Document Staff là gì? Các công việc Document Staff phải làm
Ngày đăng tin: 26/06/2020 08:38
I. Document Staff là gì?
Document Staff là Nhân viên chứng từ. Vị trí này thường được tuyển dụng trong các công ty dịch vụ giao nhận. Document Staff sẽ làm việc liên quan đến chứng từ như chứng từ để khai quan, bộ chứng từ làm C/O…
II. Các công việc cụ thể của Document Staff
1. Chuẩn bị bộ hồ sơ để khai quan
Liên hệ khách hàng để lấy hóa đơn thương mại (comercial invoice), hợp đồng mua bán và các chứng từ liên quan khác(công bố ATTP, giấy phép nhập khẩu, kiểm định…).
2. Khai quan điện tử
Tập hợp đầy đủ các chứng từ cần thiết thì sẽ tiến hành lên tờ khai trên hệ thống phần mềm VNACCS. Sau khi có tờ khai từ in ra, gộp vào bộ chứng từ thông quan và giao cho nhân viên hiện trường ( nhân viên giao nhận) đi xử lý trực tiếp ở chi cục hải quan mở tờ khai.
3. Chuẩn bị bộ chứng từ làm C/O
Liên hệ với khách hàng để chuẩn bị các chứng từ cần thiết để xin C/O, những chứng từ nào mà mình có thể cung cấp được (bill, tờ khai ..) còn những những chứng từ khác liên hệ khách hàng để lấy (xem bộ hồ sơ xin C/O), tiếp theo là khai C/O trên hệ thống điện tử ECOSY. Sau khi có đầy đủ hồ sơ thì giao cho nhân viên hiện trường đi nộp bộ hồ sơ ở VCCI. Sau khi có C/O nhận lại từ nhân viên giao nhận và gửi về cho khách hàng.
4. Chuẩn bị bộ chứng từ làm công bố ATTP
Liện hệ với khách hàng để chuẩn bị các chứng từ cần thiết. Nhận mẫu từ khách hàng và các chứng từ liên qua (xem thêm công bố ATTP), Khai báo lên hệ thống VFA của bộ y tế qua website. Giao mẫu cho nhân viên hiện trường đi đăng ký kiểm tra, thẩm định mẫu. Sau khi có đủ bộ hồ sơ thì gửi toàn bộ về Cục An toàn thực phẩm để chờ kết quả. Nhận kết quả phản hồi và gửi giấy chứng nhận cho khách hàng, hoặc đưa nhân viên hiện trường đi thông quan hàng hóa.
5. Truyền manifest và chuẩn bị bộ chứng từ điều chỉ manifest
Khi có thông báo từ bên hãng tàu hoặc từ coloader thì nhân viên chứng từ phải khai manifest trên hệ thống, sau khi đã upload lên hệ thống mà thấy có sai sót thì làm điều chỉnh manifest (xem theo link).
6. Làm bill of lading hàng xuất và làm lệnh – D/O hàng nhập
Khi hàng hóa được giao lên tàu thì nhân viên chứng từ sẽ phát hành B/L cho người gửi hàng (shipper). Khi có thông báo hàng đến từ hãng tàu hoặc coloader thì nhân viên hiện trường sẽ đi lấy bộ lệnh – D/O cho master b/l, bên cạnh đó thì nhân viên chứng từ cũng chuẩn bị bộ lệnh cho house b/l cho người nhận hàng consignee.
III. Document Staff cần kỹ năng gì
1. Am hiểu về nghiệp vụ – bắt buộc (Incoterms, bill, D/O, tờ khai, C/O, tiếng anh …) quy trình phát hành, xin, các chứng từ liên quan đến nghiệp vụ.
2. Cách làm việc qua mail – Trao đổi với khách hàng thì tốt nhất chốt qua mail, làm theo chỉ định của khách hoặc xác nhận qua mail các trao đổi với khách, tránh tình trạng đùn đẩy trách nhiệm sau này.
3. Bạn là người cẩn thận: làm chứng từ phải cần thận đặc biệt trong việc phát hành bill, khai manifest, làm C/O … tất cả các chứng từ phải đúng.
4. Biết sắp xếp công việc theo nguyên tắc: gấp xử lý trước, cần sắp xếp chứng từ không lẫn lộn giữa khách hàng này với khách hàng kia, khi xử lý việc chưa xong thì cần noted lại để giải quyết tiếp tránh tình trạng bỏ bê hoặc quên.