Hiểu về kỹ năng phản hồi trong quản lý nhân viên
Ngày đăng tin: 06/09/2021 15:07
Phản hồi cho nhân viên là một công cụ cực kỳ hiệu quả trong quản lý. Nếu được thực hiện đúng cách, kỹ năng phản hồi có khả năng giúp thành viên trong nhóm của bạn phát triển, cải thiện mức độ tin tưởng cũng như tăng cường quan hệ giữa nhân viên và cấp trên. Thế nhưng, phản hồi thường bị bỏ qua hoặc không được quan tâm đúng mức nhằm tránh gây ra cảm giác khó chịu.
Nếu muốn đưa ra phản hồi cho nhân viên hiệu quả, các nhà quản lý không nên bỏ qua 7 điều quan trọng sau.
Đừng chờ đợi
Tốt nhất, bạn nên khen ngợi khi thành tích của nhân viên vẫn còn “nóng”. Sự kịp thời cũng rất quan trọng đối với những phản hồi tiêu cực, trừ trường hợp nhân viên đã làm điều gì đó khiến bạn cảm thấy thực sự tồi tệ.
Trong trường hợp đó, hãy đợi cho đến khi bạn đã làm “nguội” cái đầu nóng rồi mới tiếp xúc với họ. Điều này sẽ giúp đảm bảo rằng phản hồi của bạn là khách quan và không bị chi phối bởi cảm xúc.
Hãy cụ thể
Phản hồi đưa ra cho nhân viên phải là giải pháp có định hướng, rõ ràng và đi vào trọng tâm. Những nhận xét chung chung như “Bạn cần phải làm việc tốt hơn” hoặc “Tôi không ấn tượng lắm với những báo cáo đó. Bạn phải làm tốt hơn thế” có thể khiến nhân viên bối rối và lờ mờ không biết khía cạnh nào trong công việc của họ cần được cải thiện.
Hãy trình bày cụ thể những gì bạn muốn ở nhân viên và đưa ra hướng dẫn về cách họ có thể áp dụng các phản hồi. Ví dụ, “Tôi nhận thấy bạn đã nộp các báo cáo khá muộn so với thời hạn đề ra. Tôi muốn thảo luận với bạn về cách quản lý thời gian để đảm bảo bạn không quá tải và hoàn thành từng nhiệm vụ của mình một cách kịp thời”.
Tập trung vào hiệu suất, không phải tính cách
Khi đưa ra phản hồi, hãy tập trung vào các hành vi của nhân viên (những gì họ làm) hơn là vào các đặc điểm tính cách của họ (những gì họ thích). Hãy xem xét hai ví dụ này và suy nghĩ về loại phản hồi bạn muốn nhận được.
Ví dụ 1: “Sự kiêu ngạo của bạn đang gây ra vấn đề”.
Ví dụ 2: “Khi bạn ngắt lời tôi trước mặt khách hàng, điều đó đã mang đến rắc rối”.
Có thể thấy, ví dụ 2 là cách tiếp cận tốt hơn vì nó tập trung vào hành vi của nhân viên, trong khi ví dụ 1 phản hồi về tính cách của người đó và điều này sẽ không có lợi cho việc cải thiện.
Phản hồi mang tính xây dựng là một công cụ mạnh mẽ để tạo ra môi trường lành mạnh, thúc đẩy năng suất và sự tương tác cũng như đạt được kết quả tốt hơn
“Bật” chế độ riêng tư
Đừng bao giờ chỉ trích công khai. Đối với một số người, ngay cả lời khen ngợi cũng nên được đưa ra trong một cuộc họp riêng bởi đơn giản là họ không thích trở thành trung tâm của sự chú ý.
Bạn cũng có thể cân nhắc cung cấp phản hồi cho nhân viên dưới dạng văn bản. Điều này có thể cho bạn thời gian để suy ngẫm và đưa ra nhận xét một cách chuẩn xác.
Phản hồi không chỉ gây khó chịu cho người nhận mà còn có thể khiến người gửi không thoải mái. Bằng cách thực hiện cuộc trò chuyện ở một nơi riêng tư, bạn có thể giúp giảm bớt một số áp lực tiềm ẩn. Đó là một kỹ năng phản hồi rất quan trọng.
Chân thành
Nếu giọng điệu và cách thức của bạn không phù hợp với bối cảnh của phản hồi, bạn có thể gửi ra một thông điệp lộn xộn khiến nhân viên bối rối.
Nếu phản hồi là tích cực, hãy để cảm xúc của bạn cũng nói lên rằng bạn đánh giá cao những nỗ lực của họ. Đối với phản hồi tiêu cực, giọng điệu quan tâm hơn sẽ cho thấy rằng bạn tin vấn đề cần được xem xét một cách nghiêm túc. Quan trọng nhất, luôn cố gắng tránh thể hiện những cảm xúc tiêu cực như tức giận, mỉa mai hoặc thất vọng.
Một câu bình thường như “Làm tốt lắm!” có thể bị coi là thiếu chân thành. Thay vào đó, hãy đưa ra hành vi và tác động mà nhân viên đã thực hiện. Chẳng hạn:
Hành vi: Bạn đã làm rất tốt bản đề xuất kinh doanh vì đã tự mình xử lý tất cả, đặt câu hỏi khi cần thiết, chú ý đến từng chi tiết và hoàn thành đúng hạn.
Tác động: Kết quả là chúng ta có một khách hàng mới và nhóm biết rằng có thể dựa vào bạn để thực hiện các đề xuất kinh doanh khác trong tương lai.
Duy trì phản hồi tích cực và tiêu cực theo tỉ lệ 4:1
Để tạo ra môi trường làm việc nơi mọi người xem phản hồi là hữu ích, hãy cố gắng duy trì phản hồi tích cực và tiêu cực theo tỉ lệ 4:1. Nói cách khác, đối với mỗi phản hồi tiêu cực, bạn cần có tối thiểu bốn nhận xét tích cực để cân bằng.
Bộ não của chúng ta ghi nhớ những phản hồi tiêu cực gấp 4 lần những phản hồi tích cực. Do đó, cần đảm bảo rằng bạn đang củng cố sự tích cực hơn là nhấn mạnh việc phê bình. Hãy ghi nhớ mục đích chính của phản hồi là cải thiện hiệu suất của nhân viên chứ không phải làm họ nản lòng.
Lắng nghe sau khi đưa ra phản hồi
Đưa ra phản hồi cho nhân viên không chỉ là nói với họ những gì họ cần cải thiện mà còn cần lắng nghe để hiểu những gì nhân viên đang cảm thấy hoặc những tình huống mà bạn có thể không biết. Buổi phản hồi nên là cuộc trò chuyện hai chiều.
Điều này cho thấy rằng bạn đã sẵn sàng lắng nghe mối bận tâm của họ và lời giải thích của họ về các sự kiện. Hãy hỏi nhân viên của bạn xem họ đang phải đối mặt với những thách thức nào và bạn có thể giúp họ vượt qua chúng ra sao.
Ví dụ, nếu một nhân viên thường xuyên đi làm muộn, có thể là do việc sắp xếp chăm sóc con cái của họ đã thay đổi vì Covid 19. Thay vì cố gắng xoay chuyển một tình huống không thể thay đổi, khi lắng nghe, bạn có thể xác định các giải pháp hiệu quả.
Phản hồi mang tính xây dựng không dễ đưa ra hoặc nhận lấy, nhưng nếu bạn có kỹ năng phản hồi và làm điều đó một cách tôn trọng và có mục đích tốt đẹp, nó có thể cải thiện chất lượng hiệu suất của nhân viên, mang lại cho họ sự hài lòng trong công việc và thậm chí cung cấp cho họ những kỹ năng mà họ có thể áp dụng để tiến lên trong sự nghiệp.