Theo thống kê, mỗi nhân viên văn phòng làm việc khoảng 35-40 tiếng một tuần nhưng 17 giờ trong số đó là năng suất thấp và kém hiệu quả. Rõ ràng, để bù đắp lại số thời gian mất mát đó, chúng ta phải tranh thủ làm thêm giờ để hoàn thành công việc, bị mang tiếng là ”kẻ tham công tiếc việc” và chẳng thể có được một sự cân bằng đúng nghĩa. Vì vậy, nếu như chúng ta có thể biến 17 giờ đồng hồ quý báu kia trở nên năng suất hơn, bài toán cân bằng công việc và cuộc sống có lẽ sẽ trở nên dễ dàng hơn rất nhiều.

1. Chế ngự cảm xúc khi bắt đầu ngày mới

Cho dù công việc hàng ngày có lặp lại đến đâu, chúng ta vẫn không phải là những con robot, bởi chúng ta đều là con người và có cảm xúc của riêng mình. Và cảm xúc thì rất dễ gây ảnh hưởng tới chất lượng công việc của bạn. Do vậy, tôi thường cố gắng giữ bình tĩnh và vui vẻ trong 80-90 phút đầu tiên trong ngày của tôi. Điều này làm giảm lo âu và làm cho bạn hiệu quả hơn trong công việc.

Các nghiên cứu cho thấy việc bạn bắt đầu một ngày thế nào có tác động rất lớn đến năng suất làm việc. Bạn sẽ trì hoãn và thiếu tập trung hơn khi bạn đang ở trong một tâm trạng xấu.Còn khi bạn cảm thấy hạnh phúc , năng suất lao động của bạn sẽ cao hơn, vì thế chúng làm cho bạn thành công hơn. Do vậy, hãy bớt suy nghĩ về công việc đi và cố gắng kiểm soát cảm xúc của bạn.

2. Đừng kiểm tra email vào buổi sáng

Điều này có vẻ giống như ”nhiệm vụ bất khả thi” cho nhiều người vậy. Tôi đã phỏng vấn rất nhiều CEO thành đạt nhưng chưa từng có ai khuyên rằng: “Hãy dành nhiều thời gian hơn với email của bạn.”Vậy tại sao kiểm tra hòm thư điện tử vào buổi sáng lại là điều không nên?

Bởi bạn sẽ đánh mất thế chủ động của mình khi đọc các email đó. Lý do nằm ở việc bạn sẽ phải phản ứng, hồi đáp lại những yêu cầu trong email và điều này sẽ ảnh hưởng tới cả ngày làm việc của bạn. Do đó, bất cứ khi nào có thể, hãy trì hoãn việc ”check” email trong vòng 1 hoặc 2 giờ đầu tiên của ngày làm việc. Bạn sẽ ngạc nhiên về mức độ hiệu quả của việc này cho mà xem.

Các nghiên cứu cho thấy email làm tăng stress, có thể khiến bạn nghiện nặng các loại rượu và thuốc lá và kiểm tra email thường xuyên có thể giảm chỉ số IQ của bạn đi 10 điểm. Liệu bạn còn muốn dính dáng đến ”chất gây nghiện” này khi bắt đầu một ngày mới? Quyết định là của bạn.

3. Hãy tập trung vào những việc quan trọng nhất

Nhiều người thường hỏi tôi rằng “Tại sao chúng ta không thể hoàn thành tất cả công việc?” Câu trả lời thì vô cùng đơn giản: ”Bạn đang làm quá nhiều thứ một lúc”. Nếu bạn muốn cảm thấy hiệu quả hơn, hãy tự hỏi bản thân: “Liệu mình có cần làm tất cả những điều này trong hôm nay?”

Chúng ta thường tiến hành công việc một cách nhanh hơn vì nghĩ rằng sẽ giúp quản lý thời gian tốt hơn và tăng năng suất trong công việc. Mà thực tế cho thấy thì phần lớn những điều mà mọi người làm một cách nhanh chóng lại là những điều không thực sự quá cần thiết. Do đó, hãy chỉ chú tâm vào những việc quan trọng nhất mà thôi.

4. Tập trung bằng cách loại bỏ những thứ gây xao nhãng

Khả năng tập trung là một điều vô cùng cần thiết cho bất kỳ ai bởi nó giúp chúng ta làm việc hiệu quả hơn cũng như thường mang lại kết quả cao hơn. Tuy vậy, cuộc sống hiện đại ngày nay đang làm hỏng khả năng tập trung của con người. Hằng ngày, có đến hàng trăm thiết bị điện tử bắt mắt, những quảng cáo ”giật gân” hay những hình ảnh màu mè bủa vây lấy bạn 24/7.

Cách tốt nhất để lấy lại sự tập trung là ”cách ly” bản thân mình ở đâu đó và tránh xa tất cả những thứ ”nhấp nháy” ra khỏi bạn. Nếu có thể, hãy cố gắng bài trí phòng làm việc của bạn càng đơn giản càng tốt, đi vào đó và đóng cửa lại. Rất nhiều nghiên cứu cũng cho thấy rằng cách dễ nhất và mạnh mẽ nhất để thay đổi khả năng tập trung là thay đổi môi trường xung quanh bạn.

Có thể bạn chưa biết nhưng rất nhiều các CEO hàng đầu thường bắt đầu một ngày mới bằng cách làm việc 90 phút ở nhà trước khi tới văn phòng bởi đây là lúc họ có cơ hội tập trung cao nhất. Tính trung bình, các CEO thường bị gián đoạn ít nhất 20 phút một lần tại nơi làm việc bởi các cuộc điện thoại hay từ nhân viên của họ.

5. Ghi ra giấy các việc cần làm từ đêm hôm trước

Nhiều người thường thức dậy và ”hoảng loạn” khi không thể nhớ nổi những việc ưu tiên cần làm cho ngày mới để rồi sau đó là cả một ngày dài bận rộn nhưng công việc lại chẳng đi đến đâu. Vì thế, hãy xác định một đến hai việc quan trọng nhất mà bạn sẽ làm vào buổi tối của ngày hôm trước hay lập một danh sách những việc cần làm vào cuối ngày làm việc.

Các nhà khoa học đã chỉ ra rằng khi viết cụ thể những điều cần làm ra giấy, khả năng bạn sẽ hoàn thành những việc đó cũng cao hơn. Ngoài ra, điều này cũng giúp bạn giảm sự lo lắng và tận hưởng buổi tối sau một ngày bận rộn. Bạn thấy đấy, chỉ cần một cây bút chì và một quyển sổ, cuộc sống của bạn đã nhẹ nhàng hơn nhiều rồi.