7 cách giúp nhân viên quản lý khối lượng công việc
Ngày đăng tin: 06/09/2021 15:01
Trong môi trường làm việc hiện đại, có khả năng quản lý khối lượng công việc nhiều và đạt năng suất cao là điều mà các nhà quản lý mong muốn ở nhân viên của mình. Điều này là vì các doanh nghiệp buộc phải theo kịp nhu cầu của khách hàng để giữ vững vị thế cạnh tranh. Nếu không, doanh nghiệp đó sẽ không thể tồn tại.
Tuy nhiên, khi nhân viên làm việc quá sức và căng thẳng, họ có thể cảm thấy khó khăn để hoàn thành tất cả nhiệm vụ được giao. Khi năng suất của họ tuột dốc, hiệu suất của đội nhóm cũng sẽ giảm theo. Với suy nghĩ này, bạn có thể làm gì để giúp nhân viên quản lý khối lượng công việc của họ? Dưới đây là 7 điều bạn có thể áp dụng.
Để đảm bảo doanh nghiệp hoạt động trơn tru, bạn cần đi đầu trong việc giúp nhân viên quản lý khối lượng công việc của họ.
Loại bỏ ý tưởng đa nhiệm
Nếu nhân viên của bạn không phải là những người cực kỳ có tổ chức, bạn nên khuyến khích họ tránh đa nhiệm. Mặc dù khả năng tung hứng giữa nhiều nhiệm vụ cùng lúc luôn được đề cao, nhưng nếu bạn muốn công việc được hoàn thành kịp thời và được thực hiện đúng ngay lần đầu tiên, thì đa nhiệm có thể không phải là lựa chọn tốt.
Nếu tìm hiểu sâu hơn, bạn có thể nhận ra rằng những nhân viên đang làm việc đa nhiệm sẽ không hoàn toàn đạt kết quả tốt ở bất kỳ nhiệm vụ nào trong số đó. Vì vậy, bạn không nên yêu cầu nhân viên của mình xử lý quá nhiều nhiệm vụ quan trọng cùng lúc.
Thiết lập quy trình làm việc rõ ràng
Khi giao nhiệm vụ, điều quan trọng là phải đảm bảo tất cả nhân viên đều thống nhất với nhau bằng cách thiết lập quy trình làm việc và phê duyệt rõ ràng. Chắc chắn bạn sẽ không muốn dự án bị đình trệ vì không có ai chịu trách nhiệm ở một phân đoạn nào đó phải không?
Đặt ra quy trình làm việc rõ ràng để mọi người hiểu ai làm gì và làm điều đó vào lúc nào. Đồng thời, đó cũng là tài liệu mà khi nhân viên quên điều gì đó, họ có thể tham khảo để đi đúng hướng.
Rèn luyện tính linh hoạt
Hầu hết các công ty đều nhận thức rõ rằng mọi thứ có thể thay đổi rất nhanh chóng trong kinh doanh. Công việc, mục tiêu và kỳ vọng mới của khách hàng xuất hiện liên tục, và điều gì đó là ưu tiên chính của ngày hôm qua có thể không còn quan trọng vào ngày hôm nay.
Nhân viên nên được đào tạo để luôn sẵn sàng cho sự thay đổi không thể đoán trước này. Tính linh hoạt và khả năng thích ứng là đặc điểm cực kỳ có giá trị giúp nhân viên dễ dàng điều chỉnh mức độ quan tâm đối với các nhiệm vụ khác nhau khi cần thiết. Điều đó nói lên rằng, họ cần biết khi nào nên ưu tiên nhiệm vụ này hơn nhiệm vụ khác và có thể tập trung vào các ưu tiên chính mà không bị phân tâm.
Giao các nhiệm vụ khó trước
Với tư cách là người quản lý, bạn có khả năng quyết định thời gian hoàn thành của các nhiệm vụ. Một trong những cách bạn có thể đảm bảo rằng nhân viên luôn làm việc hiệu quả và có động lực là giao những nhiệm vụ khó và tốn nhiều thời gian nhất vào đầu ngày. Tránh giao những loại nhiệm vụ này vào cuối ngày khi nhân viên có thể kiệt sức về mặt tinh thần.
Giao tiếp và rõ ràng
Một trong những điều nhà quản lý cần luôn quan tâm là cách giao tiếp với nhân viên. Hãy nhớ rằng, không phải giao tiếp nào cũng là giao tiếp hiệu quả.
Khi bạn đang thực hiện một dự án lớn và thời hạn sắp đến, việc trao đổi thông tin rõ ràng, ngắn gọn có thể là yếu tố quyết định bạn hoàn thành đúng hạn hoặc bỏ lỡ nó. Khi đưa ra yêu cầu, hãy đảm bảo trình bày chính xác những mong đợi của bạn về tiến độ thời gian và kết quả nhận được.
Đặt kỳ vọng thực tế
Khi đang làm việc theo lịch trình, có những thứ bạn không kiểm soát được. Nhưng ở vai trò người quản lý, bạn có quyền kiểm soát khối lượng công việc mà bạn đặt ra cho cấp dưới của mình.
Đừng đưa ra kỳ vọng quá cao đến mức bạn tự đặt bản thân và đội nhóm vào thế thất bại. Hãy suy nghĩ về khả năng của từng nhân viên và phân chia nhiệm vụ cũng như mức độ phức tạp của công việc dựa trên đánh giá của bạn và khả năng của từng nhân viên.
Hơn nữa, bạn phải chấp nhận sẽ có lúc phải bỏ dở hoặc hoãn lại một số nhiệm vụ nhất định. Chỉ có một khoảng thời gian cố định trong ngày và điều tốt nhất bạn có thể làm là đảm bảo nhân viên làm việc hiệu quả và các nguồn lực nên tập trung vào những điều quan trọng nhất, có giá trị nhất trong kinh doanh.
Giao tiếp cởi mở
Bạn nên thiết lập mối quan hệ công việc với nhân viên để họ cảm thấy thoải mái khi đến gặp bạn và thảo luận về các dự án mà họ đang thực hiện. Nếu nhân viên đang quá tải và nhận ra rằng bạn không quan tâm cũng như lắng nghe, nhiều khả năng họ sẽ không đạt được năng suất như bạn mong đợi.
Mặt khác, dù bạn luôn cởi mở và sẵn sàng lắng nghe nhưng không phải mọi thành viên trong nhóm sẽ cảm thấy thoải mái khi nói lên suy nghĩ của mình. Do đó, bạn có thể tạo các cuộc khảo sát ẩn danh để nhận phản hồi về việc phân bổ khối lượng công việc hoặc các đề xuất về cách giải quyết vấn đề.
Tóm lại, đừng để nhân viên của bạn căng thẳng đến mức ảnh hưởng đến công việc và đừng để mọi thứ chồng chất lên vai họ. Bằng cách thực hiện các phương pháp quản lý khối lượng công việc nêu trên, bạn sẽ giúp họ trở thành những nhân viên hiệu quả hơn rất nhiều.