Bạn đã bao giờ dành rất nhiều tâm tư và thời gian để nghiêm túc soạn một email thật dài rồi gửi đi chỉ để chán nản suy sụp khi sếp không đọc và phản hồi?

• Bạn viết quá nhiều, nội dung quá dài. Hầu hết mọi người đều có rất nhiều việc phải làm suốt cả ngày, vì vậy, bất cứ thứ gì khiến họ mất tập trung hơn 30 giây đều sẽ là điều mà họ cố gắng tránh bằng mọi giá. Do đó, khi một email dài đến hộp thư đến của họ, họ có khả năng sẽ bỏ qua nó hoàn toàn.

• Bạn gửi cùng một vấn đề cho quá nhiều người cùng lúc. Sau nhiều năm đi làm trong môi trường công sở hẳn bạn đã nhận ra một chân lý, dù tiêu cực nhưng không thể chối bỏ, “việc chung thì không phải là việc của ai cả”. Một email có quá nhiều người nhận và nội dung không nói cụ thể ai là người có trách nhiệm phản hồi chính là một thông tin “dễ bị quên lãng” nhất.

• Bạn gửi email quá nhiều, bất kể thời gian, bất kể nội dung. CC là một tính năng hay nhưng cũng hết sức nguy hiểm nếu bị lạm dụng. Bạn sẽ trở thành người làm phiền đồng nghiệp nếu cứ vô tư sử dụng chức năng “reply all” hoặc tuỳ tiện gửi email CC cho tất cả những ai mà bạn nghĩ “có chút liên quan”. Bên cạnh đó, không có gì bực bội cho nhân viên hơn là nhận được quá nhiều email từ sếp của họ suốt cả ngày, mà trong đó chỉ có một vài thứ liên quan đến họ. Tình trạng này kéo dài dần dần sẽ khiến mọi người không còn đọc đầy đủ email nội bộ trong tương lai.

• Bạn không nói rõ vấn đề, không đặt câu hỏi. Nếu bạn thường xuyên giao tiếp theo kiểu kể chuyện chung chung không chốt lại rằng mình cần gì, hoặc đặt ra vấn đề mà không chủ động nêu các lựa chọn để giải quyết, hoặc trả lời câu hỏi của người khác bằng một câu hỏi thì khả năng bạn bị “bỏ lơ” cũng khá cao. Thời gian làm việc của mọi người là có giới hạn và ai cũng có việc riêng, nhiệm vụ của bạn khi giao tiếp là phải rõ ràng, cụ thể, ngắn gọn về nhu cầu.