Nhân viên thiếu năng lực - Nguyên nhân và cách khắc phục dành cho nhà quản trị
Ngày đăng tin: 02/02/2024 11:31
Nhân viên thiếu năng lực được xem như một trong những yếu tố hàng đầu gây ảnh hưởng lớn tới sự tồn tại cũng như phát triển của cả công ty. Vậy, nguyên nhân gây nên tình trạng này đến từ đâu và cách để nhà quản trị khắc phục là gì? Mời bạn hãy cùng theo chân Cevn theo dõi chi tiết câu trả lời trong bài viết thuộc chuyên mục Nhân sự ngay dưới đây!
Nguyên nhân chủ yếu dẫn đến tình trạng nhân viên thiếu năng lực làm việc
Hiện nay, khả năng bị hạn chế và thiếu động lực chính là 02 nguyên nhân chủ chốt gây nên tình trạng làm việc yếu kém ở nhân viên. Cụ thể hơn, lý do hình thành thực trạng này đến từ các vấn đề như:
Nhân viên bị hạn chế về năng lực làm việc
Vấn đề nhân viên bị hạn chế về năng lực làm việc thường bị gây nên bởi 04 yếu tố tác động chính. Đó là:
Thiếu thốn nguồn lực
Nếu nhân viên làm việc kém năng suất và không đem lại hiệu quả nhất định, nhà quản lý có thể xem xét tới những vấn đề về nguồn lực như chi phí, thời gian, công cụ hỗ trợ v.vv.. Bởi trên thực tế, thiếu đi một trong các nguồn lực cần thiết nói trên, bất kể nhân viên có muốn hay không thì công việc của họ cũng không thể đạt kết quả tốt.
Thiếu thốn nguồn lực là lý do hàng đầu khiến nhân viên làm việc thiếu hiệu quả
Thường xuyên phát sinh vấn đề khó khăn
Trong quá trình làm việc của nhân viên, việc phải đối mặt với hàng loạt khó khăn như cấp trên cản trở, đồng nghiệp không hỗ trợ, không thuyết phục được khách hàng v.vv.. là điều không thể tránh khỏi. Trong trường hợp những vấn đề này xảy ra với tần suất quá mức thường xuyên, không được giải quyết kịp thời, nhân viên sẽ có nguy cơ rơi vào trạng thái chán nản, gây suy giảm hiệu suất làm việc trầm trọng.
Nhân viên kém chuyên môn
Thiếu hụt kỹ năng chuyên môn cũng là một trong những nguyên nhân khiến nhân viên làm việc kém hiệu quả. Bên cạnh đó, nếu nhà quản lý không hiểu rõ về năng lực của nhân viên và giao cho họ những nhiệm vụ vượt quá khả năng, họ cũng không thể hoàn thành công việc theo yêu cầu.
Việc kém chuyên môn khiến nhân viên không thể hoàn thành nhiệm vụ được giao
Không có mục tiêu làm việc cụ thể
Mục tiêu làm việc rõ ràng là yếu tố cơ bản để nhân viên làm việc đạt năng suất tốt. Do đó, nếu nhà quản lý giao nhiệm vụ cho nhân viên mà không nói rõ yêu cầu cụ thể hay nhân viên hiểu sai ý của nhà quản lý, việc triển khai thực hiện công việc cũng có thể đem lại kết quả không như mong đợi.
Nhân viên thiếu động lực làm việc
Nguyên nhân chính thứ hai dẫn tới việc nhân viên thiếu năng lực, làm việc không hiệu quả bắt nguồn từ cảm giác thiếu thốn động lực do:
Cơ chế khen thưởng, đãi ngộ kém
Cơ chế khen thưởng, đãi ngộ có ảnh hưởng rất lớn tới động lực làm việc của nhân viên. Vì vậy, những doanh nghiệp không đảm bảo duy trì và triển khai một cách công bằng chính sách này sẽ khiến nhiệt huyết đối với công việc của nhân viên bị giảm sút một cách rõ rệt.
Cơ chế khen thưởng ảnh hưởng rất lớn tới động lực làm việc của nhân viên
Kỷ luật và chế tài xử phạt lỏng lẻo
Kỷ luật và chế tài xử phạt là những yếu tố vô cùng quan trọng tại mọi công ty. Theo đó, với những doanh nghiệp không có kỷ luật và chế tài xử phạt lỏng lẻo, nhân viên có thể chủ quan và rơi vào trạng thái chểnh mảng, chậm deadline, làm việc cẩu thả v.vv..
Cách khắc phục tình trạng nhân viên thiếu năng lực làm việc
Sau khi đã nhận biết và sàng lọc nhóm nhân viên yếu kém kể trên, nhà quản lý cần xây dựng phương pháp và chính sách riêng nhằm đào tạo và quản lý đội ngũ này. Một số cách khắc phục tình trạng nhân viên kém chuyên môn hiệu quả có thể kể đến là:
Cung cấp và phản hồi thông tin rõ ràng tới nhân viên
Trước khi đưa ra lời khiển trách nhân viên do họ chưa đủ nỗ lực, nhà quản lý hãy cố gắng cung cấp và phản hồi thông tin rõ ràng, nói cho họ biết chất lượng công việc của họ đang bị giảm sút mạnh. Bạn nên truyền đạt cho nhân viên về những vấn đề cần thay đổi cũng như cách thức tiếp cận công việc, hạn định thời gian mà công ty đưa ra để giúp họ xoay chuyển tình thế, cải thiện hiệu suất lao động.
Nhà quản lý cần đưa ra phản hồi rõ ràng tới nhân viên trước khi khiển trách họ
Test năng lực định kỳ để bố trí công việc phù hợp với level
Một trong những cách khắc phục tình trạng nhân viên thiếu năng lực cho kết quả cực kỳ khả quan chính là test năng lực định kỳ để bố trí công việc phù hợp với từng level. Với phương pháp này, nhà quản lý sẽ tiến hành xây dựng các kế hoạch và chương trình đào tạo nhân sự để trang bị đầy đủ cho nhân viên các kỹ năng, kiến thức về nghề nghiệp, giúp họ tự tin nhận nhiệm vụ và cống hiến cho doanh nghiệp.
Nhằm góp phần giúp nhà quản lý tiến hành các hoạt động kể trên một cách thuận lợi hơn, Cevn – nền tảng đánh giá nhân sự hàng đầu Việt Nam – đã ra đời. Sở hữu giao diện thân thiện với người dùng, công cụ này cho khả năng đánh giá mọi khía cạnh của nhân viên thông qua bài test online được lựa chọn trong ngân hàng đề thi chuẩn quốc tế với 300+ mẫu.
Nhờ những bài kiểm tra, đánh giá năng lực nhân sự của Cevn, nhà quản lý có thể nhìn nhận một cách khách quan, chính xác nhất kiến thức chuyên môn cùng điểm mạnh, điểm yếu ở cấp dưới; từ đó giúp việc bố trí, phân chia nhiệm vụ trở nên hợp lý, tương ứng hơn với năng lực, vị trí của từng người.
Kiểm tra năng lực nhân viên định kỳ giúp nhà quản lý bố trí công việc phù hợp
Tổ chức cuộc họp giải quyết vấn đề toàn công ty
Tổ chức cuộc họp để giải quyết vấn đề nhân sự kém chuyên môn trên phạm vi toàn doanh nghiệp cũng là phương pháp xử lý nhân viên thiếu năng lực được nhiều nhà quản lý áp dụng. Theo đó, hãy xác định rõ ràng ngay từ ban đầu rằng buổi họp sẽ chỉ như cuộc trao đổi cởi mở. Bất cứ cá nhân nào cũng đều có quyền tự do bày tỏ những điều bản thân chưa hài lòng trước cách vận hành của doanh nghiệp.
Với cách làm này, nhà quản lý cần nhấn mạnh mục đích thực sự của cuộc họp là tìm ra giải pháp cho vấn đề giảm sút năng suất làm việc chứ không phải dịp để sa thải nhân viên. Nhìn chung, hướng tiếp cận mang tính lập thể này sẽ khiến mỗi cá nhân nhận ra giá trị của họ, đồng thời cảm thấy bản thân cũng là một phần quan trọng trong sự phát triển chung của công ty.
Tìm hiểu mục đích làm việc cụ thể của nhân viên
Đối với bất cứ nhà quản lý nào, việc dẫn dắt nhân viên trong khi bạn không biết mục đích làm việc thực sự của họ luôn là một vấn đề khó khăn. Vì vậy, hãy dành thời gian để tìm hiểu về một số vấn đề như nguyện vọng trong sự nghiệp, vị trí mong muốn đạt được từ 01 đến 03 năm sắp tới v.vv.. của nhân viên nhiều hơn.
Có đôi khi, sự thiếu cam kết của nhân viên bắt nguồn từ cảm giác bị đánh giá thấp hay bị giao phó quá nhiều nhiệm vụ cùng lúc. Để giải quyết tình trạng này, thấu hiểu cấp dưới trở thành cách duy nhất mà nhà quản lý có thể thực hiện. Những thông tin có giá trị mà bạn thu thập được khi dành thời gian tìm hiểu sâu hơn về họ sẽ giúp bạn nhìn nhận chính xác và phân công công việc cho họ phù hợp hơn.
Nhà quản lý cần hiểu được mục đích làm việc của nhân viên để giao đúng nhiệm vụ
Cùng nhân viên đặt ra mục tiêu công việc mới
Lên kế hoạch những mục tiêu về mặt hiệu suất mà mỗi cá nhân cần đạt được trong công việc là điều vô cùng quan trọng. Nhà quản lý nên hỏi ý kiến của nhân viên xem họ muốn cải thiện quy trình triển khai hoạt động như thế nào, mong gặt hái thành tựu gì cũng như xác định những kỹ năng mới mà họ cần học hỏi. Việc khích lệ nhân viên cùng tham gia cam kết ở một mức độ nhất định sẽ góp phần thúc đẩy họ phấn đấu làm việc một cách chăm chỉ hơn.
Theo sát và đồng hành cùng nhân viên
Một nhà quản lý giỏi sẽ luôn theo sát cấp dưới của mình trên suốt hành trình làm việc của họ. Bởi khi đã thiết lập mục tiêu, bạn cần đảm bảo luôn kiểm soát được tiến độ. Việc đồng hành với nhân viên sẽ giúp nhà quản lý chắc chắn hơn về thời gian cũng như kết quả hoàn thành nhiệm vụ công việc được phân công của mỗi nhân sự.
Công nhận và khen thưởng thành tích của nhân viên hợp lý
Công nhận và khen thưởng thành tích của nhân viên hợp lý, đúng thời điểm cũng là một trong những cách hiệu quả để cải thiện tình trạng nhân viên thiếu năng lực làm việc. Nhà quản lý cần chắc chắn bản thân nhận ra những thay đổi tích cực này và chúc mừng cấp dưới vì sự tiến bộ của họ. Ngoài ra, hãy tiếp tục đưa ra thông tin phản hồi về hiệu suất và khen thưởng cho nhân viên để tạo động lực làm việc cũng như gia tăng cảm giác trách nhiệm ở họ với công việc.
Công nhận năng lực làm việc của nhân viên kịp thời là việc làm vô cùng quan trọng
Cứng rắn giải quyết tình trạng nhân viên thiếu năng liên tục lặp lại
Trong trường hợp cấp dưới liên tục cho kết quả làm việc kém, nhà quản lý cần nghiêm khắc xử lý tình trạng này. Khi bạn cứng rắn giải quyết vấn đề, các nhân viên khác sẽ biết rằng cấp trên của họ chắc chắn sẽ không bỏ qua cho những cá nhân gây ảnh hưởng tới hiệu suất của cả nhóm. Từ đó, họ sẽ có ý thức trách nhiệm và chủ động hoàn thành nhiệm vụ được giao phó hơn.
Chấm dứt hợp đồng đúng thời điểm
Chấm dứt hợp đồng và buộc phải sa thải nhân viên là phương án xử lý cuối cùng trước tình trạng nhân sự thiếu năng lực mà nhà quản lý có thể sử dụng. Như vậy, với những cá nhân liên tục xem thường các quy tắc tập thể, không hoàn thành nhiệm vụ được giao và gây nên nhiều ảnh hưởng tiêu cực tới tổ chức, bạn hãy lựa chọn cách layoff để tránh tạo ra các hệ lụy khác cho công ty.
Sa thải là cách xử lý cuối cùng khi nhân viên liên tục không hoàn thành nhiệm vụ
Tổng kết
Như vậy, thông qua bài viết ngày hôm nay, Cevn đã mang tới cho bạn những tin tức hữu ích nhất về nguyên nhân cũng như cách khắc phục tình trạng nhân viên thiếu năng lực dành cho nhà quản lý. Hy vọng rằng với hàng loạt nội dung được chia sẻ trên đây, doanh nghiệp của bạn sẽ có thể xây dựng thành công một lực lượng lao động hùng hậu, giàu chuyên môn để góp phần giúp tổ chức phát triển ngày càng lớn mạnh.