bén sẽ luôn chủ động lắng nghe và mạnh dạn đưa ra nhiều câu hỏi để nâng cao sự hiểu biết của họ.
Một khi đã nắm rõ tầm nhìn và chiến lược đằng sau mọi động thái mà cấp trên thực hiện, bạn sẽ dễ dàng hơn trong việc điều phối, sắp xếp công việc. Đây chính là chìa khóa quan trọng để nâng cao hiệu quả làm việc của bản thân.
2.5. Kỹ năng quản lý thời gian, dự án
Làm chủ kỹ năng quản lý thời gian và quản lý dự án sẽ giúp bạn sắp xếp tốt công việc cũng như đảm bảo mọi việc diễn ra đúng tiến độ. Nếu ngay từ những việc đơn giản như lên lịch họp, soạn thảo hợp đồng, giải đáp thắc mắc của khách hàng, v.v. đã được hoàn thành tốt, bạn sẽ có nhiều thời gian hơn để góp sức mình vào bức tranh toàn cảnh mà cấp trên đang phải gánh vác. Nói cách khác, từng dự án nhỏ chính là mảnh ghép quan trọng cho mục tiêu lâu dài của toàn công ty.
Có thể thấy, Thư ký kinh doanh là một vị trí với không ít yêu cầu về bằng cấp cũng như kỹ năng. Tuy nhiên, sẽ không quá khó để bạn có thể đáp ứng được những yêu cầu này. Vì vậy, nếu có đam mê và cảm thấy bản thân phù hợp với công việc Thư ký kinh doanh thì đừng ngần ngại theo đuổi ước mơ bạn nhé!