Thư ký dự án là làm những gì?
Ngày đăng tin: 06/10/2022 22:36
Thư ký dự án (Project Secretary) cung cấp hỗ trợ hành chính cho nhóm dự án ở nhiều ngành khác nhau. Nhiệm vụ của thư ký bao gồm các công việc như làm giấy tờ, đặt hàng thiết bị, lập và xử lý hóa đơn, tổ chức cuộc họp và sắp xếp các chuyến du lịch, công tác cho thành viên khác trong nhóm. Thông thường, thư ký dự án làm việc tại văn phòng, có thể làm toàn thời gian hoặc bán thời gian, đặc biệt là tăng ca khi dự án gần đến ngày hoàn thành.
Project Secretary (Thư ký dự án) phù hợp với những người có kỹ năng tổ chức tốt, khả năng làm việc nhóm đồng thời có kỹ năng giao tiếp tốt và luôn có sáng kiến tạo động lực trong công việc. Loại hình tổ chức sẽ quyết định chính xác đến vai trò và trách nhiệm của một thư ký dự án. Đây là công việc đòi hỏi ứng viên cần có trình độ và kỹ năng mềm tốt. Dù bạn ứng tuyển vị trí thư ký dự án hay thư ký tổng giám đốc thì ngoại hình cũng vô cùng quan trọng. Để đi tìm câu trả lời cho câu hỏi thư ký giám đốc xinh thôi đã đủ chưa, bạn đọc đừng bỏ lỡ thông tin chúng tôi cập nhật nhé. Dựa trên danh sách việc làm chúng tôi phân tích, nhiệm vụ của thư ký thường gồm những công việc dưới đây.
Việc làm thư ký dự án đang thu hút được rất nhiều ứng viên hiện nay
I. Công việc thường làm của thư ký dự án
1. Sắp xếp tài liệu
Lưu giữ tất cả tài liệu, hồ sơ, hợp đồng và hóa đơn quan trọng một cách ngăn nắp, hợp lý là một khía cạnh quan trọng trong vai trò của thư ký dự án. Họ triển khai hệ thống lưu trữ để tìm lại dễ dàng và nhanh chóng khi cần đến.
2. Trả lời thư và cuộc gọi
Một nhiệm vụ quan trọng khác của Project Secretary là trả lời email, thư và các cuộc gọi đến. Thư ký dự án là đấu mối liên lạc giữa doanh nghiệp với bất cứ ai liên quan đến dự án. Quan trọng là họ phải luôn giữ được tác phong chuyên nghiệp và trả lời câu hỏi về thông tin liên quan đến dự án.
3. Đặt hàng thiết bị
Thư ký dự án liên hệ với các nhà cung cấp để đặt hàng thiết bị sử dụng cho các dự án và văn phòng, bao gồm phần mềm máy tính, trang thiết bị và đồ dùng văn phòng phẩm.
4. Xử lý hóa đơn
Project Secretary lập và thanh toán hóa đơn cho nhà thầu, khách hàng và nhà cung ứng trang thiết bị hay nguyên vật liệu của dự án. Họ xử lý các khoản thanh toán và đảm bảo hóa đơn được trả đúng hạn.
5. Tổ chức các cuộc họp
Thư ký dự án sắp xếp và chuẩn bị các cuộc họp của công ty cả trong và ngoài văn phòng, trong đó có quản lý lịch trình các cuộc họp và hội nghị cho toàn đội, báo đến nhân viên dự án khác.
6. Kỹ năng và bằng cấp cần có đối với Thư ký dự án
Thư ký dự án cần đánh máy và sử dụng máy tính thành thạo, là một người quyết đoán, có khả năng ưu tiên công việc hiệu quả, đồng thời có kỹ năng viết tốt. Thông thường, nhà tuyển dụng sẽ yêu cầu ứng viên cho vị trí này có bằng cử nhân chuyên ngành thư ký, quản trị kinh doanh hay ngành tương tự, cũng như các kỹ năng sau đây:
Sử dụng máy tính thành thạo
Công việc của thư ký dự án liên quan nhiều đến sử dụng máy tính, từ trả lời email cho đến đánh máy, lập hóa đơn, cập nhật bảng tính, do đó ứng viên cần có kỹ năng công nghệ tốt để sử dụng các phần mềm mới nhanh chóng.
Giao tiếp tốt
Project Secretary thường phải tiếp đón khách hàng, trả lời điện thoại và giao tiếp với cấp trên, nếu không có kỹ năng giao tiếp và tương tác tốt sẽ không thể đảm nhận công việc.
Kinh nghiệm để trở thành thư ký dự án giỏi
Khả năng tổ chức
Thư ký dự án đảm nhận từ lưu trữ tài liệu, hồ sơ đến hoàn thành mọi công việc đúng thời hạn để dọn dẹp văn phòng luôn ngăn nắp. Vì vậy, kỹ năng tổ chức công việc tốt sẽ mang đến nhiều thuận lợi và thành công cho người ở vị trí này.
Quản lý thời gian
Thư ký dự án không chỉ chịu trách nhiệm quản lý thời gian của mình mà còn cả thời gian của quản lý, từ việc kiểm tra lịch họp đến lịch trình trong một vài tháng tới.
Ưu tiên công việc hiệu quả
Thư ký dự án cần xác định nhiệm vụ nào cần ưu tiên thực hiện trước và quản lý lượng công việc của mình hiệu quả mà không cần sự giám sát liên tục của cấp trên.
Cùng với vị trí thư ký dự án, hiện nay cũng có thêm nhiều vị trí thư ký khác được tuyển dụng như thư ký tổng giám đốc hay thư ký giám đốc, thư ký kinh doanh. Mỗi công việc sẽ đảm nhiệm chức năng khác nhau. Nhìn chung vẫn cần phải có kỹ năng nghiệp vụ cần thiết như vị trí thư ký tổng giám đốc sẽ có một số nhiệm vụ cụ thể là theo dõi, tổ chức lịch làm việc của tổng giám đốc, cung cấp thông tin, điều chỉnh thời gian, địa điểm... Việc làm thư ký giám đốc cũng có những chức năng tương tự. Hai công việc này đều cần người thư ký phải có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao.
Trong quá trình xin việc làm thư ký, gửi CV là bước quan trọng để bạn được nhà tuyển dụng mời phỏng vấn. Vì vậy, làm thế nào để tạo được CV chuyên nghiệp, đẹp cả hình thức và nội dung là điều nhiều bạn thắc mắc. Nhất là nên đưa những kỹ năng gì vào CV xin việc ứng tuyển vị trí thư ký để thu hút nhà tuyển dụng. Đừng lo lắng, với những bí quyết tìm việc làm thư ký mà Cevn chia sẻ, chắc hẳn bạn sẽ nhanh chóng có được vị trí mong muốn.