Làm thế nào để quản lý thời gian hiệu quả
Ngày đăng tin: 30/11/2018 20:53
I. Sử dụng thời gian của bạn hiệu quả
1. Tạo môi trường phù hợp để làm việc
Môi trường làm việc có thể giúp bạn tăng năng suất làm việc. Không có nguyên tắc nào về môi trường làm việc, vì vậy hãy lựa chọn những điều kiện nào bạn cảm thấy phù hợp nhất. Cảm thấy thoải mái và thư giãn với những đồ trang trí đầy cảm hứng giúp bạn cảm thấy có nhiều động lực và đam mê. Những cảm xúc tích cực này giúp bạn tiếp tục công việc và làm việc hiệu quả hơn.
– Ví dụ, có thể bạn được vẽ tặng một bức tranh đẹp đầy cảm hứng. Bạn có thể treo chúng lên tường để có thể nhìn nó bất kì khi nào bạn muốn.
– Nếu bạn có thể chọn một không gian cụ thể để làm việc, hãy chọn một không gian không bị xao lãng, ít tiếng ồn. Làm việc trước TV có thể là một ý tưởng tồi, nhưng có lẽ bạn có thể đẩy bàn làm việc vào góc phòng ngủ và làm việc ở đó.
2. Liệt kê các công việc theo mức độ quan trọng từ cao đến thấp
Trước khi bạn bắt đầu hãy liệt kê các công việc trong ngày sẽ thực hiện, hãy ưu tiên những công việc quan trọng trước. Việc có được một danh sách các công việc phải làm trong ngày, sẽ giúp bạn có cái nhìn tổng quát về công việc trong ngày và dễ dàng kiểm soát nó.
– Trước khi liệt kê danh sách các công việc, hãy liệt kê ra các danh mục quan trọng. Ví dụ như: các công việc “khẩn cấp” phải được thực hiện ngay. Các công việc được dán nhãn “quan trọng, nhưng không khẩn cấp” là quan trọng để làm, nhưng có thể chờ đợi. Các tác vụ có nhãn như “ưu tiên thấp” có thể được thực hiện sau cùng
– Liệt kê các nhiệm vụ theo từng loại. Ví dụ, nếu bạn cần hoàn thành một báo cáo cho công việc, đó sẽ là một nhiệm vụ cấp thiết. Nếu bạn cần bắt đầu một dự án làm việc khác, nhưng thời hạn không phải là hai tuần nữa, đó sẽ là một nhiệm vụ “quan trọng, nhưng không cấp bách”.
3. Thực hiện các nhiệm vụ quan trọng trước
Việc hoàn thành các công việc quan trọng đầu tiên vào buổi sáng sẽ giúp bạn có cảm giác hưng phấn và tràn đầy động lực, giup bạn loại bỏ những cẳng thẳng không đáng có. Bắt đầu mỗi ngày bằng cách hoàn thành các công việc quan trọng nhất trong danh sách công việc của bạn.
– Ví dụ, nếu bạn có năm e-mail bạn cần phải trả lời và một báo cáo phải được hiệu đính, hãy làm điều đó ngay khi bạn vào văn phòng.
– Ngừng mọi hoạt động không cần thiết trước khi bạn bắt đầu nhiệm vụ ưu tiên của mình.
4. Luôn luôn làm việc với thời gian rảnh
Tận dụng thời gian chết của bạn để làm những việc có ích cho bản thân. Nếu bạn phải mất hàng tiếng đồng hồ trên xe buýt hãy dùng thời gian đó để đọc về những cái mới để nâng cao hiểu biết. Nếu bạn đang đợi xếp hàng tại cửa hàng tạp hóa, hãy trả lời một số e-mail công việc trên điện thoại của bạn. Nếu bạn luôn tận dụng thời gian rảnh để làm việc, thì thời gian sẽ không bao giờ trôi qua một cách lãng phí.
5. Không làm nhiều việc cùng một lúc
Nhiều người cho rằng làm nhiều việc cùng một lúc là cách tuyệt vời để có thể làm được nhiều việc hơn trong một ngày và quản lý thời gian một cách khôn ngoan. Tuy nhiên, làm nhiều việc cùng một lúc thực sự sẽ khiến bạn làm việc kém hiệu quả hơn. Mọi thứ sẽ mất nhiều thời gian hơn để làm, vì bạn không thể tập trung giải quyết cho từng công việc hiệu quả. Tập trung hoàn toàn vào một nhiệm vụ tại một thời điểm sẽ giúp bạn hoàn thành chúng nhanh hơn và cho phép bạn tận dụng tối đa thời gian của mình.
– Ví dụ: trả lại tất cả email của bạn. Sau đó, đăng xuất khỏi tài khoản email của bạn và chuyển sang một tác vụ khác. Đừng lo lắng về email của bạn ngay bây giờ. Nếu bạn cần trả lại nhiều email hơn vào cuối ngày, bạn có thể thực hiện việc đó sau khi hoàn thành nhiệm vụ.
II. Giảm thiểu phiền nhiễu
1. Tắt điện thoại của bạn
Khi có thể, hãy tắt điện thoại của bạn. Điện thoại có thể mất rất nhiều thời gian trong ngày mà bạn có thể sử dụng hiệu quả hơn. Khi dễ dàng đăng nhập vào Facebook hoặc xem qua email của bạn, bạn có nhiều khả năng làm điều đó. Hãy tập thói quen tắt điện thoại của bạn khi bạn đang cố gắng để hoàn thành một công việc nào đó.
– Nếu không dễ dàng truy cập vào điện thoại của bạn, bạn ít có khả năng sẽ sử dụng nó. Bạn cũng có thể tắt mọi thông báo trên điện thoại không cần thiết để hoạt động.
2. Đóng các trình duyệt không cần thiết
Ngày nay, nhiều người dựa vào máy tính của họ hoặc internet để hoàn thành công việc. Làm việc với Facebook, Twitter hoặc các trang web khác sẽ khiến bạn phân tâm, và ảnh hưởng xấu đến kỹ năng quản lý thời gian của bạn. Bạn cũng có thể bị phân tâm nếu các tab được mở từ các dự án cũ hoặc tìm kiếm trên internet không có liên quan. Tạo thói quen đóng các tab ngay sau khi bạn thực hiện xong trên trang web. Đặt tất cả tập trung vào các trang web cần thiết cho công việc của bạn.
3. Chặn phương tiện truyền thông xã hội
Đôi khi, sự cám dỗ để đăng nhập vào Facebook hoặc Twitter là quá lớn để tránh. Nếu bạn gặp sự cố với phương tiện truyền thông xã hội, có nhiều ứng dụng và trang web giúp bạn tạm thời chặn việc truy cập vào các trang web này.
– SelfControl là một ứng dụng cho người dùng Mac chặn truy cập vào bất kỳ trang web nào bạn chọn trong một khoảng thời gian nhất định. Nó là miễn phí để tải về.
– Nếu bạn cần chặn việc truy cập Internet, sẽ có ứng dụng cho phép bạn chặn quyền truy cập của mình vào internet trong tối đa tám giờ.
4. Tránh gián đoạn công việc càng nhiều càng tốt
Việc gián đoạn công việc đang làm sẽ khiến bạn mất rất nhiều thời gian để có thể tiếp tục công việc trước đó. Nếu bạn đang làm việc và phải dừng lại vì việc gì đó khác, việc quay trở lại công việc sẽ mất nhiều thời gian hơn bạn nghĩ. Khi đang làm việc, hãy có gắng hoàn thành nó trước khi bắt đầu một công việc khác.
– Ví dụ, nếu bạn nhận ra bạn cần phải trả lại một e-mail trong khi bạn đang làm một công việc khác. Hãy ghi lại và bạn sẽ thực hiện nó sau khi đã hoàn thành nhiệm vụ.
– Hãy nhớ, đôi khi sự gián đoạn là không thể tránh khỏi. Nếu bạn nhận được một cuộc gọi điện thoại khẩn cấp khi đang làm việc, ví dụ, bạn chắc chắn phải nhận cuộc gọi. Làm hết sức mình để tránh bị gián đoạn, nhưng đừng để bị mất sự tập trung của bạn vào công việc.
III. Tôn trọng lịch biểu hàng ngày của chính bản thân
1. Sử dụng lịch kỹ thuật số
Công nghệ là một cách tuyệt vời để quản lý thời gian của bạn và theo dõi thời gian hoàn thành công việc, cuộc hẹn và hơn thế nữa. Sử dụng lịch trong điện thoại và máy tính của bạn. Viết ra các công việc hàng ngày, như các cuộc hẹn và lịch làm việc hoặc trường học của bạn. Đặt lời nhắc cho chính bạn. Ví dụ: để điện thoại gửi lời nhắc cho bạn một tuần trước khi đến sự kiện hoặc công việc bạn phải hoàn thành. Lên lịch đúng giờ cho những thứ như học tập và làm việc trên các dự án.
– Ngoài một lịch kỹ thuật số, nó có thể giúp để có một lịch vật lý như một bản sao lưu. Bạn có thể giữ nó ở bàn làm việc hoặc mang theo bên mình để dễ dàng theo dõi các công việc phải làm.
2. Xác định thời gian bạn cảm thấy làm việc hiệu quả nhất
Mỗi người sẽ có thời điểm làm việc hiệu quả khác nhau trong ngày. Nó có thể giúp bạn có thể phân phối công việc một cách khôn ngoan và hoàn thành công việc một cách hiệu quả. Ví dụ, nếu bạn thấy mình tràn đầy năng lượng vào buổi sáng, hãy cố gắng hoàn thành phần lớn công việc của bạn sau đó. Trong đêm, bạn có thể thư giãn và làm những điều thư giãn mà bạn thích.
– Có thể mất một lúc để xác định đỉnh năng lượng của bạn. Hãy thử theo dõi mức năng lượng của bạn và tập trung toàn bộ suốt cả ngày trong một tuần hoặc lâu hơn. Điều này sẽ giúp bạn tìm ra khi nào bạn sẽ làm việc hiệu quả nhất.
3. Dành 30 phút đầu tiên của buổi sáng lập kế hoạch cho ngày của bạn
Nó có thể giúp bạn có một kế hoạch hoàn thành công việc trong ngày vào buổi sáng. Ngay sau khi bạn thức dậy, hãy suy nghĩ về những gì bạn cần làm và liệt kê các công việc và thời điểm bắt đầu công việc đó.
4. Thời khóa biểu và gián đoạn
Không ai có thể làm việc liên tục mà không bị gián đoạn. Thời khóa biểu cụ thể có thể giúp bạn sắp xếp lại thời gian hoàn thành nhiệm vụ cần thiết.
– Lên lịch các lần nghỉ hoặc gián đoạn lớn ngoài những sai lệch nhỏ từ công việc của bạn suốt cả ngày.
– Bạn cũng có thể lập kế hoạch gián đoạn nhỏ trong các công việc hàng ngày. Ví dụ: giả sử bạn đang viết một bài báo. Cho phép mình năm phút để kiểm tra Facebook.
5. Làm một số công việc vào cuối tuần
Những ngày cuối tuần rất quan trọng để thư giãn và vui chơi, vì vậy đừng làm việc quá sức. Tuy nhiên, việc tận dụng thời gian rảnh để giải quyết một số công việc sẽ giúp cho thứ hai của bạn trở nên nhẹ nhàng hơn.
– Ví dụ, bạn có thể kiểm tra và trả lời các Email vào cuối tuần và bạn sẽ mất ít thời gian cho việc check Email vào thứ hai.
6. Thời gian ngủ
Nếu bạn muốn quản lý thời gian của bạn, việc có có được thời gian ngủ phù hợp là rất quan trọng. Việc có thời gian ngủ cố đình sẽ giúp bạn có được giấc ngủ ngon đảm bảo thức dậy sớm vào buổi sáng và sẵn sàng cho ngày mới. Để làm được như vậy, bạn phải có thói quen đi ngủ đúng giờ và thức dậy vào đúng giờ mỗi ngày, ngay cả vào cuối tuần.
Chúc bạn có thể áp dụng và tiết kiệm được nhiều thời gian trong quá trình làm việc, trong sinh hoạt và tận dụng nó một cách hiệu quả.