Điều phối viên là gì? Mô tả công việc điều phối viên là gì?
Ngày đăng tin: 11/01/2021 14:57
Điều phối viên là gì?
Điều phối là một thuật ngữ chỉ một vị trí tập trung vào việc tập hợp nhân viên, sản phẩm, khách hàng và các nguồn lực khác trong một công ty. Điều này có thể là phỏng vấn và bố trí nhân viên, quản lý vòng quay của sản phẩm với tư cách là người điều phối hàng tồn kho; chọn địa điểm, đặt món ăn và giám sát hoạt động hài lòng của khách hàng với tư cách là điều phối viên sự kiện hoặc tạo và giám sát chương trình giảng dạy cho hệ thống trường học với tư cách là điều phối viên hướng dẫn.
Công việc của nhân viên điều phối là gì?
Điều phối viên lập kế hoạch và lên lịch cho các sự kiện, chương trình hoặc dự án. Ở vị trí này, bạn có thể làm việc trong nhiều ngành khác nhau, vì vậy nhiệm vụ của bạn và các bằng cấp cần thiết khác nhau tùy theo lĩnh vực. Có điều phối viên dự án làm việc trong ngành xây dựng, sản xuất và phát triển, điều phối viên chương trình, những người thường làm việc trong lĩnh vực giáo dục, tiếp cận cộng đồng hoặc các tổ chức phi lợi nhuận và nhiều vị trí khác đòi hỏi kinh nghiệm điều phối đáng kể.
Đối với những người làm việc trong các ngành công nghiệp sản xuất hoặc dịch vụ, điều phối có thể bao gồm việc xây dựng thời gian biểu và ngân sách cho việc đặt hàng và cung cấp tài liệu hoặc dịch vụ, trong khi ở trường học, điều phối viên có thể chuẩn bị chương trình giảng dạy ngoài giờ học.
Công việc của một Điều phối viên dự án là gì?
Trách nhiệm của điều phối viên dự án là tổ chức các khía cạnh khác nhau của dự án, bao gồm lịch trình, mục tiêu và nhiệm vụ của các thành viên trong nhóm, và nhiều nhu cầu quản trị khác nhau.
Nhiệm vụ của bạn với tư cách là điều phối viên dự án có thể bao gồm đánh giá ngân sách và phân loại thông qua hóa đơn, đơn đặt hàng cũng như các tài liệu khác.
Bạn phải theo dõi thời gian biểu của dự án và báo cáo định kỳ cho đối tác, khách hàng và ban lãnh đạo công ty về tiến độ thực hiện. Bạn cần có kiến thức vững chắc về Excel và các công cụ kế toán khác cũng như có kỹ năng giao tiếp tuyệt vời.
Công việc của Điều phối viên văn phòng là gì?
Điều phối viên văn phòng là một nhân viên văn thư, người giúp đảm bảo hoạt động trơn tru của phòng ban hoặc văn phòng. Trong vai trò này, bạn chào hỏi khách đến thăm văn phòng, trả lời điện thoại, lên lịch cuộc hẹn và trao đổi các vấn đề về lịch trình với các thành viên khác trong văn phòng. Bạn cũng có thể chuyển các tài liệu đến nơi liên quan và đảm bảo rằng văn phòng vẫn có đầy đủ giấy, bút và các vật dụng cần thiết khác. Nếu các thành viên của văn phòng đi công tác, điều phối viên văn phòng cũng sắp xếp phương tiện đi lại của họ.
Mẫu mô tả công việc điều phối viên
Với mẫu mô tả công việc Điều phối viên này, bạn có thể hiểu rõ những gì nhà tuyển dụng đang tìm kiếm cho vị trí này. Tuy nhiên, hãy nhớ rằng mỗi nhà tuyển dụng đều khác nhau và mỗi nhà tuyển dụng sẽ có những bằng cấp riêng khi họ tuyển dụng cho vị trí Điều phối viên của mình.
Tóm tắt công việc
Vị trí điều phối viên yêu cầu tổ chức, chú ý đến từng chi tiết và có năng khiếu tạo và tuân theo lịch trình. Có thể yêu cầu các công việc hành chính như gọi điện thoại, sắp xếp việc đi lại và trao đổi với khách hàng. Mục đích chính là điều phối các sự kiện, hậu cần và phương tiện vận chuyển sản phẩm, nguyên vật liệu và dịch vụ.
Nhiệm vụ và Trách nhiệm
Như đã nói ở phần khái niệm điều phối viên là gì, bạn có thể thấy họ là người đứng ra tổ chức sắp xếp và đảm bảo mọi việc tiến hành suôn sẻ. Dưới đây là công việc cụ thể của họ:
- Tổng hợp danh sách tất cả các nhiệm vụ cần thiết để hoàn thành;
- Giám sát việc giao hàng;
- Đánh giá hiệu suất
- Xem xét và phản hồi về sự chậm trễ, không chính xác hoặc lỗi;
- Cải thiện quy trình hàng ngày;
- Cập nhật thông tin;
- Làm việc với các bộ phận khác để thiết lập các mục tiêu chung;
- Duy trì mối quan hệ với khách hàng và đối tác;
- Lập kế hoạch và tạo lịch trình chi tiết;
- Đặt hàng, theo dõi và báo cáo tài liệu và giao hàng;
- Gặp gỡ khách hàng và nhà cung cấp để đặt lịch trình;
- Xem xét hợp đồng khách hàng và nhà cung cấp;
- Giám sát các sản phẩm và nguyên liệu đầu vào;
- Cộng tác với các thành viên trong nhóm để đặt mục tiêu sự kiện và lập kế hoạch chiến lược để đáp ứng họ;
- Giải quyết các câu hỏi về quy trình;
- Cải tiến và tư vấn về các cách cải tiến quy trình;
- Phân công nhân viên khi cần thiết;
Yêu cầu và trình độ của điều phối viên là gì?
- Tinh thần đồng đội;
- Giải quyết vấn đề sáng tạo;
- Có khả năng phân tích vấn đề và lập chiến lược để đưa ra các giải pháp tốt hơn;
- Kỹ năng giao tiếp bằng lời nói và văn bản tuyệt vời;
- Có khả năng đa nhiệm, ưu tiên và quản lý thời gian hiệu quả;
- Chú ý đến từng chi tiết;
- Hỗ trợ các thành viên trong nhóm hoàn thành mục tiêu của nhóm;
- Tự động viên và tự định hướng;
- Bằng tốt nghiệp trung học hoặc tương đương; Ưu tiên bằng cử nhân
- Kinh nghiệm trước đó từ một đến ba năm;
- Có kinh nghiệm trong việc lập kế hoạch thủ tục, chi phí và điều khoản;
- Kỹ năng phân tích và quản lý thời gian xuất sắc;
- Kỹ năng giao tiếp tốt với tất cả các cấp quản lý và các phòng ban;
- Có thể làm việc trong môi trường đa dạng, nhịp độ nhanh;
- Kỹ năng máy tính thành thạo, bao gồm Microsoft Office Suite (Word, PowerPoint, Outlook và Excel);
- Có thể tuân theo nhiều nguyên tắc và thủ tục.
Câu hỏi phỏng vấn phổ biến khi tìm việc điều phối viên là gì?
Hãy cho tôi biết về kỹ năng làm việc nhóm của bạn khi đảm nhận vị trí nhân viên điều phối
Điều phối viên đóng vai trò quan trọng trong một đội hoặc nhóm. Khả năng của bạn trong việc thiết lập mối quan hệ với các thành viên khác trong nhóm nên được xuất hiện trong các câu trả lời phỏng vấn của bạn và bạn nên đề cập đến đóng góp của bạn vào sự thành công của nhóm.
Bạn có kinh nghiệm gì về vị trí điều phối viên được đăng tuyển gần đây của chúng tôi?
Hãy nói về các chi tiết cụ thể liên quan đến vị trí bạn đang ứng tuyển. Nếu bạn biết bạn không có nhiều kinh nghiệm trong công việc bạn đang ứng tuyển, hãy lên kế hoạch cho câu hỏi này trước và đảm bảo bạn có thể cung cấp một số ví dụ liên quan dựa trên những gì bạn đã làm.
Hầu hết tất cả những người phỏng vấn sẽ đánh giá cao sự tự tin và tự hào về kinh nghiệm làm việc bạn đã có được và niềm đam mê của bạn trong việc chuyển giao những kỹ năng quý giá này cho vai trò hoặc vị trí trong tương lai của bạn.
Lĩnh vực của chúng tôi luôn thay đổi. Như vậy, bạn đã làm gì liên quan đến sự phát triển cá nhân khi nói đến vị trí điều phối viên trong 12 tháng qua?
Đây là cơ hội để bạn thể hiện rất nhiều điều mà bạn có thể đã làm cả về mặt cá nhân và chuyên môn sẽ khiến các nhà tuyển dụng tiềm năng của bạn quan tâm. Hãy chắc chắn suy nghĩ về điều này trước khi nó xuất hiện.
Hãy nhớ rằng một trong những điều quan trọng mà nhà tuyển dụng tìm kiếm là một ứng viên có động lực và định hướng mục tiêu.
Ngay cả khi bạn không có điều gì đó cụ thể cho vai trò mà bạn đang ứng tuyển, đừng ngại liệt kê các sở thích hoặc các hoạt động không liên quan đến công việc ở đây. Một lần nữa, điều này cho người sử dụng lao động của bạn thấy bạn là người nhanh nhạy mà họ đang tìm kiếm.
Cuối cùng, bạn muốn đảm bảo rằng bạn đang để lại cho người phỏng vấn ấn tượng rằng bạn là người có động lực, tự chủ và quản lý thời gian hiệu quả.
Bạn có thể trả lời như sau:
Đây là một câu hỏi thực sự tuyệt vời. Mặc dù tôi chưa có cơ hội phát triển trong vai trò cụ thể này, nhưng tôi đã thực sự tham gia rất nhiều vào các hoạt động tình nguyện trong năm nay. Điều này đã dạy tôi rất nhiều về tính cộng đồng, tinh thần đồng đội và sự chủ động.
Tôi đã tự mình đăng ký tham gia một khóa học quản trị kinh doanh tại trường…. Thông qua đó, tôi đã thu thập được một số kiến thức thực sự tuyệt vời về giao tiếp và làm việc theo nhóm, cũng như phát triển hơn nữa các kỹ năng quản lý tổng thể. Mặc dù nó có thể không áp dụng trực tiếp cho công việc cụ thể này, nhưng tôi tin rằng kinh nghiệm tổng thể mà tôi thu được có thể là một tài sản thực sự ở đây.
Hãy nói một chút về bạn
Đây là một trong những câu hỏi thường gặp nhất trong bất kỳ cuộc phỏng vấn xin việc nào. Người phỏng vấn sẽ sử dụng điều này như một chiếc tàu phá băng, lý tưởng là để giúp bạn cảm thấy thoải mái và giúp bạn nói chuyện cởi mở và trung thực.
Mặc dù bạn chắc chắn nên chuẩn bị cho câu hỏi này, nhưng bạn không nên học thuộc trả lời của mình. Hãy nhớ rằng, mặc dù câu hỏi này có vẻ giống như một lời mời để chia sẻ câu chuyện cuộc đời của bạn, nhưng bạn có thể yên tâm rằng người phỏng vấn của bạn rất ít quan tâm đến việc nghe về mọi thứ bạn đã từng làm.
Người trả lời phỏng vấn cũng có một công việc phải làm, hãy tôn trọng thời gian của họ. Trừ khi bạn được hỏi về điều gì đó cụ thể, hãy tập trung vào trình độ học vấn, quá trình làm việc, sở thích liên quan và những mối quan tâm bên ngoài, cũng như tình hình hiện tại của bạn.
Đảm bảo bắt đầu theo trình tự thời gian và kể một câu chuyện tuyến tính. Bắt đầu từ nơi bạn cảm thấy thú vị, sau đó làm việc theo cách của bạn cho đến hiện tại.
Tôi thích những gì bạn đang nói nhưng chúng tôi có rất nhiều ứng viên tuyệt vời. Tại sao chúng tôi nên tuyển dụng bạn?
Lưu ý khi trả lời câu hỏi này là tránh nói xấu các ứng viên khác cùng phỏng vấn một vị trí như của bạn và đưa ra các câu trả lời như:
“Tôi thực sự cần một công việc ngay bây giờ”
“Tôi cần tiền”
“Văn phòng của bạn rất gần nhà tôi”
“Tôi luôn quan tâm đến những gì công ty đang làm”
Bạn có nhận thấy một điểm chung ở đây? Tất cả những câu trả lời này đều có lợi cho bạn. Mặc dù mọi nhà tuyển dụng đều cho rằng những thứ này có tác dụng ở một mức độ nào đó, nhưng đây không phải là lý do họ sẽ tuyển dụng bạn.
Tóm lại, hãy minh họa rõ ràng điều gì cụ thể đã khiến bạn trở thành một nhân viên giỏi, và cách bạn hình dung bản thân đóng góp và mang lại lợi ích cho công ty.
Bạn biết về công ty chúng tôi như thế nào?
Đây có thể là một cách tuyệt vời để nổi bật so với các ứng viên khác và thể hiện sự chủ động. Hầu hết mọi công ty sẽ có một trang web, trang Facebook. Dành một chút thời gian để thực hiện một số nghiên cứu trực tuyến:
Nếu họ có một trang web, hãy xem các trang “Giới thiệu về chúng tôi” hoặc “Văn hóa / Sứ mệnh / Tầm nhìn” của họ.
Những người sáng lập là ai? Người đang nắm các trách nhiệm chính là ai?
Công ty này quan tâm đến những thứ gì? Họ có quyên góp cho một mục đích hoặc tổ chức từ thiện cụ thể nào không?
Giá trị cốt lõi của họ là gì? Giá trị cốt lõi nào của họ có phù hợp với bạn?
Gần đây công ty có được đưa tin hay họ đã giành được giải thưởng nào không (Mạng xã hội có thể là một nơi tuyệt vời để tìm thông tin này).
Mặc dù người phỏng vấn của bạn sẽ không mong đợi bạn hiểu rõ về lịch sử công ty nhưng nắm được một vài yếu tố chính có thể giúp bạn tạo được ấn tượng tốt hơn.
Vì sao bạn nghỉ việc ở công ty cũ?
Mặc dù nhiều người tìm kiếm công việc mới như một cách để tăng lương nhưng “không được trả một mức lương cao” không nên là điều bạn cần đề cập với người phỏng vấn.
Nếu bạn hiện đang làm việc và rời đi theo ý muốn của mình, hãy tập trung vào việc nâng cao khả năng phát triển nghề nghiệp và tìm kiếm những thách thức mới.
Nếu nhà tuyển dụng hiện tại của bạn đang giảm nhân sự, hãy trung thực về điều đó, giữ thái độ tích cực, nhưng giữ cho nó ngắn gọn. Nếu bạn bị sa thải, hãy tránh xa mọi kịch tính và tiêu cực. Bất kỳ nhà tuyển dụng kinh nghiệm nào cũng hiểu rằng đôi khi có những điều xảy ra. Giữ tích cực là chìa khóa ở đây.
Điểm mạnh của bạn là gì?
Khi trả lời câu hỏi về thế mạnh, hãy nhớ minh họa những điểm mạnh sẽ có lợi cho nhà tuyển dụng. Ví dụ như là một người giải quyết vấn đề, có động lực, là nhà lãnh đạo bẩm sinh, có khả năng làm việc dưới áp lực, thái độ tích cực, trung thành…
Đồng thời bạn cũng biết các điểm mạnh liên quan đến công việc điều phối viên là gì. Nếu nhấn mạnh rằng bạn là một người có tinh thần đồng đội khi ứng tuyển vào công việc chủ yếu làm việc một mình, bạn sẽ bị đánh giá là không chuyên nghiệp.
Ngoài ra, hãy tự tin trình bày những điểm mạnh của bạn - đây không phải là lúc để khiêm tốn.
Điểm yếu của bạn là gì?
Mục đích của câu hỏi này là để xem bạn nhìn nhận và đánh giá bản thân như thế nào.
Mặt khác, nếu bạn cho rằng bạn không có bất kỳ điểm yếu nào, người phỏng vấn của bạn gần như chắc chắn sẽ coi bạn là tự cao tự đại.
Đừng rơi vào bẫy khi cố gắng thể hiện một kỹ năng tích cực để ngụy trang thành một điểm yếu, chẳng hạn như “Tôi làm việc quá chăm chỉ” hoặc “Tôi là một người cầu toàn”. Bất kỳ người phỏng vấn có kinh nghiệm nào cũng sẽ nhìn thấy điều này trong tích tắc.
Ngoài ra, tiết lộ rằng “Tôi thường xuyên trễ giờ” sẽ làm dấy lên nghi ngờ tức thì.
Bí quyết ở đây là phản hồi một cách thực tế bằng cách đề cập đến một điểm yếu nhỏ liên quan đến công việc và những gì bạn đang làm hoặc đã làm để khắc phục nó.
Bạn muốn đạt được điều gì trong 5 năm tới?
Một số người tự mình biến việc nhảy việc trở thành một sự nghiệp, và câu trả lời của bạn ở đây có thể nói lên điều đó. Ở đây, người phỏng vấn của bạn đang xác định xem bạn có phải là người có mục tiêu, có tầm nhìn, đáng tin cậy, thể hiện sự cam kết, trung thành…
Mặc dù không người phỏng vấn nào mong muốn ai đó sẽ ở lại công ty mãi mãi, nhưng hãy thể hiện sự mong muốn tiến bộ trong sự nghiệp của bạn và sự phù hợp với nhu cầu của công ty. Một lần nữa, nhận thức về bản thân là chìa khóa quan trọng – nhà tuyển dụng không muốn đưa bạn đi theo con đường không mong muốn, dẫn đến lãng phí thời gian và năng lượng cho mọi người.
Bạn có câu hỏi nào không?
Câu hỏi này bạn gần như sẽ được hỏi và tốt hơn hết bạn nên chuẩn bị sẵn một số.
Bằng cách đặt câu hỏi, bạn thể hiện sự chủ động và cho thấy rằng bạn quan tâm đến công việc để thực hiện một số nghiên cứu. Đặt câu hỏi tập trung vào các lĩnh vực thế mạnh của bạn. Ngoài vấn đề này, các câu hỏi khác có thể là năng suất, kỳ vọng, đào tạo… Giới hạn không quá ba hoặc bốn câu hỏi. Cuối cùng, bạn nên hỏi về bước tiếp theo trong quy trình và thời gian dự kiến nhận được kết quả phỏng vấn.
Hi vọng với những thông tin về điều phối viên là gì, công việc, trách nhiệm và kỹ năng của nhân viên điều phối trên đây, bạn sẽ có thêm kiến thức để chọn lựa công việc phù hợp với bản thân.