Kỹ năng giao tiếp hiệu quả cho phép các nhà lãnh đạo cung cấp thông tin và định hướng cần thiết cho nhóm của mình. Họ có thể sử dụng một loạt các kỹ thuật giao tiếp để củng cố sự hiểu biết giữa các cá nhân và nâng cao tinh thần cũng như tính chuyên nghiệp. Trong bài viết này, Cevn sẽ thảo luận về tầm quan trọng của kỹ năng giao tiếp của người lãnh đạo quản lý và khám phá một số cách để phát triển kỹ năng giao tiếp của bạn.

Tầm quan trọng của kỹ năng giao tiếp đối với người lãnh đạo quản lý

Kỹ năng giao tiếp của người lãnh đạo quản lý rất quan trọng vì chúng cho phép bạn chịu trách nhiệm về nhóm của mình và truyền tải thông điệp của bạn một cách rõ ràng, rõ ràng. Với khả năng giao tiếp xuất sắc, bạn có thể thiết lập bầu không khí tích cực tại nơi làm việc của mình và giúp các thành viên trong nhóm hiểu được kỳ vọng công việc dễ dàng hơn. 

Nếu bạn đang lãnh đạo một nhóm có nhiều nhân viên hoặc nhiều nhóm làm việc trong các dự án khác nhau, kỹ năng giao tiếp càng trở nên quan trọng hơn. Bạn có thể đảm bảo rằng các nhóm biết mục tiêu công việc của họ và tiếp tục làm việc hướng tới những mục tiêu này theo kế hoạch đã thiết lập để đảm bảo mọi thứ theo đúng tiến độ. 

Các kỹ năng giao tiếp của người lãnh đạo quản lý

Lắng nghe chủ động

Kỹ năng lắng nghe chủ động

Kỹ năng giao tiếp của người lãnh đạo quản lý đầu tiên chính là kỹ năng lắng nghe một cách chủ động. Một nhà lãnh đạo nên là người lắng nghe tốt để có thể giao tiếp hiệu quả trong công việc. Họ nên biết khi nào là thời điểm hợp lý để ngừng nói và khi nào nên lắng nghe các thành viên trong nhóm của mình. 

Bằng cách này, họ có được sự tin tưởng của nhân viên, những người sau đó sẽ chia sẻ ý kiến, ý tưởng, bất bình, v.v. của họ với nhà lãnh đạo. Lắng nghe chủ động cũng giúp người lãnh đạo hiểu rõ hơn về đội ngũ của mình, do đó, nó là kỹ năng giao tiếp cần thiết để lãnh đạo hiệu quả.

Minh bạch

Tính minh bạch đóng một vai trò quan trọng trong việc phá vỡ rào cản giao tiếp giữa các nhà lãnh đạo và nhóm của họ. Người ta tin rằng nhiều nhà quản lý và giám đốc điều hành hầu như không biết gì về tổ chức của họ. 

Kết quả là họ không biết về các chính sách và mục tiêu của tổ chức, dẫn đến hiệu quả và năng suất thấp. Bằng cách nói chuyện cởi mở và minh bạch về các mục tiêu của công ty, một nhà lãnh đạo có thể xây dựng lòng tin giữa nhân viên và chính họ.

Tiếp nhận và thực hiện phản hồi

Phản hồi giúp các nhà lãnh đạo tự cải thiện; do đó, một nhà lãnh đạo hiệu quả không chỉ lắng nghe phản hồi mà còn thực hiện nó. Họ cũng cung cấp phản hồi liên tục cho các thành viên trong nhóm để cải thiện hiệu quả và năng suất của họ. Đây là một trong những kỹ năng cần có trong bộ kỹ năng giao tiếp của người lãnh đạo, quản lý.

Sử dụng ngôn ngữ cơ thể

Kỹ năng giao tiếp của người lãnh đạo, quản lý không chỉ giới hạn ở lời nói; hành vi và hành động phi ngôn ngữ cũng đóng một vai trò quan trọng. Người ta tin rằng các tín hiệu phi ngôn ngữ là một phần quan trọng của kỹ năng giao tiếp hiệu quả. Do đó, một nhà lãnh đạo phải làm việc dựa trên ngôn ngữ cơ thể và các tín hiệu phi ngôn ngữ trong khi tương tác với nhân viên để đảm bảo rằng thông điệp của họ được truyền tải chính xác đến các thành viên trong nhóm.

Lắng nghe và khuyến khích đóng góp ý kiến

Tìm kiếm và sau đó lắng nghe các cá nhân từ mọi cấp độ của tổ chức — từ các bên liên quan chính, những người có nhiều ý kiến mà bạn cần xem xét, cho đến những nhân viên mới có thể miễn cưỡng bày tỏ mối quan ngại. Hãy cho các thành viên trong nhóm biết họ có giá trị, thể hiện sự đồng cảm với họ và tạo sự an toàn về tâm lý để mọi người cảm thấy thoải mái khi lên tiếng. Nó sẽ cho những người bạn lãnh đạo thấy rằng bạn quan tâm đến cả họ và tổ chức.

Ngoài ra, hãy làm quen với sự im lặng. Khuyến khích người khác đưa ra ý tưởng và giải pháp trước khi bạn đưa ra ý tưởng và giải pháp của mình. Đây chính là một trong những kỹ năng cốt lõi trong giao tiếp của người lãnh đạo, quản lý. Hãy thể hiện sự quan tâm và tôn trọng đối với đồng nghiệp của bạn — điều này tạo dựng lòng tin và tạo ra mối liên hệ tình cảm rất quan trọng đối với khả năng lãnh đạo hiệu quả.

giao-tiep-trong-lanh-dao-quan-ly

Sự đồng cảm rất quan trọng trong giao tiếp của lãnh đạo quản lý

Cùng với việc hiểu rõ các thành viên trong nhóm của mình, bạn có thể giao tiếp tốt hơn với họ bằng cách đồng cảm. Trau dồi sự đồng cảm cũng có thể giúp bạn giao tiếp với những người không mấy quen thuộc nhưng cần tương tác vì mục đích kinh doanh. 

Sự đồng cảm có thể giúp bạn nhạy cảm hơn với người khác và đánh giá cảm xúc của họ chính xác hơn. Sau đó, bạn có thể sử dụng phong cách giao tiếp có khả năng cộng hưởng với họ và cho phép các bạn làm việc cùng nhau một cách hiệu quả.

Luôn sẵn sàng và dễ dàng tiếp cận

Để giao tiếp hiệu quả tại nơi làm việc, điều cần thiết là bạn phải có mặt tại văn phòng trong suốt dự án và sẵn sàng hỗ trợ nhóm của bạn bất cứ khi nào họ muốn thảo luận về công việc. Khi bạn khuyến khích nhóm tiếp cận và nói chuyện với bạn, họ có thể cảm thấy thoải mái khi đến gặp bạn để được hướng dẫn và xin ý kiến.

Họ cũng có thể sẵn sàng đưa ra các đề xuất và giúp bạn tìm giải pháp mới cho các vấn đề liên quan đến dự án. Giao tiếp cởi mở có thể cải thiện mức độ hiệu suất và năng suất làm việc tổng thể của họ.

Linh hoạt điều chỉnh phong cách giao tiếp

Khi tương tác với các thành viên trong nhóm, có thể hữu ích khi nghiên cứu cách mỗi người giao tiếp và cách những người khác giao tiếp với họ. Chẳng hạn, một số thành viên trong nhóm có thể yêu cầu bạn giải thích chi tiết cho họ và những người khác có thể phản hồi tốt hơn với phần tổng quan ngắn gọn. 

Bằng cách điều chỉnh phong cách giao tiếp của bạn cho phù hợp với từng cá nhân, bạn có thể đạt được sự hiểu biết lẫn nhau tốt hơn. Nó có thể làm cho việc gây ảnh hưởng đến họ và đạt được các mục tiêu của dự án và công ty trở nên dễ dàng hơn. Điều này góp phần khiến đây là một kỹ năng quan trọng trong giao tiếp của người lãnh đạo, quản lý.

Giao tiếp một cách nhất quán

Sự nhất quán trong quá trình giao tiếp của bạn với các thành viên trong nhóm có thể đảm bảo rằng bạn giữ liên lạc thường xuyên với họ về công việc của dự án. Tùy thuộc vào sở thích của mình, bạn có thể giao tiếp trực tiếp với họ trong các phiên gặp offline hoặc tại các cuộc họp nhóm qua điện thoại, hội nghị truyền hình, email, tin nhắn văn bản và bản ghi nhớ. 

Cùng với giao tiếp chính thức, bạn cũng có thể trò chuyện thân mật tại nơi làm việc để thảo luận về các vấn đề công việc và đưa ra các đánh giá về công việc. Dù là hình thức nào đi chăng nữa, đảm bảo sự nhất quán trong cách tiếp cận với công việc là một kỹ năng giao tiếp cần có của một người lãnh đạo, quản lý hiệu quả.

Một số cách cải thiện kỹ năng giao tiếp của người lãnh đạo, quản lý

Không ngừng giao tiếp 

Cách đơn giản nhất để cải thiện kỹ năng giao tiếp của người lãnh đạo, quản lý chính là không ngừng luyện tập. Hãy chia sẻ thông tin, suy nghĩ và ý tưởng thường xuyên và thông qua nhiều kênh liên lạc. Bạn không cần phải quá nhiệt tình — không ai muốn có một người sếp nói quá nhiều nhưng hãy để sự hiện diện của bạn ở mọi nơi.

Đặt kỳ vọng rõ ràng

Trong mọi mối quan hệ, hành vi của chúng ta được dẫn dắt bởi một bộ quy tắc hoặc chuẩn mực xã hội — và trong môi trường chuyên nghiệp, những chuẩn mực này có xu hướng không được nói ra. Hãy có chủ ý thiết lập các kỳ vọng rõ ràng và tiêu chuẩn nhóm tại nơi làm việc của bạn, cho dù bạn đang gửi email cho toàn bộ nhóm của mình, dẫn dắt một cuộc thảo luận nhóm hay trò chuyện trực tiếp với cấp dưới. Có một kỳ vọng rõ ràng sẽ giúp bạn lựa chọn và luyện tập nhiều kỹ năng giao tiếp cho các hoàn cảnh khác nhau.

Hiểu rõ nhân viên của bạn

Nhà lãnh đạo, quản lý cần hiểu nhân viên của mình

Các nhân viên khác nhau có thể có những mối quan tâm khác nhau. Các chiến thuật bạn sử dụng để gây ảnh hưởng đến một nhóm có thể không phải là cách tiếp cận tốt nhất cho nhóm còn lại. Điều chỉnh chiến lược gây ảnh hưởng của bạn cho từng người cụ thể và xem xét tính cách, mục tiêu cũng như vai trò và trách nhiệm của họ. Ví dụ, một người có lý trí cao có thể dễ dàng bị thuyết phục bởi logic hơn là cảm tính.

Củng cố ý định bằng ngôn ngữ cơ thể

Thể hiện ngôn ngữ cơ thể tích cực như giao tiếp bằng mắt, gật đầu và các cử chỉ thoải mái khác có thể truyền cảm hứng cho các thành viên trong nhóm và khiến họ cảm thấy thoải mái hơn khi giao tiếp với bạn. 

Một cái gật đầu hoặc một nụ cười đơn giản có thể chứng tỏ bạn đang chú ý và quan tâm, và những cử chỉ nhỏ như thế này có thể cộng lại, từ từ giúp bạn xây dựng mối quan hệ và cộng tác cũng như chuyển đổi văn hóa tổ chức của bạn. Những việc làm này cũng sẽ giúp cải thiện kỹ năng giao tiếp của người lãnh đạo quản lý một cách hiệu quả hơn.

Kết

Vậy là Cevn đã cùng bạn tìm hiểu một số kỹ năng giao tiếp của người lãnh đạo quản lý chuyên nghiệp. Hy vọng những thông tin trên sẽ giúp bạn ngày một cải thiện các kỹ năng giao tiếp của bản thân. Nếu cảm thấy hứng thú với các bài chia sẻ về kỹ năng mềm tương tự, hãy ghé qua Blog của Cevn thường xuyên để cập nhật thêm nhiều thông tin bổ ích khác nhé!