Bí quyết giao tiếp hiệu quả với nhân viên làm việc từ xa
Ngày đăng tin: 04/09/2021 10:23
Có thể rất nhiều lần bạn đã nghe nói rằng bí quyết giao tiếp hiệu quả là chìa khóa thành công. Khi làm việc trong văn phòng, điều này sẽ dễ dàng nhưng khi nói đến quản lý các nhóm từ xa, làm thế nào để thúc đẩy giao tiếp khi các bạn không ở cùng một nơi?
Hãy cùng khám phá 6 bí quyết giúp giao tiếp hiệu quả với nhóm làm việc từ xa để bạn có thể bắt đầu tận hưởng những lợi ích ngay lập tức.
Đừng bao giờ giả định rằng nhân viên luôn hiểu bạn đang nói gì
Nhiều người cho rằng giao tiếp trực tuyến cũng giống như giao tiếp trực tiếp. Tuy nhiên, trong khi giao tiếp trực tuyến cho phép chúng ta truyền tải thông điệp nhanh chóng và dễ dàng hơn nhưng nó lại thiếu sự đồng cảm, kết nối và cảm xúc.
Khi tương tác mặt đối mặt, chúng ta nói nội dung đồng thời báo hiệu các cảm xúc, thái độ và ý định thông qua ngôn ngữ cơ thể. Điều này khó đạt được khi giao tiếp qua email, điện thoại, khiến các thông tin có thể bị hiểu nhầm.
“Giao tiếp hiệu quả đề cập đến việc hiểu chính xác thông điệp được truyền tải. Nó giảm thiểu sự hiểu lầm và đảm bảo rằng thông điệp được gửi và nhận chính xác.”
Luôn làm rõ ý định của bạn
Nếu mục đích được thể hiện rõ ràng thì sẽ không có chỗ cho sự ngộ nhận. Khi giao nhiệm vụ hoặc đưa ra hướng dẫn cho nhóm, hãy giải thích rõ ràng tất cả các chi tiết bằng cách trả lời những câu hỏi sau:
- Nhân viên cần làm gì? Chẳng hạn, “Vui lòng hoàn thành đối chiếu ngân hàng cho tất cả các tài khoản trong ngân hàng X”.
- Thời hạn bao gồm ngày giờ nào? Ví dụ, “Tôi cần xem lại bản đối chiếu vào trưa thứ Năm”.
- Nhân viên cần làm việc với ai để hoàn thành nhiệm vụ này? Chẳng hạn, “Vui lòng nói chuyện với Y để lấy tất cả các sao kê ngân hàng hoặc bất kỳ tài liệu nào còn thiếu”.
- Tại sao nhiệm vụ này lại quan trọng? Ví dụ như “Đây là phần đầu tiên của kỳ kiểm toán, đó là lý do tại sao bạn cần ưu tiên thực hiện”.
Sau khi hoàn thành nội dung, cho dù đó là email hay tin nhắn nhanh, hãy đọc lại và xem có hợp lý hay không.
Tránh các từ mơ hồ và viết tắt
Sử dụng từ ngữ mơ hồ khiến người nhận bối rối. Điều này xảy ra khi bạn cho rằng nhân viên hiểu ngữ cảnh chính xác mà bạn đang đề cập đến. Những từ khó hiểu cần tránh xa bao gồm nó, cái đó, cái này…
Nếu bạn viết một tin nhắn như “Tôi đã thay đổi điều đó theo ý kiến của họ. Nhưng nếu thay đổi điều này, chúng ta cũng nên thay đổi nội dung của các mục khác”.
Thật khó hiểu đúng không? Ví dụ trên thiếu ngữ cảnh cho các “điều đó, điều này” là gì. Với nhiều nhiệm vụ cần phải thực hiện, nhân viên sẽ bối rối và buộc phải tự hỏi “Chính xác thì người quản lý muốn đề cập đến nhiệm vụ nào?
Để làm rõ hơn, hãy thử “Tôi đã thay đổi khoản thu trên trang thứ hai của hồ sơ kiểm toán. Nếu bạn đồng ý với sự thay đổi này, chúng ta cũng nên thay đổi phần kết luận. Hãy thảo luận về vấn đề này vào sáng thứ Hai.”
Bí quyết giao tiếp hiệu quả nên kết hợp 3 yếu tố: Có ngữ cảnh, rõ ràng và súc tích.
- Ngữ cảnh: Cung cấp ngữ cảnh thích hợp để người nhận biết mục đích của thông điệp.
- Rõ ràng: Thông tin được diễn đạt bằng ngôn ngữ đơn giản.
- Súc tích: Giữ cho tin nhắn ngắn gọn và đi thẳng vào vấn đề.
Nếu muốn sử dụng từ viết tắt, hãy cố gắng giải thích nó ngay từ đầu. Điều này không chỉ thể hiện sự chu đáo mà còn giúp loại bỏ các thắc mắc làm cản trở mạch giao tiếp.
Chọn phương tiện phù hợp với thông điệp
Email là lựa chọn tốt nhất để gửi các hướng dẫn phức tạp vì nó có thể được nhân viên lưu, in và đọc lại thường xuyên nếu cần. Mặt khác, nên truyền tải các thông tin cần phản hồi gấp qua điện thoại hoặc ứng dụng nhắn tin để có thể xác nhận ngay nhân viên đã nhận được hay chưa trong khi email có thể chậm trễ hơn.
Điều quan trọng là cung cấp tin tức và thông tin bí mật qua điện thoại để tránh nội dung cuộc thảo luận vô tình bị rò rỉ.
Giao tiếp bằng hình ảnh
Bạn thích nghe một bài phát biểu hay đọc một đồ họa thông tin thú vị giải thích về các chính sách mới của công ty? Có lẽ hầu hết sẽ chọn điều thứ 2 bởi hình ảnh có sức mạnh thu hút và giúp mọi người tiếp thu thông tin dễ dàng hơn.
Hình ảnh cũng giúp cải thiện giao tiếp từ xa mà không làm mọi người choáng ngợp với quá nhiều thông tin. Chúng mang lại sự nhất quán trong giao tiếp, đảm bảo mọi người trong nhóm đều hiểu đúng và hạn chế sự nhầm lẫn.
Dưới đây là một số cách để sử dụng giao tiếp bằng hình ảnh ở nơi làm việc từ xa mà bạn có thể áp dụng:
- Sử dụng các biểu tượng và đồ họa để làm cho thông tin kỹ thuật dễ hiểu hơn;
- Truyền đạt các thay đổi trong quy trình của công ty bằng sơ đồ và bản đồ tư duy;
- Tạo các trang thuyết trình để tổng hợp điều cần làm sau các cuộc họp trực tuyến;
- Cung cấp danh sách kiểm tra (checklist) để giúp nhân viên theo dõi các nhiệm vụ của họ.
Sử dụng biểu tượng cảm xúc và GIF
Một bí quyết giao tiếp hiệu quả nữa là khi trao đổi thông qua văn bản, sẽ rất khó để đánh giá cảm xúc của một người nào đó. Ví dụ, “X, tôi cần nói chuyện với bạn” có thể được hiểu là thực sự tức giận, vui vẻ hoặc trung lập. Hãy thử đặt một biểu tượng cảm xúc đi kèm nội dung như “X, tôi cần nói chuyện với bạn