Quy trình xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ cho doanh nghiệp
Ngày đăng tin: 26/02/2021 11:34
Một doanh nghiệp muốn có chỗ đứng vững chắc trên thị trường cần có hệ thống nội bộ quy củ, nghiêm ngặt. Không chỉ thế nếu có hệ thống kiểm soát nội bộ tốt sẽ đưa doanh nghiệp ngày càng phát triển hơn. Vậy làm như thế nào để kiểm soát nội bộ tốt? Hãy cùng mạng tuyển dụng Cevn.com.vn theo dõi bài viết này. Để hiểu thêm về các quy trình xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả.
Những lợi ích của việc có hệ thống kiểm soát nội bộ
Một doanh nghiệp có hệ thống kiểm soát nội bộ sẽ đem lại cho họ những lợi ích sau:
– Hạn chế mức thấp nhất việc xảy ra rủi ro, gian lận. Các trường hợp ăn cắp chất xám của công ty đối thủ, hoặc nhân viên hai mang.
– Đảm bảo sự chính xác tuyệt đối của các số liệu, tài chính của doanh nghiệp.
– Giảm bớt được những sai lầm không may của nhân viên gây ra thiệt hại cho doanh nghiệp. Đặc biệt là về tài chính và thương hiệu.
– Ngăn chặn việc sử dụng sai trái nguồn công quỹ, bòn rút công quỹ làm việc riêng.
– Hỗ trợ công cụ quản lý nghiệp vụ đối với tất cả các hoạt động của từng cá nhân, phòng ban, bộ phận hoạt động trong doanh nghiệp.
Đối tượng và mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ
Kiểm soát nội bộ được áp dụng cho tất cả các cá nhân, tổ chức, bộ phận, nguồn vốn. Và các tài sản thuộc quyền quản lý chung của doanh nghiệp.Mục tiêu của kiểm soát nội bộ là xác lập công cụ quản lý nghiệp vụ với toàn thể các nhân viên, các phòng ban của doanh nghiệp.
Là hướng dẫn và căn cứ để xây dựng lên tài liệu phục vụ cho công tác quản lý điều hành cho cả doanh nghiệp. Hệ thống kiểm soát nội bộ có thể đánh giá được tính đúng đắn, trung thực trong công tác quản lý.
Mục tiêu của hệ thống kiểm soát
Quy trình xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ
Để có một hệ thống kiểm soát nội bộ hoàn hảo, trước tiên chúng ta phải đặt ra kế hoạch xây dựng quy trình. Việc tạo nên các bước quy trình sẽ giúp doanh nghiệp đi đúng hướng kiểm soát. Không sao lãng trong quá trình thực hiện hệ thống.
Việc xây dựng quy trình kiểm soát nội bộ cũng để biết được các bước làm có thực sự hiệu quả với doanh nghiệp đó hay không. Nếu không đạt hiệu quả cao thì doanh nghiệp phải đề ra các hướng đi khác trong việc kiểm soát nội bộ. Quy trình để xây dựng hệ thống kiểm soát gồm 5 bước sau đây:
1.Xác định hướng đi và những rủi ro có thể gặp phải
Điều đầu tiên để xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ chính là việc đề ra hướng đi tốt nhất. Tùy thuộc vào tình hình cụ thể của doanh nghiệp mà hệ thống kiểm soát nội bộ sẽ khác nhau.
Vẽ ra sơ đồ tổ chức quản lý phù hợp nhất với doanh nghiệp. Sau đó thiết lập nên nội quy, quy chế, quy định trong doanh nghiệp. Hệ thống nội quy này bất cứ ai trong đó đều phải tuân thủ nghiêm ngặt.
Đề ra chính sách quản lý nhân sự, chính sách phát triển doanh nghiệp và sản phẩm dịch vụ của doanh nghiệp.
Xác định những rủi ro có thể tới với doanh nghiệp trong hệ thống kiểm soát nội bộ này. Những rủi ro thường hay gặp phải nhất chính là rủi ro về tài chính. Hoặc rủi ro về chiến lược và rủi ro về hoạt động tổ chức. Những rủi ro này đều để lại hậu quả rất lớn cho doanh nghiệp.
2.Mô hình hóa và phân tích
Sau khi đã định hướng được việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ bạn phải vẽ ra mô hình cụ thể nhất về hệ thống. Sau đó đưa ra những phân tích về hệ thống của mình gồm có những gì. Để từng cá nhân có thể hiểu rõ mình cần làm gì để thực hiện tốt hệ thống.
Quy trình xây dựng hệ thống
3.Đối chiếu quy tắc quản lý
Khi đã đưa ra các quy định trong kiểm soát nội bộ cho doanh nghiệp. Bạn nên đối chiếu so sánh xem nó có phù hợp với quy tắc quản lý của doanh nghiệp không. Nếu không phù hợp hoặc trái với quy tắc doanh nghiệp thì cần loại bỏ những quy định đó.
Hợp môi trường kiểm soát là điều rất quan trọng. Bạn không thể có hệ thống hoàn hảo nếu nó không phù hợp với môi trường làm việc. Khi xây dựng lên kế hoạch cần xem xét lại thật kỹ điều này.
4.Hình thành quy trình, hướng dẫn thực hiện – truyền thông
Sau khi đã hoàn tất đầy đủ những bước trên phải có các hướng dẫn cụ thể thực hiện. Để các nhân viên, phòng ban thực hiện đúng theo hệ thống thì cần phải có hướng dẫn cụ thể từng việc làm.
Không để bất cứ ai không rõ về kế hoạch kiểm soát nội bộ. Một lỗ hổng tại một người sẽ dẫn đến hệ thống kiểm soát nội bộ không thể hoàn chỉnh.
5.Thử nghiệm kế hoạch và đánh giá
Trước khi làm bất cứ điều gì cũng cần có bước thử nghiệm. Việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ cũng vậy. Để không xảy ra sai lầm lớn gây rủi ro nhiều cho doanh nghiệp.
Hãy thử nghiệm kiểm soát ở một bộ phận nhỏ trong doanh nghiệp. Rồi sau đó đánh giá những mặt lợi hại, điều chỉnh phù hợp với quy mô doanh nghiệp lớn
Trên đây là 5 quy trình để xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ cho doanh nghiệp. Để doanh nghiệp phát triển mạnh mẽ hãy áp dụng mô hình hệ thống này. Chúc các bạn thành công.