“FeedBack” là gì? FeedBack làm sao cho đúng và lịch sự?
Ngày đăng tin: 09/03/2020 15:30
Sau đây là tất tần tật những giải đáp cho những client hay những bạn còn chưa có nhiều kinh nghiệm trong việc gửi feedback cho các công ty agency.
1. Feedback là gì?
Feedback là những dòng tin phản hồi của khách hàng, hay cấp trên về sản phẩm, công việc hay thậm chí là thái độ làm việc của bạn. Và thông thường, nhằm mục đích kỹ lưỡng hơn và tránh xảy ra sai sót, feedback thường được gửi và nhận dưới dạng email, tin nhắn hoặc qua workplace.
2. Cách để có những feedback dễ “gây thiện cảm”
a. Kiên nhẫn là tiêu chí đầu tiên bạn cần phải đặt ra khi gửi feedback
Rất có thể hiểu được rằng đôi khi thật là khó để có thể giữ bình tĩnh, kiên nhẫn khi bạn bị giục deadline mà công việc của bạn lại phụ thuộc vào tiến độ của một người khác. Tuy nhiên trong bất cứ hoàn cảnh nào, bạn cũng nên giữ cho mình một cái đầu lạnh, feedback thật tỉ mỉ để không thiếu sót, tránh trường hợp sửa đi sửa lại nhiều lần. Đôi khi nóng giận hay khó chịu sẽ hay làm bạn bỏ sót những tiểu tiết.
Mặt khác, người nhận feedback cũng sẽ cảm thấy thoải mái hơn. Bạn có thể thêm thắt những câu nhắc nhở rằng deadline sẽ rơi vào thời gian nào? Hoặc thông báo rằng họ đang làm chậm tiến độ công việc nhằm xúc tiến mọi thứ được nhanh hơn.
b. “Vừa đấm vừa xoa” cũng là một cách rất hay
Thông thường feedback sẽ được gửi đi có ý định sửa về sản phẩm, công việc. Tuy nhiên, hãy tập cho mình thói quen gửi một feedback cụ thể hơn. Ngoài những gì bạn cần truyền tải, yêu cầu người khác khắc phục, bạn cũng hãy gửi cho họ những lời khen. Ví dụ như bạn thích những điểm nào trong sản phẩm, có những bức phá nào trong công việc khiến cho bạn phải trầm trồ. Nếu bạn gửi một feedback chỉ nói ra đầy những lỗi sai, không vừa ý, người nhận sẽ cảm thấy khá áp lực cũng như đối với những người nhạy cảm, nó còn mang lại cho họ những cảm xúc tự ti tiêu cực về bản thân mình
c. Hãy đặt câu hỏi
Trước khi đinh ninh và đăm đăm muốn người khác làm theo ý mình, bạn nên hỏi và lắng nghe người đã làm ra sản phẩm đấy. Vì sao họ lại làm như thế, sau bản thảo này, họ cảm thấy như thế nào về sản phẩm của mình? Việc nắm bắt được ý tưởng của nhau sẽ rất khó nếu chỉ truyền tải qua lời nói và những dòng chữ, có thể họ hiểu ý bạn là gì nhưng cách thể hiện ra lại là một phạm trù hoàn toàn khác. Nhất là những feedback liên quan đến ngành nghề sáng tạo. Việc tạo cơ hội để họ đưa ra ý kiến của bản thân tuy không mất quá nhiều thời gian thế nhưng bạn sẽ cho họ thấy được sự tôn trọng của bạn đối với những gì mà họ đã làm.
d. Tránh mang vào trong feedback những ngôn từ nặng nề, công kích cá nhân
Đối với những nơi làm việc có phong cách thiết kế hay lối làm việc cố định, đôi khi bạn sẽ cảm thấy những doanh nghiệp khác có những sản phẩm sáng tạo hơn, đẹp hơn. Cũng có thể việc này xuất phát từ lý do bạn đã tiếp xúc với một thứ quá lâu, và khi đứng trước những thứ mới lạ bạn sẽ cảm thấy thích thú hơn. Chính vì điều này, đừng mang những sản phẩm khác ra để so sánh trực tiếp trong feedback của bạn. Một điều nữa mà bạn nên nhớ, nếu bạn thẳng thắn chê sản phẩm người khác là dở, xấu thì chắc chắn nếu bạn là một client, rất có thể trong tương lai sẽ không có ai muốn làm việc với bạn nữa.
Nếu là một công việc mà bạn phải nhờ đến người khác thì nó có thể nó không thuộc phạm trù chuyên môn của bạn. Bạn có thể hiểu nó hơn bất cứ ai, thế nhưng về mặt chuyên môn thì bạn không biết cách hiện thực hóa nó. Vậy nên nếu muốn thay đổi hay chỉnh sửa sản phẩm, bạn chỉ nên từ tốn góp ý, Đồng thời nhắc lại những chỉ tiêu mà bạn đã đặt ra một cách cụ thể hơn để người khác có thể hiểu được những gì mà họ đã bỏ sót.
e. Hãy có chính kiến hơn trong feedback của bạn
Nhiều người rất hay có xu hướng đứng núi này trông núi nọ, lúc thì thích cái này, nhưng lúc thì lại thích những phương án cũ. Việc gửi feedback đi feedback lại nhiều lần sẽ thể hiện được rằng bạn là một người thiếu chuyên nghiệp trong cách xử lý. Hãy tập trung và hệ thống lại cũng như cân nhắc về những điều mà bạn đang phân vân, rằng bạn thật sự muốn họ làm gì, bạn cần gì để sản phẩm được trở thành phiên bản tốt nhất của nó.
Hãy hạn chế số lần feedback, hãy feedback khi bạn thực sự cần thiết, bạn nhé!
f. Hệ thống lại những feedback của bạn
Đôi khi việc feedback quá nhiều cũng sẽ khiến bạn sẽ rất dễ bị rối. Nhất là những ai hay làm việc với nhiều agency hay nhiều bộ phận cùng một lúc. Hãy hệ thống feedback của bạn bằng note, hay file word nếu đó là một công việc có thể giải quyết được ngay. Đối với những việc mất nhiều thời gian hơn, hãy tạo file excel để cập nhật lại những điều chỉnh theo ngày để có thể quản lý dễ hơn.