Trọn bộ câu hỏi phỏng vấn ban sự kiện: Cách ghi điểm với nhà tuyển dụng
Ngày đăng tin: 28/09/2025 22:24
Ngành tổ chức sự kiện (Event Organizing) đang phát triển mạnh tại Việt Nam, đòi hỏi khả năng chịu áp lực, giao tiếp tốt, quản lý thời gian và phân công công việc hiệu quả. Vì quy trình tuyển dụng thường khắt khe, việc chuẩn bị sẵn câu trả lời cho các câu hỏi phỏng vấn ban sự kiện sẽ giúp bạn chứng minh năng lực và tăng cơ hội chinh phục vị trí mong muốn. Bài viết này mang đến tổng quan các dạng câu hỏi phổ biến cùng bí quyết ứng biến để bạn tự tin tỏa sáng trong buổi phỏng vấn.
Phỏng vấn ban sự kiện là gì?
Phỏng vấn ban sự kiện là quá trình đánh giá ứng viên cho vị trí trong đội ngũ tổ chức, quản lý và điều hành các hoạt động sự kiện. Công việc này bao gồm toàn bộ các giai đoạn: trước, trong và sau sự kiện.
Phạm vi công việc và trách nhiệm chính:
Lên kế hoạch: Xây dựng ý tưởng, lựa chọn chủ đề, phác thảo kịch bản (timeline) chi tiết, và lập ngân sách.
Điều phối: Đảm bảo mọi hoạt động diễn ra đúng theo kế hoạch, giám sát chặt chẽ quá trình diễn ra sự kiện, và điều phối các bộ phận liên quan như kỹ thuật, hậu cần, MC, và đội ngũ trang trí.
Quản lý hậu cần và tài chính: Liên hệ đối tác, nhà cung cấp, quản lý danh sách khách mời, theo dõi dòng tiền và tránh vượt quá ngân sách dự trù.
Xử lý rủi ro: Dự phòng và ứng biến khi có sự cố bất ngờ như trục trặc kỹ thuật, thay đổi thời tiết, hay khách VIP đến trễ.
Báo cáo: Tổng kết, đánh giá hiệu quả sau sự kiện và rút kinh nghiệm cho những lần sau.
Vì tính chất công việc luôn đòi hỏi sự linh hoạt, điều phối và khả năng đi đến nhiều nơi, tích lũy trải nghiệm, nhà tuyển dụng sẽ tập trung khai thác các kỹ năng cốt lõi thông qua phương pháp phỏng vấn dựa trên năng lực (Competency Based Interviewing – CBI) hoặc câu hỏi tình huống/hành vi (Behavioral Questions).
Phỏng vấn ban sự kiện là gì?
Tổng hợp các câu hỏi phỏng vấn ban sự kiện thường gặp
Các câu hỏi phỏng vấn thường được thiết kế để kiểm tra các kỹ năng chuyên môn và tố chất cần thiết cho công việc tổ chức sự kiện.
Câu hỏi giới thiệu bản thân ấn tượng
Mục đích: Đánh giá phong thái, cách trình bày và khả năng khái quát thông tin liên quan, hữu ích cho vị trí ứng tuyển.
Gợi ý trả lời: Bạn nên gói gọn phần giới thiệu trong tối đa 2 phút và trình bày theo trình tự thời gian: Quá khứ – Hiện tại – Tương lai.
Quá khứ: Tóm tắt trình độ học vấn và kinh nghiệm làm việc (hoặc hoạt động tình nguyện, thực tập) gần đây nhất. Nếu kinh nghiệm còn ít (Fresher), hãy nhấn mạnh những kỹ năng đã học được, ví dụ: học được tính kiên nhẫn, tỉ mỉ, kỹ năng quan sát, và khả năng chịu áp lực cao.
Hiện tại: Nêu rõ mục tiêu sự nghiệp và lý do bạn ứng tuyển vào vị trí này. Hãy nhấn mạnh những kỹ năng bản thân tự tin nhất để chứng tỏ bạn là ứng viên sáng giá.
Tương lai: Thể hiện mong muốn gắn bó lâu dài và cống hiến tại công ty, đồng thời phát triển chuyên môn.
Câu hỏi tình huống về xử lý sự cố trong sự kiện
Mục đích: Kiểm tra kỹ năng xử lý tình huống, giải quyết vấn đề và khả năng giữ bình tĩnh dưới áp lực.
Gợi ý trả lời: Khi trả lời các câu hỏi tình huống (Behavioral Questions), bạn nên sử dụng cấu trúc STAR (Situation, Task, Action, Result) hoặc IPAR (Introduction, Problem, Action, Result) để câu trả lời có hệ thống, chi tiết và có bằng chứng cụ thể.
Ví dụ câu hỏi: “Bạn đã bao giờ gặp phải sự cố kỹ thuật trong một sự kiện chưa? Bạn đã xử lý như thế nào?”
Tình huống (S/I): Mô tả sự cố cụ thể đã gặp, ví dụ: hệ thống chiếu hình báo lỗi đen màn hình ngay trước giờ diễn ra hội thảo quan trọng.
Nhiệm vụ (T/P): Nhiệm vụ là phải giữ bình tĩnh, không để sự cố ảnh hưởng đến tiến độ và chất lượng chương trình.
Hành động (A): Nêu rõ hành động đã thực hiện, ví dụ: Giữ bình tĩnh, chuyển sang dùng máy chiếu phụ có sẵn. Song song đó, nhờ kỹ thuật viên xử lý nhanh chóng vấn đề chính.
Kết quả (R): Sự cố được khắc phục nhanh chóng và không ảnh hưởng đến chất lượng sự kiện.
Ứng xử khéo léo khi gặp sự cố trong sự kiện
Câu hỏi kiểm tra kỹ năng tổ chức – lập kế hoạch
Mục đích: Đánh giá khả năng phân chia dự án, đặt mục tiêu, và thiết lập quy trình làm việc khoa học.
Ví dụ câu hỏi: “Giả sử bạn phải lập kế hoạch tổ chức sự kiện cho một công ty có 100 người tham gia, bạn tiến hành các bước như thế nào?”
Gợi ý trả lời: Việc viết kịch bản và kế hoạch tổ chức sự kiện đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng. Các bước cơ bản bao gồm:
Xác định mục tiêu & Yêu cầu: Thảo luận, thu thập yêu cầu cụ thể của khách hàng/công ty (mục đích, loại hình sự kiện, đối tượng tham gia).
Ngân sách & Địa điểm: Ước tính ngân sách cần thiết và đề xuất ít nhất 2 địa điểm phù hợp (căn cứ vào số lượng khách mời, khả năng chi trả, vị trí địa lý).
Lên ý tưởng & Timeline: Phác thảo ý tưởng chủ đề, xây dựng kịch bản chương trình chi tiết (agenda sự kiện), và lập lộ trình (timeline) công việc cụ thể, đảm bảo mọi thứ diễn ra đúng kế hoạch.
Phân công & Dự phòng: Thiết lập ban tổ chức, phân công trách nhiệm cho từng thành viên, và chuẩn bị các phương án ứng phó rủi ro.
Câu hỏi đánh giá tinh thần teamwork – deadline
Mục đích: Kiểm tra khả năng phối hợp nhóm và quản lý thời gian/áp lực công việc.
Ví dụ câu hỏi: “Là một nhân viên tổ chức sự kiện, bạn nghĩ làm việc nhóm hay làm việc độc lập quan trọng hơn?”
Gợi ý trả lời:
Nhấn mạnh Teamwork: Tổ chức sự kiện là công việc của cả một tập thể, yêu cầu sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bên (âm thanh, ánh sáng, hậu cần, truyền thông…). Làm việc nhóm giúp kết hợp những ý tưởng sáng tạo và kinh nghiệm tốt nhất để hoàn thành công việc hiệu quả hơn.
Khẳng định Tinh thần Deadline: Kỹ năng quản lý thời gian chặt chẽ là yếu tố quan trọng vì công việc tổ chức sự kiện luôn đi kèm nhiều “Deadline”. Nếu không quản lý tốt, các công việc có thể không hoàn thành đúng thời hạn, ảnh hưởng đến kết quả chung.
Câu hỏi đánh giá tinh thần teamwork để kiểm tra khả năng phối hợp nhóm
Câu hỏi về lý do chọn ban sự kiện thay vì ban khác
Mục đích: Đánh giá động lực và sự hiểu biết của ứng viên về ngành nghề.
Gợi ý trả lời:
Tính linh hoạt & trải nghiệm: Thể hiện niềm yêu thích công việc linh hoạt, có điều phối, không thích “ngồi bàn giấy” cả ngày, và mong muốn có nhiều trải nghiệm/đi đến nhiều nơi.
Giá trị mang lại: Nhấn mạnh rằng tổ chức sự kiện phục vụ cho các lĩnh vực Marketing và PR, giúp xây dựng, quảng bá hình ảnh/thương hiệu cho công ty.
Phát triển cá nhân: Ngành này giúp tạo được mối quan hệ rộng rãi, nâng cao kỹ năng giải quyết tình huống và tính toán rủi ro.
Một số câu hỏi “mẹo” và cách ứng biến khéo léo
Trong phỏng vấn, nhà tuyển dụng thường đưa ra các câu hỏi hành vi hoặc tình huống để xem cách bạn xử lý khủng hoảng và duy trì sự điềm tĩnh.
Bạn sẽ làm gì nếu team bạn bị thiếu người đúng ngày sự kiện?
Mục đích: Kiểm tra khả năng ứng biến linh hoạt, sự điềm tĩnh và kỹ năng quản lý nhân sự.
Cách ứng biến: Thể hiện khả năng giữ bình tĩnh và hành động có hệ thống.
Đánh giá: Bình tĩnh đánh giá mức độ ảnh hưởng của việc thiếu người đối với tiến độ và chất lượng chương trình.
Huy động nội bộ: Nhanh chóng phân công lại nhiệm vụ, huy động nhân sự dự phòng (nếu có) hoặc các thành viên khác để ứng cứu khắc phục sự cố, tập trung vào những công việc trọng tâm, quan trọng nhất.
Báo cáo và Điều chỉnh: Báo cáo kịp thời cho lãnh đạo trực tiếp để xin ý kiến chỉ đạo xử lý phù hợp, đồng thời điều chỉnh lại lịch trình chương trình hợp lý để đảm bảo chất lượng sự kiện không bị ảnh hưởng.
Xử lý tình huống thiếu nhân sự ngay trong ngày sự kiện
Nếu bạn có ý tưởng nhưng leader không đồng tình thì sao?
Mục đích: Đánh giá cách bạn xử lý xung đột với cấp trên, sự tôn trọng và khả năng thuyết phục.
Cách ứng biến: Thể hiện sự chuyên nghiệp và xây dựng:
Phân tích lại: Suy nghĩ lại thật kỹ để xem ý tưởng của bản thân có điểm nào chưa hợp lý, đồng thời xem xét ưu điểm và nhược điểm trong ý tưởng của sếp/leader.
Trao đổi trực tiếp: Nếu vẫn tin rằng ý tưởng của mình không sai, hãy trao đổi trực tiếp với leader một cách thẳng thắn, trình bày rõ ràng về kế hoạch, đưa ra các lợi ích thiết thực.
Tổng hợp: Tiếp nhận những góp ý của leader, kết hợp với những ưu điểm trong kế hoạch của họ để tổng hợp thành một kế hoạch, một ý tưởng tuyệt vời nhất.
Nguyên tắc cốt lõi: Luôn linh hoạt, giữ tinh thần xây dựng, và tránh tranh cãi hoặc nói to tiếng trong cuộc họp.
Bạn từng thất bại khi tổ chức hoạt động nào chưa?
Mục đích: Kiểm tra thái độ trách nhiệm, khả năng rút ra bài học kinh nghiệm và sự thành thật.
Cách ứng biến: Tuyệt đối không nên nói rằng bạn không có điểm yếu hoặc chưa từng thất bại. Thay vào đó, hãy thành thật thừa nhận một sai sót đã xảy ra, mô tả cách khắc phục, và nhấn mạnh bài học rút ra.
Gợi ý trả lời:
Thừa nhận sai sót: Kể về một sai lầm cụ thể, ví dụ: vô tình để lộ thông tin chi phí tổ chức sự kiện cho khách hàng khi chưa được sự đồng ý của cấp trên, khiến khách hàng không hài lòng.
Hành động khắc phục: Chủ động gọi điện xin lỗi khách hàng, đồng thời phối hợp với quản lý để gặp gỡ trực tiếp giải thích và duy trì hợp đồng hợp tác.
Bài học rút ra: Rút ra bài học cần cẩn trọng hơn, chỉ cung cấp thông tin cho khách sau khi có sự đồng ý của cấp trên. Việc này chứng minh bạn có tinh thần trách nhiệm và có thể tự mình tìm ra giải pháp cho vấn đề.
Thừa nhận thất bại và bài học trong nghề tổ chức sự kiện
Để chinh phục vị trí nhân viên tổ chức sự kiện, bạn cần chuẩn bị kỹ lưỡng, tự tin và thể hiện trọn vẹn kỹ năng từ lập kế hoạch, quản lý ngân sách đến giao tiếp và xử lý tình huống. Hãy sử dụng phương pháp STAR để trả lời, đưa ra ví dụ thực tế và nhấn mạnh thành tích của mình