Cách truyền lửa cho nhân viên khi làm việc từ xa mang lại hiệu suất công việc cao
Ngày đăng tin: 01/06/2022 10:57
Tình hình dịch Covid-19 dẫn đến việc nhiều doanh nghiệp cho nhân viên làm việc từ xa. Mặc dù vậy, làm việc từ xa luôn tồn tại nguy cơ ảnh hưởng tới hiệu suất, chất lượng công việc và văn hoá doanh nghiệp. Vấn đề này chỉ được giải quyết khi doanh nghiệp biết cách truyền lửa cho nhân viên làm việc từ xa mang lại hiệu quả tốt nhất.
Với tình hình dịch bệnh phức tạp như hiện nay thì làm việc từ xa là lựa chọn tối ưu cho các công ty, doanh nghiệp. Tuy nhiên, hình thức làm việc này nếu không có phương pháp cũng như kế hoạch đúng đắn sẽ mang tác dụng ngược với những gì mà bạn mong muốn. Ngoài nỗ lực của bản thân nhân viên trong công ty thì không thể thiếu vai trò của người lãnh đạo trọng việc "truyền lửa" để mỗi cá nhân hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.
Cách để nhân viên được tiếp thêm năng lượng giúp hiệu suất công việc tăng cao
I. Những thách thức với doanh nghiệp khi để nhân viên làm việc từ xa
1. Giao tiếp kém
Một trong những thách thức lớn nhất đối với một công ty, tổ chức khi quản lý nhân viên làm việc từ xa là kỹ năng giao tiếp kém hiệu quả, dẫn tới truyền thông sai. Có những nội dung sẽ dễ hiểu hơn khi trao đổi trực tiếp bỗng trở nên khó diễn đạt khi nói qua tin nhắn, email.
2. Thiếu tập trung và giảm hiệu suất
Khi làm việc từ xa, một số nhân viên sẽ thấy thoái mái tự do hơn một chút nhưng đó cũng là điều khiến họ dễ mất tập trung. Môi trường làm việc tại nhà không chuyên nghiệp, lý tưởng như ở văn phòng. Thiếu tập trung dẫn tới việc chậm tiến độ xử lý công việc, giảm hiệu suất công việc.
3. Khó quản lý nhân viên và giao công việc cho họ
Khi để nhân viên làm việc từ xa, điều khiến các nhà lãnh đạo doanh nghiệp lo lắng nhất là làm sao để quản lý, giao việc cho họ một cách hợp lý nhất. Rất khó để xác định xem nhân viên có thực sự làm việc hay đang "tranh thủ" làm việc riêng.
4. Phức tạp trong quản lý điều hành
Thông thường, các bộ phận trong doanh nghiệp sẽ lập kế hoạch, tiến hành và đánh giá tiến độ công việc, dự án qua các họp hoặc thảo luận trực tiếp. Tuy nhiên, làm việc từ xa nghĩa là mọi người không thể gặp nhau. Những cuộc họp qua video và ứng dụng hỗ trợ trực tuyến vẫn không thực sự xoá nhoà được khoảng cách.
5. Khó duy trì mối quan hệ nhóm
Khi nhân viên làm việc từ xa, rất nhiều thứ sẽ khác. Phần thiết yếu của cuộc sống văn phòng như giải lao tán gẫu trong giờ nghỉ có thể bị bỏ lỡ. Điều này khiến tương tác bị giảm, dẫn đến việc mọi người sẽ uể oải hơn, thiếu tinh thần đồng đội hơn, từ đó tác động đến quá trình phối hợp, trao đổi trong công việc.
6. Sức khoẻ tinh thần của nhân viên bị ảnh hưởng
Thiếu giao tiếp xã hội và ở nhà trong thời gian dài có thể ảnh hưởng tiêu cực đến sức khỏe tinh thần của nhân viên, phá vỡ nhịp điệu giao tiếp và hợp tác. Cảm giác quen thuộc, gắn bó của họ với đồng nghiệp và công ty cũng có thể không còn như trước.
II. Cách truyền lửa cho nhân viên làm việc từ xa
Để đối phó với các khó khăn khi làm việc từ xa, doanh nghiệp có thể tập trung vào một số giải pháp sau:
1. Hướng dẫn giao tiếp trực tuyến
Trước hết, quản lý có thể thiết lập các nguyên tắc giao tiếp nhóm làm tăng tương tác và hiệu quả trao đổi công việc. Những nguyên tắc cơ bản có thể bao gồm:
- Đặt giờ làm việc cụ thể: Nên duy trì giờ làm việc như tại văn phòng.
- Giới hạn thời gian phản hồi: Quyết định một nhân viên cần trả lời tin nhắn hoặc email trong thời gian bao lâu, ví dụ như tối đa là 10 - 15 phút.
Quản lý nhân viên làm việc từ xa không hề dễ dàng như nhiều người vẫn nghĩ
2. Sử dụng công cụ truyền thông
Mặc dù email vẫn là một phương tiện giao tiếp được sử dụng phổ biến trong công việc nhưng nó có thể dẫn đến phản hồi chậm hơn nhiều so với các công cụ hỗ trợ giao tiếp trực tuyến trong văn phòng khác. Một số loại công cụ truyền thông mà công ty có thể sử dụng bao gồm:
- Công cụ hỗ trợ gửi tin nhắn và giao tiếp tức thì: Skype, Slack, Google Hangouts.
- Công cụ tiến hành cuộc họp video: Skype.
- Cộng tác và chia sẻ tệp: G Suite.
3. Củng cố tiêu chuẩn làm việc
Bởi vì nhân viên của bạn có thể không quen với làm việc từ xa nên hãy nhấn mạnh với họ về một thực tế là tất cả các tiêu chuẩn công việc đều không thay đổi so với khi làm tại văn phòng. Người quản lý có thể giúp nhân viên thích nghi bằng những cách sau:
- Đưa ra mục tiêu nhiệm vụ rõ ràng: Điều này giúp họ hình dung chính xác những gì phải làm và tránh bị phân tâm.
- Tiến hành kiểm tra và đánh giá thường xuyên.
- Thường xuyên kiểm tra tiến trình xử lý công việc của nhân viên, hỏi họ về các trở ngại hoặc khó khăn và hỗ trợ kịp thời.
- Chia sẻ mẹo để tăng năng suất khi làm việc từ xa: Khuyến khích nhân viên dọn dẹp không gian làm việc, tập thể dục, cân bằng giữa công việc và cuộc sống,...
4. Sử dụng công cụ hỗ trợ tăng năng suất
Công cụ hỗ trợ tăng năng suất giúp nhân viên tập trung và tránh phiền nhiễu khi làm việc từ xa. Công ty có thể yêu cầu nhân viên của mình cài đặt các phần mềm hạn chế tiếng ồn, trình chặn trang web hoặc đồng hồ bấm giờ.
5. Công cụ theo dõi, quản lý thời gian
Các công cụ giám sát và theo dõi thời gian của nhân viên cho phép doanh nghiệp:
- Theo dõi những gì mỗi nhân viên đang phụ trách.
- Theo dõi thời gian thực hiện cho mỗi nhiệm vụ.
- Ghi lại các trang web và ứng dụng được sử dụng trong giờ làm việc.
- Phân tích hiệu quả công việc thông qua các báo cáo sử dụng thời gian.
- Xác định các rào cản đối với năng suất.
6. Công cụ quản lý dự án
Các công cụ quản lý dự án cho phép các nhóm làm việc từ xa luôn cập nhật và cộng tác dễ dàng, tổ chức, lập kế hoạch và cập nhật mọi thứ về nhiệm vụ, dự án và trách nhiệm cụ thể của mỗi nhân viên. Một số công cụ quản lý tác vụ tốt nhất là: ClickUp, Wrike.
7. Khuyến khích xã hội hóa và tương tác thông thường
Khi làm việc từ xa, nhân viên không thể gặp và trò chuyện trực tiếp với đồng nghiệp. Do đó, khuyến khích xã hội hoá, tương tác thông thường trong nhóm có thể là ý tưởng tuyệt vời để xây dựng các mối quan hệ thân thiện.
Doanh nghiệp có thể tạo một kênh không chính thức toàn công ty hoặc chia thành từng bộ phận khác nhau. Bên cạnh đó, có thể quy định rằng mọi người có 15 hay 30 phút tán gẫu, chia sẻ một chút về tình hình cuộc sống hiện tại.
Có phương pháp quản lý đúng đắn sẽ thúc đẩy nhân viên làm việc đạt hiệu quả cao
8. Quản lý thường xuyên trợ giúp, tư vấn kịp thời cho nhân viên
Để các nhân viên làm việc từ xa giải quyết các nhiệm vụ hiệu quả, người quản lý nên hỗ trợ họ tối đa với tư cách người đi trước, người lãnh đạo có trình độ và kinh nghiệm.
Hãy khuyến khích nhân viên của bạn không làm việc quá sức để lấy lại cân bằng trong công việc và cuộc sống, chăm sóc sức khoẻ, duy trì trạng thái sinh hoạt lành mạnh. Đừng quên tham khảo ý kiến từ bộ phận nhân sự của bạn về những gì bạn có thể làm và đề xuất chương trình phúc lợi, hỗ trợ thêm cho nhân viên.
9. Đánh giá cao và khen thưởng
Khi đội ngũ nhân viên làm việc từ xa hoạt động hiệu quả, đạt được những thành tích nhất định, người quản lý và công ty nên đánh giá chính xác, động viên, tuyên dương và khen thưởng họ. Đây là phương pháp tốt để tạo động lực và thúc đẩy nhân viên tiếp tục làm việc chăm chỉ.
Những phần thưởng hay món quà nhỏ như thẻ quà tặng, voucher mua sắm,... có thể mang lại hiệu quả không ngờ. Hãy nhớ rằng, nếu nhân viên của bạn cảm thấy công việc của họ được coi trọng, họ sẽ có thêm khả năng để cố gắng hết sức.