Biết cách đặt câu hỏi thông minh, nhà quản lý được lợi gì?
Ngày đăng tin: 06/09/2021 15:23
Khả năng đặt câu hỏi thông minh thường không xuất hiện trong bất kỳ danh sách năng lực quản lý hoặc yêu cầu mô tả công việc nào. Tuy nhiên, đặt câu hỏi hay là một yếu tố quan trọng trong công việc của nhà quản lý và đây cũng là điểm khác biệt giữa các nhà quản lý xuất sắc với những người kém hiệu quả hơn.
Ở vai trò quản lý, có thể bạn nghĩ rằng mình cần biết tất cả mọi thứ và điều này khiến bạn cảm thấy do dự khi đặt câu hỏi. Tuy nhiên, bạn nên làm điều đó và đây là lý do vì sao.
Những câu hỏi hay sẽ mang đến những khám phá tuyệt vời
Nếu bạn đặt những câu hỏi sâu sắc, bạn sẽ nhận được những câu trả lời thấu đáo. Nếu hỏi những câu hỏi hời hợt, bạn sẽ chỉ nhận được những câu trả lời nhàm chán. Nếu không đặt câu hỏi, bạn sẽ không nhận được bất kỳ câu trả lời nào cả.
Đặt câu hỏi giúp phát triển tư duy phản biện của nhân viên
Các kỹ năng tư duy phản biện của nhân viên có thể sẽ quyết định mức độ thành công của đội nhóm. Nếu bạn luôn đưa ra câu trả lời hoặc hướng dẫn, nhân viên sẽ trở nên phụ thuộc. Nhưng khi bạn đưa ra câu hỏi và hướng dẫn họ tìm ra câu trả lời tốt nhất, bạn sẽ đào tạo nên các nhân viên chủ động và giải quyết vấn đề hiệu quả.
Đưa ra câu hỏi sẽ thúc đẩy sự tham gia
Các thành viên trong nhóm thường cảm thấy thất vọng khi họ không được hỏi ý kiến hoặc nói lên quan điểm của bản thân, đặc biệt liên quan đến các chủ đề mà họ là chuyên gia.
Các câu hỏi đơn giản như Bạn nghĩ sao? Mọi việc thế nào rồi? Làm thế nào để chúng ta có thể làm tốt hơn? Tôi có thể hỗ trợ điều gì?... sẽ khơi dậy tư duy sáng tạo và thúc đẩy sự hợp tác cũng như khiến nhân viên cảm thấy được trao quyền và nhiệt tình hơn với công việc.
Đặt câu hỏi đúng giúp đưa ra quyết định tốt hơn
Đưa ra một kết luận sai vì bạn không nắm bắt được các thông tin đúng đắn có thể làm tổn hại đến uy tín của bạn với tư cách là nhà quản lý. Do đó, điều tối quan trọng là phải soi xét các vấn đề liên quan bằng cách đặt những câu hỏi phù hợp.
“Đặt câu hỏi thông minh không chỉ khiến bạn trở thành người quản lý tốt hơn mà còn có thể giúp nhân viên cải thiện kỹ năng tìm hiểu của họ.”
Như có thể thấy, đặt những câu hỏi thông minh sẽ mang lại cho bạn nhiều lợi thế trong vai trò quản lý. Vậy làm sao để đặt câu hỏi một cách hiệu quả?
Đưa ra các câu hỏi mở
Điểm mấu chốt là nên đặt câu hỏi khiến người nghe không chỉ mô tả những gì đã xảy ra mà còn tiết lộ điều họ đang nghĩ. Các câu hỏi mở ngăn bạn đưa ra phán đoán và gợi ra một số câu trả lời bất ngờ có thể dẫn đến kết quả tốt hơn.
Xây dựng câu hỏi bắt đầu bằng Điều gì, Như thế nào và Tại sao sẽ khuyến khích việc đối thoại, thậm chí sẽ khiến cho cuộc trò chuyện trở nên cởi mở và tự nhiên hơn. Đây là chìa khóa để tìm ra giải pháp thực sự hiệu quả và cũng là yếu tố giúp bạn trở thành một nhà quản lý sáng suốt.
Thể hiện sự quan tâm
Khi đặt câu hỏi, hãy thể hiện rằng bạn quan tâm bằng nét mặt và ngôn ngữ cơ thể tích cực. Điều này sẽ khuyến khích cuộc trò chuyện đi xa hơn và mọi người chia sẻ thông tin có thể rất quan trọng.
Ví dụ, nếu bạn đang phỏng vấn một ứng viên xin việc, bạn cần khơi gợi để họ nói về không chỉ thành tích mà còn cả thất bại và cách họ vượt qua điều đó. Tất nhiên, họ sẽ chỉ mở lòng nếu bạn chủ động thể hiện sự quan tâm và chăm chú lắng nghe.
Đào sâu hơn
Nhiều nhà quản lý thường mắc sai lầm khi cho rằng không có tin tức xấu nghĩa là mọi thứ đang ổn. Thực tế, điều này có thể có nghĩa là nhân viên e ngại khi chia sẻ thông tin tiêu cực.
Vì vậy trong các cuộc trò chuyện, hãy tìm hiểu chi tiết và tránh đưa ra các nhận xét hoặc đánh giá. Tập trung vào việc tìm hiểu hơn là phán xét khi đặt câu hỏi sẽ giúp bạn biết được tất cả các khía cạnh, kể cả góc khuất của vấn đề.
Sử dụng sự im lặng
Sử dụng sự im lặng là một cách hiệu quả để đưa ra câu hỏi. Việc tạm dừng ít nhất 3 giây trước khi đặt câu hỏi sẽ giúp nhấn mạnh tầm quan trọng của điều đang được hỏi. Việc tạm dừng sau câu trả lời đầu tiên cũng có thể khuyến khích người được hỏi tiếp tục đi sâu vào câu trả lời.
Hỏi từng thành viên trong nhóm
Trong các tình huống nhóm, các nhà quản lý thường muốn thu hút càng nhiều người vào cuộc thảo luận hoặc tranh luận càng tốt. Điều này có thể đạt được bằng cách đặt câu hỏi cho từng thành viên trong nhóm.
Lợi ích của kỹ thuật này là các thành viên tích cực, ít tích cực hoặc muốn đóng góp nhưng không có cơ hội đều được trả lời. Tuy nhiên, cần cẩn thận trong những tình huống thế này vì một số người sẽ cảm thấy căng thẳng khi nói trước đám đông. Hãy khuyến khích nhưng đừng ép buộc các thành viên trầm tính tham gia.
Bên cạnh đó, có một vài chiến thuật khác cũng rất hữu ích như:
- Hỏi từng câu một;
- Đừng giải thích quá nhiều câu hỏi của bạn, chỉ cần đi vào trọng tâm vấn đề;
- Chỉ đưa ra những câu hỏi mà bạn thực sự muốn có câu trả lời, đừng đưa ra lời khuyên được “ngụy trang” dưới dạng câu hỏi;
- Đặt những câu hỏi tiếp theo có ý nghĩa, chẳng hạn như “Tại sao bạn lại cảm thấy như vậy?” hoặc “Nếu chúng ta làm điều này, bạn nghĩ điều gì sẽ xảy ra?”
Đặt những câu hỏi thông minh và làm điều đó trên tinh thần hợp tác là thói quen tốt cho các nhà quản lý. Nó tạo ra một môi trường mà nhân viên cảm thấy thoải mái khi thảo luận các vấn đề ảnh hưởng đến hiệu suất của họ cũng như của cả nhóm. Kết quả là bạn sẽ tạo được sự tin tưởng, nâng cao tinh thần nhân viên, thúc đẩy sự đổi mới và cải thiện hiệu suất làm việc một cách hiệu quả.